Configuration de l'approbation par e-mail

Utilisez cette page pour configurer vos notifications d'approbation par e-mail.

Cette page dispose des paramètres suivants.

Envoyer une notification de l'approbation par e-mail

Sélectionnez ce paramètre pour configurer les notifications par e-mail pour les factures qui nécessitent votre approbation. (Par défaut : Effacé)

Type de notification d'e-mail

Sélectionnez l'une des valeurs suivantes pour déterminer à quel moment ces e-mails seront envoyés.

Immédiatement pour chaque facture assignée à moi.

Sélectionnez ce paramètre pour qu'un e-mail soit envoyé pour chaque facture qui passe à l'état Approbation et qui nécessite votre approbation. (Par défaut : Sélectionné)
Par planification pour toutes les factures en attente assignées à moi.

Sélectionnez ce paramètre pour qu'un e-mail soit envoyé selon une fréquence spécifique et incluant toutes les factures qui nécessitent votre approbation.

Ce paramètre n'est disponible que si le paramètre Envoyer une notification de l'approbation par e-mail est sélectionné ci-dessus.

Envoyer une notification par e-mail chaque X jours à Y heures

Saisissez un intervalle en jours et une heure de début pour l'envoi d'un e-mail d'approbation en masse. (Par défaut : 1 jour et 12 heures)

Ce paramètre n'est disponible que si les paramètres Envoyer une notification de l'approbation par e-mail et « Par planification pour toutes les factures en attente assignées à moi » sont sélectionnés ci-dessus.

Nombre maximal de factures par e-mail

Saisissez une valeur qui limite le nombre de factures envoyées dans un seul e-mail. Si le nombre de factures dépasse cette valeur, plusieurs e-mails sont envoyés.

Ce paramètre n'est disponible que si Envoyer une notification de l'approbation par e-mail est sélectionné ci-dessus. (Par défaut : 100)

Sujet de l'e-mail

Il s'agit du sujet de l'e-mail de notification qui sera envoyé. Remplissez ce champ à votre convenance.

Ce paramètre n'est disponible que si Envoyer une notification de l'approbation par e-mail est sélectionné ci-dessus. (Par défaut : Message d'approbation de la boîte de réception)

Corps de l'e-mail

Il s'agit du corps de l'e-mail de notification qui sera envoyé. Les balises sont représentées par du texte entre crochets. Par exemple, [InvoiceCount] sera remplacé par le numéro réel de la facture lors de l'envoi de l'e-mail. Saisissez le texte approprié.

Ce paramètre n'est disponible que si Envoyer une notification de l'approbation par e-mail est sélectionné ci-dessus.

Les balises suivantes sont disponibles à la fois dans le Corps de l'e-mail et dans l'Information de facture.

Balise	Description
[Name]	Votre nom d'utilisateur dans Tungsten AP Agility et Tungsten TotalAgility.
[InvoiceCount]	Le nombre de factures disponibles pour approbation.
[OrganizationName]	Le nom de l'organisation.
[BusinessUnit]	L'unité commerciale.
[InvoiceFileName]	Le nom de fichier d'une pièce jointe à la facture.
[VendorName]	Le nom du fournisseur de la facture.
[InvoiceDate]	La date de la facture.
[InvoiceAmount]	Le montant de la facture.
[InvoiceCurrency]	La devise de la facture.
[CurrentDate]	La date du serveur Tungsten TotalAgility lors de la génération d'un e-mail, au format AAAA-MM-JJ.
[CurrentUtcDate]	La date UTC du serveur Tungsten TotalAgility lors de la génération d'un e-mail, au format AAAA-MM-JJ.

Information de facture

Il s'agit des informations incluses dans l'e-mail pour chaque facture, ajoutées sous le Corps de l'e-mail. Saisissez le texte approprié.

Ce paramètre n'est disponible que si Envoyer une notification de l'approbation par e-mail est sélectionné ci-dessus.

Notifier à propos du résultat

Sélectionnez l'une des valeurs suivantes pour inclure les résultats de l'approbation ou du rejet dans l'e-mail.

Aucun.

Aucun e-mail n'est envoyé concernant la réussite ou l'échec des approbations ou des rejets. Néanmoins, ces informations restent disponibles si l'utilisateur accède à Tungsten AP Agility et affiche ses factures dans la file d'attente des tâches.
Défaillance.

Des e-mails de notification sont envoyés en cas d'échec d'une approbation ou d'un rejet. Cela peut se produire si un autre utilisateur modifie une facture de quelque manière que ce soit, entre le moment où vous recevez une notification par e-mail et le traitement de cette même facture. De même, une notification d'échec est envoyée si un commentaire obligatoire est manquant lorsqu'une facture est rejetée.
Tout.

Des e-mails de notification sont envoyés pour toutes les actions. Cela comprend les confirmations d'approbation ou de rejet, ainsi que toutes les notifications d'échec.

Joindre la facture à l'e-mail

Si cette option est sélectionnée, une ou plusieurs factures sont ajoutées à l'e-mail en tant que pièce jointe. Le destinataire peut alors consulter la facture avant son approbation ou son rejet.

Ce paramètre n'est disponible que si Envoyer une notification de l'approbation par e-mail est sélectionné ci-dessus. (Par défaut : Sélectionné)