Creazione e modifica di un nuovo Modello raccolta documenti
Raccolta documenti contiene i set di documenti. Ad esempio è possibile utilizzzare questa funzionalità se occorre inviare al cliente più documenti in una sola raccolta, senza unirli manualmente. La creazione di Raccolta documenti avviene da Modello raccolta documenti.
- Passare a .
-
Fare clic su Modelli raccolta documenti e quindi su Nuovo modello raccolta documenti nel riquadro Nuovo a destra.
Si apre la finestra Nuovo modello raccolta documenti.
-
Immettere un nome per il nuovo Modello raccolta documenti e fare clic su OK.
Il nuovo Modello raccolta documenti viene visualizzato nella cartella Modelli raccolta documenti.
-
Fare clic sul nuovo Modello raccolta documenti e quindi su Modifica nel riquadro Visualizza e modifica, a destra.
Editor del modello raccolta documenti è visibile con la finestra di dialogo Aggiungi un nuovo spazio aperta.
- Quando si modifica il nuovo Modello raccolta documenti per la prima volta, il primo spazio creato sarà quello della lettera di accompagnamento. Specificare le seguenti proprietà per lo spazio:
- Nel campo Nome, immettere un nome significativo per la lettera di accompagnamento.
-
In Contenuti, selezionare una delle opzioni di seguito.
-
Per creare un documento basato su un determinato modello documento, selezionare Modello documento e quindi scegliere un modello documento dall'elenco a discesa.
Suggerimento Quando si seleziona un modello documento dall'elenco a discesa, iniziare a digitare il nome dello stesso, per applicare un filtro.Se si seleziona Modello documento e si visualizza l'elenco a discesa "Tutti i canali usano il modello", consultare Creazione e modifica di un Modello raccolta documenti con canali per dettagli e informazioni su cosa fare successivamente.
-
Per aggiungere alla Raccolta documenti un documento archiviato all'esterno di KCM, selezionare Importazione documento.
In via facoltativa, è possibile indicare un riferimento nel campo Identificativo dello spazio. Un’applicazione aziendale usa questo riferimento durante l’identificazione degli spazi singoli. All’interno di un Modello raccolta documenti il riferimento spazio deve essere univoco.
Se si crea uno spazio lettera di accompagnamento e si seleziona Importazione documento, l'impostazione "L'applicazione aziendale deve fornire l'importazione documento per questo spazio." è disattivata. Se si sta creando uno spazio non lettera di accompagnamento, selezionare questa casella di controllo per richiedere l'importazione del documento.
Nota Se si sta creando un Modello raccolta documenti da usare con Kofax TotalAgility o con KCM Batch & Output Management, è necessario fornire un riferimento per ogni spazio.
-
-
Per procedere, fare clic su Aggiungi spazio.
Sul lato sinistro, sono visualizzabili le proprietà del modello raccolta documenti. Lo spazio appena creato è contrassegnato come "Lettera di accompagnamento". Fare clic su Salva e salvare le modifiche correnti.
-
Se necessario, è possibile apportare modifiche allo spazio. In via opzionale, nel campo Descrizione è possibile immettere testo relativo al contenuto di questo spazio.
-
Per aggiungere un nuovo spazio al Modello raccolta documenti, fare clic su Aggiungi.
-
Per modificare l'ordine degli spazi, fare clic a destra di uno spazio per visualizzare il segnale di direzione e trascinare lo spazio nella posizione corretta. Non è possibile modificare la posizione iniziale dello spazio "Lettera di accompagnamento".
-
- Per rendere il nuovo spazio condizionale e/o opzionale, procedere ai passaggi 11 e 12, rispettivamente. Lo spazio "Lettera di accompagnamento" non può essere condizionale o opzionale.
-
Per rendere condizionale il nuovo spazio e visualizzare il documento risultante nella raccolta documenti sotto condizione, selezionare Questo spazio sarà incluso in base a condizione. Per impostare l'espressione, fare clic su tutti gli elementi di seguito.
-
Fare clic su «seleziona un campo» e scegliere un campo nell’elenco campi.
-
Fare clic su (come testo) e quindi selezionare un'opzione per indicare come interpretare il valore del campo selezionato.
-
Fare clic su è uguale a/ è il/ è alle è selezionare un'opzione per indicare come raffrontare il valore del campo con la seconda parte dell'espressione.
-
Fare clic su valore e scegliere se il valore del campo selezionato deve essere raffrontato con un determinato valore o con quello di un altro campo.
Se è stato selezionato valore, fare clic su «immetti un valore» e immettere un valore, ad esempio testo, numero, data o ora. Se è stato selezionato valore del campo, fare clic su «seleziona un campo» e scegliere un campo dall'elenco.
Per aggiungere un'altra espressione, fare clic su Aggiungi. Se si dichiarano più espressioni, fare clic su e/o per indicare se sono vere tutte le condizioni o almeno una. Se l'intera condizione è vera, lo spazio viene incluso nella raccolta documenti ottenuta.
Per rimuovere un'espressione, fare clic sull'icona del cestino.
-
- Per rendere opzionale il nuovo spazio in modo tale che l'utente possa scegliere se includere il documento ottenuto nella Raccolta documenti, selezionare L'utente può scegliere di includere questo spazio.
- Per selezionare un modello documento e preparare i dati da aggiungere al Data Backbone, fare clic su Proprietà e selezionare un Modello documento nell'elenco Modello di preparazione dati.
- Fare clic su Salva e chiudi.