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Ressourcenverfügbarkeit verwalten

Einen globalen Geschäftskalender finden Sie in TotalAgility Workspace. Sie können mithilfe des globalen Kalenders Arbeits- und arbeitsfreie Tage sowie die Arbeitszeit für alle Ressourcen festlegen.

Ressourcen können auch einen persönlichen Kalender haben (abgeleitet vom globalen Kalender), in dem sie die folgenden Einstellungen für sich selbst, ihre Teammitglieder und ihre Firma konfigurieren können:

  • Tägliche/übliche Arbeitszeit Eine einzelne Ressource kann samstags vormittags arbeiten, obwohl dies laut Firmenkalender kein regulärer Arbeitstag ist.

  • Benutzerdefiniertes Soll/Haben: Einer Ressource kann Zeit geschuldet werden oder sie wird an ein anderes Team ausgeliehen (Gutschrift), um beispielsweise Projektabgabetermine einzuhalten.

Konfigurieren des globalen Kalenders

Der globale Kalender ist für alle Ressourcen in einem Unternehmen verfügbar.

  1. Klicken Sie im Menü Ressourcen auf Ressourcenverfügbarkeit.

    Standardmäßig wird der globale Kalender angezeigt.

  2. Geben Sie die erforderlichen Tage und Daten ein:

    • Wählen Sie für die Auswahl eines Datums und einer Zeit Datum auswählen.

    • Um mehrere Daten auszuwählen, klicken Sie auf Daten auswählen.

    • Um arbeitsfreie Tage im Kalender anzugeben, wählen Sie Arbeitsfreie Daten festlegen.

  3. Durchsuchen Sie den Kalender.
    Die Legende am Fuß der Seite gibt Aufschluss über die verwendeten Farben.
  4. So konfigurieren Sie die täglichen Arbeitsstunden Ihrer Firma:
    1. Wählen Sie die relevanten Daten, die die Option Usus verwenden aktiviert.
    2. Wählen Sie das Kontrollkästchen Usus verwenden, das die Felder Von und Bis aktiviert.
    3. Wählen Sie in den Feldern Von und Bis eine Start- und eine Endzeit.
    4. Klicken Sie auf Übernehmen.
  5. Klicken Sie auf Kalender anzeigen, um zur Kalenderansicht zurückzukehren.

Konfigurieren eines Kalenders für eine Person

Um einen Kalender für sich selbst oder eine Ressource zu konfigurieren, führen Sie die folgenden Schritte aus.

  1. Wählen Sie die Ressource aus der Ressourceliste.

    Der Kalender der ausgewählten Ressource wird angezeigt mit zwei ergänzenden Optionen auf der rechten Seite, Soll und Haben und Kommentare.

    Da diese Optionen nur ressourcenbezogen sind, sind sie für den globalen Kalender nicht verfügbar.

  2. Um anzugeben, ob eine Ressource an ein anderes Team ausgeliehen wird (Habenzeit) oder Überstunden macht (Sollzeit), klicken Sie auf den Abschnitt Soll und Haben.
    Sämtliche Soll- und Habeneinträge für die Ressource sind in der Liste Soll und Haben aufgelistet. Diese können Sie bei Bedarf löschen.
  3. Wählen Sie in der Liste Soll oder Haben die gewünschte Zeitkategorie aus.

    Zeitkategorien sind unter Ressourcen – Zeitkategorien vordefiniert. Weitere Informationen unter Verwalten von Zeitkategorien

    Wenn es mehr Sollstunden als Arbeitsstunden gibt, wird eine Fehlermeldung ausgegeben.

  4. Wenn Sie eine Habenzeit auswählen, um die Ressource für eine bestimmte Zeit an eine andere Gruppe auszuleihen, wählen Sie aus der Liste Ressourcengruppe die Gruppe aus, an die die Ressource ausgeliehen wird.
  5. Geben Sie die Dauer der Haben- / Sollzeit in die Dauer-Felder ein.
  6. Wählen Sie ein Datum aus dem Kalender.
  7. Klicken Sie auf Hinzufügen.

    Das neue Soll/Haben wird in der Liste Soll/Haben angezeigt.

    Fügen Sie nach Bedarf Soll und Haben für die arbeitsfreien Tage hinzu. Sie können dieselben Angaben für Soll und Haben beliebig oft in der Liste Soll/Haben wiederholen und somit Duplikateinträge haben.

  8. Wenn Sie ein Arbeitsmuster definiert haben, übernehmen Sie Soll und Haben in das Arbeitsmuster, indem Sie das Kontrollkästchen Arbeitsmuster anwenden aktivieren. (Das Kontrollkästchen ist standardmäßig aktiviert.)
    In den folgenden Themen erhalten Sie weitere Informationen über Arbeitsmuster.
  9. So fügen Sie zu einem einzelnen Datum einen Kommentar hinzu:
    1. Wählen Sie das Datum aus, und klicken Sie auf Kommentare.
    2. Geben Sie den Kommentartext ein, und klicken Sie auf Übernehmen.
  10. Wenn Sie die Arbeit an Ihrem Ressourcenkalender abgeschlossen haben, aktualisieren Sie ihn, indem Sie auf Änderungen im Kalender speichern klicken.

Arbeitsmuster hinzufügen

Für eine einzelne Ressource können Sie Arbeitsmuster hinzufügen, die es Ihnen erlauben Soll oder Haben zu übernehmen.

Wenn Sie den Mauszeiger über das entsprechende Datum ziehen, werden neben den benutzerdefinierten Soll- und Habendetails Soll und Haben des Arbeitsmusters angezeigt.

  1. Klicken Sie auf Arbeitsmuster anzeigen.
  2. Wählen Sie in der Liste Ressource eine Ressource, und klicken Sie auf Erstellen.
    Das Dialogfeld Arbeitsmuster wird angezeigt.
  3. Geben Sie im Feld Mustername einen Namen für das Arbeitsmuster ein.
  4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Standard, um das Muster zum Standard zu machen.
  5. Geben Sie ein Start- und ein Enddatum ein, indem Sie das Kontrollkästchen und die zu verwendenden Daten auswählen.

    Außer bei dem Standardarbeitsmuster, müssen Sie für alle Arbeitsmuster ein Start- und ein Enddatum auswählen.

    Definieren Sie keinen Datumsbereich, der mit anderen Arbeitsmusterbereichen überlappt. Es darf jedoch Arbeitsmuster geben, die das Standardarbeitsmuster überlappen.

  6. Klicken Sie auf Übermitteln. Das neue Muster wird erstellt und in der Liste Arbeitsmuster angezeigt.
  7. Fügen Sie nach Bedarf weitere Arbeitsmuster hinzu.
  8. Klicken Sie auf Änderungen speichern.

Arbeitsmuster pflegen

  • Klicken Sie auf Arbeitsmuster anzeigen, um das wöchentliche Arbeitsmuster im Detail anzuzeigen.
  • Um das aktuelle Arbeitsmuster gegen ein anderes auszutauschen, wählen Sie aus der Liste Arbeitsmuster das neue Arbeitsmuster aus.
  • Um ein Arbeitsmuster zu ändern, wählen Sie es aus, und klicken Sie auf Bearbeiten.

So ändern Sie das wöchentliche Arbeitsmuster für den globalen Kalender oder eine ausgewählte Ressource:

  1. Klicken Sie auf Arbeitsmuster anzeigen, um das wöchentliche Arbeitsmuster im Detail anzuzeigen.
  2. Wählen Sie aus der Liste Arbeitsmuster die zu ändernde globale oder individuelle Ressource.

    Im globalen Kalender können Sie nur die Arbeitsstunden ändern. Bei Ressourcen können Sie die Soll- und Habenzeiten für einzelne Tage ändern und Kommentare hinzufügen.

  3. Ändern Sie die Arbeitsmusterdetails nach Bedarf.
  4. Klicken Sie auf Änderungen im Kalender speichern, um den Kalender zu aktualisieren.