E-Mail-Genehmigungsnachrichten konfigurieren
Wenn Sie zur Ressourcengruppe der AP Genehmiger gehören, können Sie E-Mails auf zwei Arten genehmigen. Entweder können Sie Genehmigen eines Dokuments über die AP Agility-Workflow oder Sie können E-Mail-Benachrichtigungen konfigurieren, sodass Sie, immer wenn eine oder mehrere Rechnungen genehmigt werden müssen, eine E-Mail erhalten. Auf diese Weise müssen Sie zur Genehmigung von Dokumenten nicht auf den AP Agility-Workflow zugreifen. Sie erhalten Benachrichtigungen nur für die Unternehmen oder Geschäftsbereiche, für die Sie als Genehmiger konfiguriert sind.
Jedes Mitglied der Ressourcengruppe der AP Genehmiger kann seine eigenen Benachrichtigungen konfigurieren, sodass er nur E-Mails für Rechnungen erhält, die er berechtigt ist, zu genehmigen. Es wird empfohlen, dass jeder Genehmigung-Aktivität-Benutzer statt einer gemeinsam genutzten E-Mail-Adresse seine eigene eindeutige E-Mail-Adresse konfiguriert.
Sie können E-Mail-Benachrichtigungen für die Genehmigung einer oder mehrerer Rechnungen konfigurieren, , indem Sie diese Schritte befolgen.
- Öffnen Sie Kofax AP Agility.
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Wählen Sie im Menü .
Die Seite E-Mail-Genehmigungskonfiguration wird angezeigt.
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Wählen Sie E-Mail-Genehmigungsnachricht senden.
Mehrere andere Einstellungen sind aktiviert.
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Wählen Sie als E-Mail-Benachrichtigungstyp eine der folgenden Einstellungen.
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Sofort für jede mir zugewiesene Rechnung
So erhalten Sie eine E-Mail für jede Rechnung, die Ihre Genehmigung erfordert.
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Nach Plan für alle mir zugewiesenen anhängigen Rechnungen
So erhalten Sie eine E-Mail mit allen in dem angegebenen Zeitraum kumulierten Rechnungen. Falls es Rechnungen mehr als die Höchstanzahl Rechnungen pro E-Mail gibt, erhalten Sie eine zusätzliche E-Mail.
Die Mindestanzahl Tage ist einer.
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Ändern Sie nach Bedarf den E-Mail-Betreff, den E-Mail-Text und die Rechnungsinformationen für Ihre E-Mail-Benachrichtigung.
Verwenden Sie zur Konfiguration Ihrer E-Mail die folgende Tag-Liste.
Tag
Beschreibung
[Name]
Ihr Benutzername in Kofax AP Agility und Kofax TotalAgility
[InvoiceCount]
Die Anzahl der für Ihre Genehmigung verfügbaren Rechnungen
[OrganizationName]
Der Name der Organisation
[BusinessUnit]
Der Geschäftsbereich
[InvoiceFileName]
Der Dateiname eines Rechnungsanhangs
[VendorName]
Der Lieferantenname auf der Rechnung
[InvoiceDate]
Das Rechnungsdatum
[InvoiceAmount]
Der Rechnungsbetrag
[InvoiceCurrency]
Die Rechnungswährung
[CurrentDate]
Das Datum des Kofax TotalAgility-Servers im Format JJJJ-MM-TT, wenn eine E-Mail erzeugt wird.
[CurrentUtcDate]
Das UTC-Datum des Kofax TotalAgility-Server im Format JJJJ-MM-TT, wenn eine E-Mail erzeugt wird.
- Wählen Sie Rechnung an E-Mail anhängen, wenn Sie die Rechnung oder die kumulierten Rechnungen an die E-Mail anhängen möchten.
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Klicken Sie auf Speichern.
Eine Benachrichtigung zeigt an, wenn die Benachrichtigung gespeichert wurde.
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Klicken Sie auf Schließen.
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