Pokud je hodnota indexačního pole stejná pro více dokumentů, ušetříte čas použitím nastavení Zachovat hodnotu k zajištění toho, aby hodnota přetrvávala z jednoho dokumentu na druhý. Se "zachovanými hodnotami" je hodnota indexačního pole odvozena z ručně zadaných dat nebo z dat čárového kódu zkopírovaných ze stejného pole v předchozím dokumentu. Hodnota přetrvává pro následující dokumenty, dokud nejsou data přepsána nebo dokud nejsou rozpoznány informace o novém čárovém kódu. Nastavení Zachovat hodnotu je vhodné, pokud není zadána jedinečná výchozí hodnota indexačního pole nebo pokud výchozí hodnota obsahuje jeden nebo více čárových kódů.

Zachované pole můžete například použít pro použití stejného názvu dodavatele pro více fakturačních dokumentů, aniž by bylo nutné tento název opakovaně přepisovat. Do prvního dokumentu v dávce zadáte název během ruční indexace nebo použijete čárový kód pro určení názvu dodavatele. Po vytvoření prvního dokumentu bude název dodavatele použit v poli „zachované hodnoty“ ve všech následujících dokumentech. Zachovaná hodnota se nemění, dokud není ručně zadána jiná hodnota nebo dokud není čárový kód nahrazen jiným.

Zachovaná hodnota je buď zadána ručně během indexování nebo při použití s čárovými kódy je automaticky načtena při vytvoření dokumentu.

Další pokyny související s ručním zadáváním zachovaných hodnot:

• Když vložíte dokument, který byl vyjmut nebo zkopírován, zachovaná hodnota nebude při vložení dokumentu aktualizována; zachovaná hodnota přidružená k původnímu dokumentu bude zachována. Pokud je zachovaná hodnota prázdná, hodnota bude zkopírována z předchozího dokumentu, jakmile přejdete do režimu Indexace pro ověření hodnot indexu.
• Když odstraníte některý dokument, budou zachované hodnoty pro následující dokumenty zachovány.
• Při rozdělení dokumentu nově vytvořený dokument zdědí veškeré zachované hodnoty přidružené k originálnímu dokumentu.