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Gestionar disponibilidad de recursos

TotalAgility Workspace dispone de un calendario de negocio global que puede utilizar para establecer días laborables/no laborables y horas de trabajo en todos los recursos.

Cada recurso puede tener también su calendario personal derivado del calendario global. Configure lo siguiente para usted mismo, los miembros de su equipo y su empresa:

  • Horas de trabajo diarias / personalizadas: un recurso concreto podría trabajar los sábados por la mañana, que no es un día laborable para la empresa.

  • Créditos / débitos personalizados: a un recurso se le podría deber tiempo o estar cedido (crédito) a otro equipo, por ejemplo, para cumplir los plazos de un proyecto.

  1. En el menú Recursos, haga clic en Disponibilidad de recursos.

    Aparecerá el calendario global de forma predeterminada.

  2. Especifique los días o fechas necesarios:

    • Para seleccionar una fecha y hora, seleccione Seleccionar fecha.

    • Para seleccionar varias fechas, haga clic en Seleccionar fechas.

    • Para especificar días no laborables, seleccione Establecer fechas no laborables.

  3. Busque las fechas en el calendario.
    La leyenda de la parte inferior de la página indica las claves de color.
  4. Configure las horas de trabajo diarias de la empresa, de la siguiente manera:

    1. Seleccione las fechas relevantes, lo cual habilita la opción Utilizar personalizado.
    2. Marque la casilla Utilizar personalizado, que habilita las casillas Desde y Hasta.
    3. En los campos Desde y Hasta, seleccione una hora de inicio y fin, según sea necesario.
    4. Haga clic en Aplicar.

  5. Para volver a la vista de calendario, haga clic en Ver calendario.

Configurar un calendario para un usuario

Para configurar un calendario para sí mismo o para un recurso, seleccione el recurso de la lista Recurso. El calendario del recurso aparece con dos opciones adicionales, Débitos y créditos y Comentarios en la parte derecha.

Como estas opciones sólo están relacionadas con el recurso, no están disponibles para el calendario Global.

  1. Especifique si ceder el recurso a otro equipo (tiempo de débito) o si el recurso ha realizado horas extra (tiempo de crédito), haciendo clic en la sección Débitos y créditos.
    Los débitos y créditos existentes para el recurso aparecen en la lista Débitos y créditos. Suprímalos, si fuera necesario.
  2. En la lista Débito o crédito, seleccione la categoría de tiempo.

    Las categorías de tiempo se definen previamente en Recursos - Categorías de tiempo. Para obtener más información, consulte Gestión de categorías de tiempo.

    Si se aplican más horas de débito que horas de trabajo se genera un mensaje de error.

  3. Si selecciona un tiempo de crédito para prestar el recurso a otro grupo durante un tiempo especificado, en la lista Grupo de recursos, seleccione el grupo que presta el recurso.
  4. Especifique la duración del tiempo de crédito / débito en las casillas de Duración.
  5. Seleccione una fecha del Calendario.
  6. Haga clic en Agregar.

    El nuevo débito/crédito aparecerá en la lista Débito/Crédito.

    Agregue débitos y créditos a días no laborables, según las necesidades. Puede añadir varias veces las duraciones de débito/crédito a la lista Débito/Crédito y generar entradas de débito y crédito duplicadas.

  7. Si tiene un patrón de trabajo definido, aplique débitos y créditos al patrón de trabajo seleccionando la casilla Aplicar patrón de trabajo. (de forma predeterminada, la casilla está habilitada)
    Para obtener más información sobre patrones de trabajo, consulte las secciones siguientes.
  8. Para añadir un comentario a una fecha:
    1. Seleccione la fecha deseada y haga clic en Comentarios.
    2. Especifique el texto del comentario y haga clic en Aplicar.
  9. Una vez que termine de trabajar con el calendario de recursos, haga clic en Guardar cambios en el calendario para actualizar el calendario.

Agregar patrones de trabajo

Para un recurso individual, puede agregar patrones de trabajo que le permitan aplicar débitos o créditos.

Cuando pase el puntero del ratón sobre una fecha, los débitos/créditos del patrón de trabajo aparecerán junto a los detalles de débitos/créditos personalizados.

  1. Haga clic en Ver patrón de trabajo.
  2. En la lista Recurso, seleccione un recurso y haga clic en Crear.
    Aparecerá el cuadro de diálogo Patrón de trabajo.
  3. En la casilla Nombre de patrón, introduzca un nombre para el patrón de trabajo.
  4. Seleccione la casilla de verificación Predeterminado para hacer que el patrón sea el predeterminado.
  5. Especifique una fecha de inicio y fin marcando la casilla y seleccionando las fechas a utilizar.

    Salvo el patrón de trabajo predeterminado, debe seleccionar una fecha de inicio y fin para todos los patrones de trabajo.

    No defina un rango de fechas que se solape con los rangos de otros patrones de trabajo. No obstante, los patrones de trabajo se pueden solapar con el patrón de trabajo predeterminado.

  6. Haga clic en Enviar. Se crea el nuevo patrón y se muestra en la lista Patrón de trabajo.
  7. Agregue otros patrones de trabajo, según las necesidades.
  8. Haga clic en Guardar cambios.

Mantenimiento de patrones de trabajo

  • Para visualizar los detalles del patrón de trabajo semanal, haga clic en Ver patrón de trabajo.
  • Para cambiar el patrón de trabajo actual por uno distinto, en la lista Patrón de trabajo, seleccione el patrón de trabajo a utilizar.
  • Para editar un patrón de trabajo, selecciónelo y haga clic en Editar.

Para modificar un patrón de trabajo semanal para el calendario global o un recurso seleccionado:

  1. Puede ver los detalles del patrón de trabajo semanal haciendo clic en Ver patrón de trabajo.
  2. En la lista Patrón de trabajo, seleccione el recurso global o individual a modificar.

    Para el calendario global, sólo puede modificar las horas de trabajo. Para los recursos, puede modificar el tiempo de Débito/Crédito para un día concreto, y agregar comentarios.

  3. Modifique los detalles del patrón de trabajo según sus necesidades.
  4. Haga clic en Guardar cambios en el calendario para actualizar el calendario.