Passer un document à l'état Bloqué
Il est possible d’appliquer une Activité Bloqué sur un document qui est dans l’Activité Approbation, l’Activité Codage ou l’Activité Exception. Le fait de bloquer un document l'empêche de passer à l'étape suivante du processus. Rien ne peut arriver à la facture jusqu'à ce que la blocage soit supprimé.
Vous bloquez un document s'il ne peut pas être traité. Par exemple, le fournisseur est inconnu. Vous pouvez suspendre le document et résoudre le problème en dehors de Tungsten AP Agility par e-mail et téléphone. Une fois le problème résolu, annulez le blocage du document.
Des notifications par e-mail sont envoyées pour s'assurer qu'un document n'est pas bloqué indéfiniment.
Un document avec un Activité Bloqué dans l'une de ces activités est signalé dans la file d'attente des tâches en ajoutant la mention (Bloqué) au document. Par exemple, Activité Approbation (Bloqué).
Vous pouvez définir un document comme bloqué en suivant les étapes ci-dessous :
- Ouvrez un document dans l'Activité Bloqué, l'Activité Codage ou l'Activité Exception.
-
Dans la barre d'actions, sélectionnez Bloqué dans la liste Option de routage.
La fenêtre Bloquer la facture s'affiche.
-
Dans la fenêtre Bloquer la facture, procédez comme suit.
- Sélectionnez un motif de blocage dans la liste Raison du blocage.
- Si c'est possible, saisissez dans le champ Commentaires le motif pour lequel vous bloquez le document.
-
Cliquez sur OK et soumettre pour fermer le document et le bloquer immédiatement.
Vous pouvez également cliquer sur OK pour revenir au document sans le soumettre immédiatement. Le document est bloqué seulement si vous cliquez sur Soumettre.
Le document est fermé et bloqué. C'est indiqué en ajoutant la mention (Bloqué) au document dans la file d'attente des tâches. Par exemple, Activité Codage (Bloqué). La Raison du blocage sélectionnée et tous les commentaires sont enregistrés dans l'onglet Historique des factures.