› Administration › Ressourcen verwalten › Einen externen Benutzer erstellen

Einen externen Benutzer erstellen

Fügen Sie zu Ihrem System einen externen Benutzer mithilfe von TotalAgility Workspace hinzu. Nachdem Sie externe Benutzer erstellt haben, können Sie ihnen temporäre Rollen und damit Arbeit zuweisen. Die externen Benutzer können sich mit ihrer E-Mail-Adresse als Benutzername bei TotalAgility anmelden.

Externe Benutzer haben nur begrenzten Zugriff auf TotalAgility Workspace. Sie können nur auf ihre Arbeitswarteschlange zugreifen und die in ihrer Warteschlange aufgeführten Aktivitäten anzeigen, abrufen und abschließen.

Externe Benutzer haben weder Zugriff auf andere TotalAgility-Anwendungen, noch werden Sie in der Kategorie „Ressourcen“ aufgelistet.

  1. Klicken Sie im Menü Administration auf Ressourcen verwalten.

    Die Seite Ressourcen wird angezeigt.

  2. Klicken Sie auf Erstellen und dann auf Externer Benutzer .

    Die Seite Ressourcen – Externe Ressource ändern wird angezeigt.

  3. Klicken Sie auf die Registerkarte Externe Ressource, und konfigurieren Sie folgende Einstellungen:

    Einstellung

    Beschreibung

    Kategorie

    Wählen Sie eine Kategorie für den Benutzer.

    Standardmäßig werden neue Ressourcen der Standardkategorie zugewiesen

    E-Mail-Adresse

    Geben Sie die E-Mail-Adresse des externen Benutzers ein.

    Name

    Geben Sie einen Namen für den externen Benutzer ein.

    Kennwort und Kennwort bestätigen

    Geben Sie das Kennwort für den externen Benutzer ein und wiederholen Sie es zur Bestätigung.

    Telefonnummer

    Geben Sie die Telefonnummer des Benutzers ein. Eine Telefonnummer kann nicht mehr als 30 Zeichen lang sein.

    Startdatum und Enddatum

    Geben Sie den Datumsbereich ein, in dem der externe Benutzer verfügbar ist.

    Nur aktive Benutzer können auf die TotalAgility-Anwendungen zugreifen. Sobald ein Benutzer den definierten Datumsbereich verlässt, erlöschen seine Zugriffsrechte.

    Persona-Einstellungen

    Wählen Sie eine Persona aus, um sie mit der Ressource zu assoziieren. Wenn sich die Ressource anmeldet, wird die assoziierte Startseite geöffnet.

    Persona ist optional und nur eine Persona kann mit einer Ressource assoziiert werden. Siehe „Personas verwalten“ in der Kofax TotalAgility Designer-Hilfe.
  4. Klicken Sie auf die Registerkarte Konteneinstellungen, um die Sicherheitseinstellungen für ein Ressourcenkonto zu konfigurieren. Sie können ein Ressourcenkonto sperren oder entsperren, um Systemzugriffe zu verbieten oder zuzulassen. Fordern Sie die Ressource darüber hinaus auf, das Kennwort bei der nächsten Anmeldung zu ändern.
    1. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Konto gesperrt, um das Konto bei Bedarf zu sperren.
    2. Aktivieren Sie Kennwort bei der nächsten Anmeldung ändern, um die Ressource zu veranlassen, das Kennwort bei der nächsten Anmeldung zu ändern.
  5. Klicken Sie auf Speichern.

Eine externe Ressource einer Aktivität zuweisen

Nachdem Sie eine externe Ressource hinzugefügt haben, wählen Sie diese als Inhaber einer temporären Rolle aus, um ihr Arbeit zuzuweisen.

  1. Wählen Sie die Aktivität in der Arbeitswarteschlange aus, und klicken Sie auf Job anzeigen .
  2. Klicken Sie auf Ressourcen.

    Das Fenster Ressourcen mit temporären Rollen bearbeiten wird geöffnet.

  3. Klicken Sie auf Bearbeiten, um die Ressourcen mit temporären Rollen zu ändern.
  4. Klicken Sie auf Externe Benutzer:
  5. Ziehen Sie die externen Benutzer aus der Liste Verfügbare Ressourcen in das Feld Ausgewählte Ressourcen.
  6. Klicken Sie auf Aktualisieren.