De organisatie kan over honderden verschillende documenten beschikken, zoals brieven, polissen, offertes en facturen. Een document bestaat uit meerdere elementen, zoals het adres, de aanhef, de kern van een brief, en de afsluiting. Een document kan ook een huisstijl hebben, dat wil zeggen een logo, voettekst, standaardlettertype, bepaalde margebreedte, enz.

Doorgaans heeft de organisatie een aantal vergelijkbare documenten. Bijvoorbeeld alle brieven in de organisatie hebben gewoonlijk dezelfde opmaak, kopteksten en voetteksten, adresblok en aanhef.

In KCM Designer kunt u al deze elementen afzonderlijk op correcte en eenvoudige wijze beheren. De documentproductie in KCM Designer gebeurt op basis van sjablonen. Diverse documentelementen, zoals blokken tekst (zogeheten Tekstblokken) of een bedrijfsvoettekst, kunnen afzonderlijk worden aangemaakt en aangepast. Wijzigingen hoeven maar eenmaal te worden toegepast.

KCM Designer is gebaseerd op rollen. Wijzigingen in bepaalde documentelementen, zoals die verband houden met de huisstijl, mogen alleen worden toegepast door een gebruiker wiens rol het is de huisstijl te beheren.

Door te werken met afzonderlijke documentelementen is het gemakkelijk multi-branding toe te passen. Inhoudselementen, zoals Tekstblokken, kunnen opnieuw worden gebruikt door submerken, hoewel hun huisstijlen verschillen.

De volgende afbeelding toont de opzet van een brief met verschillende elementen.

Logo, naam, adres, kenmerk, afsluiting, ondertekening, en voettekst kunnen overeenkomen in elke brief. In KCM Designer worden deze elementen vastgelegd in Hoofdsjablonen.

De kern van elk brief kan verschillen. Deze wordt vastgelegd in Content Wizards en Tekstblokken. Content Wizards en Tekstblokken worden met behulp van Documentsjablonen gekoppeld aan Hoofdsjablonen.

De huisstijl van een document (kop- en voetteksten, lettertype, marges, e.d.) wordt vastgelegd in de Paginastijl en Stijlblad.