Informazioni su archiviazione
L'archiviazione è integrata in Outlook e funziona sia per i messaggi di posta che per gli allegati file. I seguenti argomenti descrivono vari aspetti dell'archiviazione dei messaggi di posta in Power PDF.
Informazioni su archiviazione o conversione di file di messaggi e-mail
È possibile convertire i messaggi e-mail con le estensioni MSG ed EML in PDF per l’archiviazione o altri scopi. L’operazione può essere eseguita anche in assenza di client di posta sul computer. In Power PDF è possibile importare uno o più file di messaggi. È possibile combinare in una selezione multipla MSG e EML e altri file supportati. Ogni PDF generato verrà aperto in un’istanza separata di Power PDF. L'importazione in Power PDF può avvenire in tre modalità:
- Trascinamento di uno o più file dal desktop a una finestra vuota di Power PDF.
- Uso di e selezione di Tutti i file nel tipo file. I file sono accessibili dal file system locale o da un sistema di gestione dei documenti (DMS) installato.
- Uso di uno qualsiasi dei comandi in , quindi procedere come sopra.
Una seconda modalità di conversione dei file di messaggi in PDF prevede l’uso dell’Assistente di Create. È possibile aggiungere i formati MSG e EML all’elenco di file con tutti gli altri tipi di documenti supportati. Sono disponibili opzioni di salvataggio, ad esempio per combinare tutti i file generati in un PDF, con il ricorso a profili, e tutte le relative impostazioni.
Quando si usa l’Assistente di Create, occorre scegliere un profilo in cui sia impostata la stessa versione PDF di Power PDF in .
Informazioni su archiviazione mediante integrazione con un sistema di posta elettronica
Questa funzione di archiviazione è disponibile solo se il programma è integrato in Microsoft Outlook. Con l’installazione Tipica la funzione di archiviazione della posta è disponibile per impostazione predefinita.
È possibile disattivare o attivare un’integrazione in qualsiasi momento mediante il pannello Installazione personalizzata del programma d’installazione.
Informazioni su archiviazione degli elementi di posta
In Microsoft Outlook è possibile archiviare in PDF utilizzando i seguenti strumenti della barra degli strumenti "Kofax PDF":
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Archivia cartella: archivia la cartella di posta correntemente selezionata nella finestra principale in una serie di file PDF. Questo strumento è disponibile solo nella finestra principale di Outlook. |
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Archivia messaggio: archivia in una serie di file PDF gli elementi attualmente selezionati. |
Consultare L’archiviazione.
Le cartelle possono essere cartelle standard (Posta in arrivo, Posta inviata, Messaggi grandi, Follow Up ecc.), cartelle personalizzate o di archivio, calendari, attività o contatti.
Sono disponibili i seguenti metodi di archiviazione:
Ogni appuntamento del calendario, ogni attività e ogni contatto sono considerati elementi distinti.
È possibile risparmiare tempo spostando tutti i messaggi desiderati in una cartella utente appositamente creata.
Informazioni su archiviazione di allegati di posta elettronica
Gli allegati vengono sempre archiviati nel loro formato originale in file distinti a cui viene fatto riferimento mediante un collegamento ipertestuale o allegati al file PDF associato generato dal messaggio. Per ulteriori informazioni, vedere Archiviazione degli allegati della posta.
Informazioni su definizione delle impostazioni di archiviazione
È possibile definire le impostazioni di archiviazione nella finestra di dialogo Impostazioni.