In KCM kunt u ook Changesets uit een extern workflowsysteem beheren, zodat u op een flexibelere manier wijzigingen in de inhoud kunt goedkeuren. Deze aanpak kan bijvoorbeeld handig zijn wanneer wijzigingen door meerdere mensen in uw organisatie moeten worden goedgekeurd voordat ze worden gepubliceerd. Dergelijke Changesets worden met behulp van een reeks API-aanroepen aangemaakt en beheerd.

In KCM Designer verschijnt de markering "Deze Changeset is aan externe goedkeuring onderworpen" in het deelvenster Details voor Changesets die extern worden beheerd. U kunt geen objecten in zo’n Changeset bewerken wanneer deze door een externe toepassing is vergrendeld.

In tegenstelling tot reguliere Changesets, hangt de status van een extern beheerde Changeset niet af van de status van zijn objecten en kan deze een van de volgende zijn: In ontwikkeling, Wordt gecontroleerd, Goedgekeurd of Gepubliceerd.

• Als de Changeset de status In ontwikkeling heeft en geen objecten met de status In ontwikkeling of Verworpen bevat, kunt u hem ter controle verzenden. Klik hiervoor op de Changeset en klik rechts in het deelvenster Publicatieworkflow op Ter controle verzenden. Voer een opmerking voor de wijzigingen in en klik op OK. De Changeset krijgt de status Wordt gecontroleerd en de objecten ervan kunnen niet meer worden bewerkt totdat de wijzigingen door een externe toepassing zijn goedgekeurd.

  • Wanneer de wijzigingen extern worden goedgekeurd, krijgt de Changeset de status Goedgekeurd en worden alle objecten in de status Concept omgezet in Geaccepteerd. Nu kunt u de Changeset publiceren. Klik hiervoor op de Changeset, klik rechts in het deelvenster Publicatieworkflow op Publiceren, voer een opmerking in en klik vervolgens op OK. De Changeset krijgt de status Gepubliceerd en wordt automatisch gedeactiveerd.

  • Als de wijzigingen extern worden verworpen, gaat de Changeset terug naar In ontwikkeling, en in het deelvenster Publicatieworkflow wordt een opmerking weergegeven waarin de reden voor de afwijzing van de wijzigingen wordt vermeld. Breng de nodige wijzigingen aan en verzend de Changeset nogmaals voor controle.

• U kunt de goedgekeurde wijzigingen afwijzen als u hiervoor voldoende redenen en machtigingen hebt.

  Belangrijk De afwijzingsactie kan verwijzingen tussen objecten verbreken en mag alleen bij uitzondering worden gebruikt. Deze actie verplaatst de al geaccepteerde objecten naar de status Verworpen en u kunt de Changeset niet opnieuw promoveren totdat alle objecten zoals voorgeschreven zijn gecontroleerd en gecorrigeerd. Deze actie is niet van invloed op eventuele gepubliceerde objecten.
  Klik op de Changeset en klik vervolgens op Goedkeuring intrekken. Zorg dat u de waarschuwing leest en klik vervolgens op OK om door te gaan. Voer een opmerking in die de reden beschrijft om de goedkeuring in te trekken en klik vervolgens nogmaals op OK.

  De Changeset wordt teruggezet naar In ontwikkeling. Alle objecten die in dit Changeset werden gewijzigd krijgen de status Verworpen. Breng de nodige wijzigingen in de objecten aan en klik vervolgens op Ter controle verzenden om de Changeset opnieuw promoveren.

Om te zien hoeveel objecten met verschillende statussen een Changeset bevat, klik erop en klik vervolgens rechts in het deelvenster Details op Toon details.