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Créer un utilisateur externe

Ajoutez un utilisateur externe à votre système en utilisant TotalAgility Workspace. Après avoir créé des utilisateurs externes, vous pouvez en faire des membres de rôles flottants, puis leur assigner un travail. Les utilisateurs externes peuvent se connecter à TotalAgility en utilisant leur adresse e-mail comme nom d'utilisateur.

Les utilisateurs externes ont un accès limité à TotalAgility Workspace, et ils ne peuvent accéder qu'à leur propre file d'attente des tâches. Les utilisateurs externes ne peuvent qu'afficher, récupérer et compléter les travaux répertoriés dans leur file d'attente des tâches.

Les utilisateurs externes n'ont pas accès aux autres applications TotalAgility et ne sont pas non plus répertoriés dans la catégorie Ressources.

  1. Dans le menu Administration, cliquez sur Gérer les ressources.

    La page Ressources s'affiche.

  2. Cliquez sur Créer et ensuite sur Utilisateur externe .

    La page Ressources - Modifier un acteur externe s'affiche.

  3. Cliquez sur l'onglet Acteur externe et configurez les paramètres suivants.

    Paramètre

    Description

    Catégorie

    Sélectionnez une catégorie pour l'utilisateur.

    Remarque Par défaut, les nouvelles ressources sont affectées à la catégorie par défaut

    Adresse e-mail

    Saisissez l'adresse e-mail de l'utilisateur externe.

    Nom

    Saisissez le nom de l'utilisateur externe.

    Mot de passe et Confirmer le mot de passe

    Saisissez le mot de passe de l'utilisateur externe et ressaisissez-le pour confirmer.

    Numéro de téléphone

    Saisissez le numéro de téléphone de l'utilisateur. Le numéro de téléphone ne peut pas dépasser 30 caractères.

    Date de début et Date de fin

    Indiquez la plage de dates pendant laquelle l'utilisateur externe est disponible.

    Remarque Seul un utilisateur actif peut accéder aux applications TotalAgility. Dès que l'utilisateur sort de la plage de dates définie, ses autorisations d'accès sont automatiquement révoquées.

    Paramètres de personnage

    Sélectionnez un personnage à associer à la ressource. Lorsque la ressource se connecte, la page d'accueil associée s'affiche.

    Remarque Le personnage est optionnel et un seul personnage peut être associé à une ressource. Consultez la rubrique Gestion des personnages dans l'aide de Kofax TotalAgility.
  4. Cliquez sur l'onglet Paramètres de compte pour configurer les paramètres de sécurité d'un compte de ressource. Vous pouvez verrouiller ou déverrouiller le compte d'une ressource pour lui refuser ou lui accorder l'accès au système. En outre, invitez la ressource à modifier le mot de passe lors de sa prochaine connexion.
    1. Cochez la case Le compte est verrouillé pour verrouiller le compte si nécessaire.
    2. Sélectionnez Changer le mot de passe à la prochaine connexion pour demander à la ressource de changer le mot de passe lors de la prochaine connexion.
  5. Cliquez sur Enregistrer.

Assigner un acteur externe à une activité

Une fois que l’acteur externe a été ajouté, sélectionnez cette ressource comme un membre de rôle flottant pour lui assigner un travail.

  1. Sélectionnez l'activité dans la File d'attente des tâches et cliquez sur Visualiser le travail .
  2. Cliquez sur Ressources.

    La fenêtre Modifier les ressources du rôle flottant s'affiche.

  3. Cliquez sur Modifier pour modifier les ressources du rôle flottant.
  4. Cliquez sur Utilisateurs externes.
  5. Faites glisser les utilisateurs externes depuis la liste Ressources disponibles et déposez-les dans la liste Ressources sélectionnées.
  6. Cliquez sur Mettre à jour.