Bem-vindo > Processar documentos > Aprovar documentos > Configurar notificações de e-mail de aprovação

Configurar notificações de e-mail de aprovação

Se você for membro dos grupo de recursos Aprovadores do AP, pode aprovar e-mails de duas formas. Primeiro, pode Aprovar um documento pelo Fluxo de trabalho AP Agility ou configurar notificações de e-mail de modo que receba um e-mail sempre que uma ou mais faturas requer aprovação. Isso permite aprovar documentos sem precisar acessar o Fluxo de trabalho AP Agility. Você recebe notificações apenas das organizações ou unidades comerciais para as quais está configurado para aprovar.

Todo membro do grupo de recursos Aprovadores do AP pode configurar suas próprias notificações e recebe e-mail das faturas para as quais tem permissões de aprovar. É recomendável que cada usuário do Atividade de aprovação configure o próprio endereço de e-mail exclusivo, não um endereço de e-mail compartilhado.

Você pode configurar a notificação de e-mail para aprovar uma ou mais faturas ao seguir essas etapas.

  1. Acessar o Kofax AP Agility.
  2. No menu, selecione Configurações de usuário > Configuração de aprovação de e-mail.

    A página Configuração de aprovação de e-mail é exibida.

  3. Selecione Enviar notificação de aprovação de e-mail.

    Várias outras configurações são habilitadas.

  4. Para o Tipo de notificação de e-mail, selecione uma das opções a seguir.

    • Imediatamente, para cada fatura atribuída a mim.

      Envia um e-mail para cada fatura que requer sua aprovação.

    • Por agendamento, para todas as faturas pendentes atribuídas a mim.

      Envia um único e-mail com todas as faturas acumuladas no período especificado. Se houver mais faturas do que o Máximo de faturas por e-mail, um e-mail adicional é enviado.

      Observe que o mínimo de Dias é um.

  5. Edite o Assunto do e-mail, o Corpo do e-mail e as Informações sobre a fatura conforme a necessidade para suas notificações de e-mail.

    Use a lista de tags a seguir para configurar o seu e-mail.

    Tag

    Descrição

    [Name]

    Seu nome de usuário no Kofax AP Agility e Kofax TotalAgility.

    [InvoiceCount]

    Número de faturas disponíveis para sua aprovação.

    [OrganizationName]

    Nome da organização.

    [BusinessUnit]

    Unidade comercial.

    [InvoiceFileName]

    Nome do arquivo do anexo de uma fatura.

    [VendorName]

    Nome do fornecedor da fatura.

    [InvoiceDate]

    Data da fatura.

    [InvoiceAmount]

    Valor da fatura.

    [InvoiceCurrency]

    Moeda da fatura.

    [CurrentDate]

    Data do servidor do Kofax TotalAgility em que um e-mail foi gerado, em formato AAAA-MM-DD.

    [CurrentUtcDate]

    Data na UTC do servidor do Kofax TotalAgility em que um e-mail foi gerado, em formato AAAA-MM-DD.
  6. Selecione Anexar fatura ao e-mail se desejar anexar a fatura ou as faturas acumuladas ao e-mail.
  7. Clique em Salvar.

    Uma notificação indica quando a notificação é salva.

  8. Clique em Fechar.

    A página Configuração de aprovação de e-mail é fechada e você retornará para a fila de trabalho.