› Creación de PDF › Acerca del archivado de elementos de Outlook › Acerca del archivado

Acerca del archivado

El archivado está integrado en Outlook y funciona tanto para mensajes de correo como para archivos adjuntos. En los temas siguientes se describen diversos aspectos del archivado de mensajes de correo en Power PDF.

Acerca del archivado o conversión de archivos de mensaje de correo electrónico

Los mensajes de correo electrónico con extensiones MSG y EML pueden convertirse a PDF para archivarse o con otros fines. Puede hacerlo incluso si el equipo no dispone de ningún cliente de correo electrónico. Puede importar uno o varios archivos de mensaje a Power PDF. Puede combinar archivos MSG, EML y de otros tipos compatibles como parte de una selección múltiple. Cada PDF generado se ubicará en una instancia independiente de Power PDF. Puede importar en Power PDF de tres maneras:

  • Arrastre y suelte uno o varios archivos del escritorio a una ventana vacía de Power PDF.
  • Utilice Archivo > Abrir y seleccione Todos los archivos en tipo de archivo. Puede acceder a los archivos del sistema de archivos local o de un sistema de gestión documental (DMS) que tenga instalado.
  • Utilice cualquiera de los comandos de Archivo > Nuevo > Desde archivo y continúe tal y como se indica arriba.

Una segunda vía para convertir archivos de mensaje a PDF es utilizar el Asistente de Create. Puede agregar archivos MSG y EML a la lista de archivos junto con cualquiera de los tipos compatibles. A continuación, existen diversas opciones para guardar; por ejemplo, combinar todos los archivos generados en un solo PDF, junto con el uso de perfiles y la configuración completa que va asociada a ellos.

Cuando utilice el Asistente de Create, debe emplear un perfil que establezca la misma versión de PDF que está configurada en Power PDF dentro de Archivo > Opciones > Nuevo documento > Conversión de correos electrónicos.

Acerca del archivado mediante la integración con un sistema de correo electrónico

Esta característica para archivar solo está disponible si el programa está integrado con Microsoft Outlook. En el caso de una instalación típica, la característica de archivado de correo está disponible de forma predeterminada.

Puede habilitar o deshabilitar una integración en cualquier momento, utilizando el panel Configuración personalizada del instalador.

Acerca del archivado de elementos de correo electrónico

En Microsoft Outlook, puede archivar en PDF utilizando las herramientas siguientes de la barra de herramientas de «Kofax PDF»:

Icono Archivar carpeta Archivar carpeta: Archivar la carpeta de correo electrónico actualmente seleccionada en la ventana principal, en un conjunto de archivos PDF. Esta herramienta se encuentra disponible solamente en la ventana principal de Outlook.
Icono Archivar carta Archivar carta: Archivar los elementos seleccionados actualmente en un conjunto de archivos PDF.

Consulte Acerca del archivado.

Las carpetas pueden ser las tradicionales (Bandeja de entrada, Correo enviado, Correo grande, Para seguimiento), carpetas personalizadas o archivadas, el Calendario, las Tareas o los Contactos.

Se encuentran disponibles los siguientes métodos de archivado:

Cada cita del calendario, cada tarea o cada contacto se considera un elemento separado.

Puede ahorrar tiempo si mueve todos los mensajes deseados a una carpeta de usuario especialmente creada.

Acerca del archivado de documentos adjuntos de correo electrónico

Los archivos adjuntos de correo electrónico siempre se archivan en su formato original, ya sea en un archivo separado, al que se accede mediante un hipervínculo, o un adjunto al archivo PDF asociado, que se genera a partir del mensaje. Para obtener más información, consulte Archivado de documentos adjuntos de correo electrónico.