Configurer les notifications d'approbation par e-mail
Si vous faites partie du groupe de ressources Approbateurs AP, vous pouvez approuver les e-mails de deux manières. Tout d'abord, vous pouvez Approuver un document via le Flux de travail AP Agility ou vous pouvez configurer des notifications par e-mail afin que vous receviez un e-mail chaque fois qu'une ou plusieurs factures nécessitent votre approbation. Cela vous permet d'approuver des documents sans avoir besoin d'accéder à l'Flux de travail AP Agility. Vous ne recevez des notifications que pour les organisations ou les unités commerciales dont vous êtes l'approbateur.
Chaque membre du groupe de ressources Approbateurs AP est en mesure de configurer ses propres notifications ; il reçoit ensuite des e-mails pour les factures qu'il est autorisé à approuver. Il est recommandé que chaque utilisateur Activité Approbation utilise et configure sa propre adresse e-mail et non une adresse e-mail partagée.
Vous pouvez configurer les notification par e-mail pour approuver une ou plusieurs factures en suivant les étapes ci-dessous :
- Accédez à Tungsten AP Agility.
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Dans le menu, sélectionnez .
La page Configuration de l'approbation par e-mail s'affiche.
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Sélectionnez Envoyer une notification de l'approbation par e-mail.
Plusieurs autres paramètres sont activés.
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Pour le Type de notification d'e-mail, sélectionnez l'un des paramètres suivants.
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Immédiatement pour chaque facture assignée à moi.
Ce paramètre permet d'envoyer un e-mail pour chaque facture qui nécessite votre approbation.
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Par planification pour toutes les factures en attente assignées à moi.
Ce paramètre envoie un seul e-mail avec toutes les factures accumulées pendant la période spécifiée. S'il existe plus de factures que le Nombre maximal de factures par e-mail, un e-mail supplémentaire est envoyé.
Notez que le nombre de jours minimum est un.
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Modifiez le Sujet de l'e-mail, le Corps de l'e-mail et l'Information de facture selon vos besoins pour vos notifications par e-mail.
Utilisez la liste de balises suivante pour configurer votre e-mail.
Balise
Description
[Name]
Votre nom d'utilisateur dans Tungsten AP Agility et Tungsten TotalAgility.
[InvoiceCount]
Le nombre de factures disponibles pour approbation.
[OrganizationName]
Le nom de l'organisation.
[BusinessUnit]
L'unité commerciale.
[InvoiceFileName]
Le nom de fichier d'une pièce jointe à la facture.
[VendorName]
Le nom du fournisseur de la facture.
[InvoiceDate]
La date de la facture.
[InvoiceAmount]
Le montant de la facture.
[InvoiceCurrency]
La devise de la facture.
[CurrentDate]
La date du serveur Tungsten TotalAgility lors de la génération d'un e-mail, au format AAAA-MM-JJ.
[CurrentUtcDate]
La date UTC du serveur Tungsten TotalAgility lors de la génération d'un e-mail, au format AAAA-MM-JJ.
- Sélectionnez Joindre la facture à l'e-mail si vous souhaitez inclure une ou plusieurs factures en tant que pièces jointes.
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Cliquez sur Enregistrer.
Une notification indique que la notification a été enregistrée.
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Cliquez sur Fermer.
La page Configuration de l'approbation par e-mail est fermée et vous revenez à la file d'attente des tâches.