Créer et modifier un nouveau Modèle de lot de documents
Un Lot de documents contient un ensemble de documents. Par exemple, vous pouvez utiliser cette fonctionnalité si vous souhaitez envoyer plusieurs documents à votre client en un seul lot, sans avoir à les regrouper manuellement. Un Lot de documents est créé à partir d'un Modèle de lot de documents.
- Allez jusqu'à .
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Cliquez sur Modèles de lot de documents et cliquez ensuite sur Nouveau modèle de lot de documents dans le panneau Nouveau sur la droite.
La fenêtre Nouveau modèle de lot de documents s'affiche.
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Saisissez un nom pour le nouveau Modèle de lot de documents et cliquez sur OK.
Le nouveau Modèle de lot de documents s'affiche dans le dossier Modèles de lot de documents.
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Cliquez sur le nouveau Modèle de lot de documents et cliquez ensuite sur Modifier dans le panneau Afficher et modifier sur la droite.
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Lorsque vous modifiez le nouveau Modèle de lot de documents pour la première fois, la fenêtre «Lettre de motivation» s'affiche.
Dans le champ Nom, saisissez un nom significatif pour la lettre de motivation.
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Dans Contenu, sélectionnez l'une des options suivantes.
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Pour créer un document basé sur un Modèle de document particulier, sélectionnez Modèle de document et ensuite un Modèle de document dans la liste déroulante.
Conseil Lorsque vous sélectionnez un Modèle de document dans une liste déroulante, vous pouvez commencer à saisir le nom du Modèle de document pour filtrer la liste. -
Pour ajouter un document stocké en dehors de KCM au Lot de documents, sélectionnez Importer un document.
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Cliquez sur OK pour continuer.
L'Éditeur de modèle de lot de documents s'affiche.
- L'emplacement de la « lettre de motivation » s'affiche sous Propriétés.
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Vous pouvez effectuer des modifications sur l'emplacement, le cas échéant.
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Dans le champ Description, vous pouvez éventuellement saisir du texte sur le contenu de cet emplacement.
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Si vous sélectionnez Modèle de document et que la liste déroulante «Chaque canal utilise le modèle» s'affiche, consultez la rubrique Créer et modifier un modèle de lot de documents avec canaux pour en savoir davantage sur la procédure à suivre.
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Si vous créez une « Lettre de motivation » et que vous sélectionnez Importer un document, le paramètre «L'application métier est nécessaire pour fournir un document d'importation pour cet emplacement» est désactivé. Si vous créez un emplacement de lettre de non-motivation, cochez cette case pour rendre obligatoire un document à importer.
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Dans le champ Identificateur d'emplacement, vous pouvez éventuellement spécifier une référence. Une application métier utilisera cette référence pour identifier les emplacements individuels. Une référence d'emplacement doit être unique dans un Modèle de lot de documents.
Remarque Si vous créez un Modèle de lot de documents à utiliser avec Kofax TotalAgility ou KCM Batch & Output Management, vous devez fournir une référence pour chaque emplacement.
- Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer les modifications actuelles.
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Pour ajouter un nouvel emplacement à votre Modèle de lot de documents, cliquez sur Ajouter.
La fenêtre Ajouter un nouvel emplacement s'affiche.
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Fournissez les informations requises et cliquez sur Ajouter un emplacement.
Le nouvel emplacement s'affiche.
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Pour rendre conditionnel et/ou optionnel le nouvel emplacement, allez aux étapes 13 et 14. Vous ne pouvez pas rendre conditionnel ou optionnel l'emplacement « Lettre de motivation ».
Conseil Pour modifier l'ordre des emplacements, cliquez sur la droite de l'emplacement pour faire apparaître le symbole flèche et faites glisser l'emplacement jusqu'à la position correcte. Vous ne pouvez pas modifier la position de tête de l'emplacement « Lettre de motivation ».
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Pour rendre conditionnel le nouvel emplacement, de façon à ce que le document final apparaisse dans le lot de documents final sous condition, sélectionnez Cet emplacement sera inclus sous condition. Cliquez sur chacun des éléments suivants pour définir l'expression.
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Cliquez sur « sélectionner un champ » et sélectionnez un Champ dans la liste Champs.
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Cliquez sur (comme texte) et sélectionnez l'une des options pour indiquer comment la valeur du Champ sélectionné doit être interprétée.
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Cliquez sur est égal à / est dans / est à et sélectionnez l'une des options pour indiquer comment la valeur du Champ doit être comparée avec la deuxième partie de l'expression.
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Cliquez sur la valeur et choisissez si la valeur du Champ sélectionné doit être comparée ou non à une valeur particulière ou à la valeur d'un autre Champ.
Si vous avez sélectionné la valeur, cliquez sur « entrer une valeur » et saisissez une valeur, telle qu'un texte, un nombre, une date ou une heure. Si vous avez sélectionné la valeur du champ, cliquez sur « sélectionner un champ » et sélectionnez un Champ dans la liste.
Pour ajouter une autre expression, cliquez sur Ajouter. Lorsque vous déclarez plusieurs expressions, cliquez sur et/ou pour indiquer si toutes les conditions sont vraies ou si au moins une condition est vraie. Si la condition entière est vraie, l'emplacement est inclus dans le Lot de documents final.
Pour supprimer une expression, déplacez le curseur à droite de la ligne et cliquez sur l'icône Poubelle.
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- Pour rendre optionnel le nouvel emplacement, de façon à ce que l'utilisateur puisse choisir d'inclure ou non le document final dans le Lot de documents, vérifiez si L'utilisateur peut décider d'inclure cet emplacement.
- Pour sélectionner un Modèle de document afin de préparer les données à ajouter au Data Backbone, cliquez sur Propriétés et sélectionnez un Modèle de document dans la liste Modèle de préparation des données.
- Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer les modifications et continuer à travailler sur le Modèle de lot de documents ou bien sur Enregistrer et fermer pour enregistrer les modifications et fermer l'Éditeur de modèle de lot de documents.