Konfigurieren Sie auf dieser Seite Ihre Genehmigungsbenachrichtigungen per E-Mail.

Dieses Seite bietet folgende Einstellungen.

E-Mail-Genehmigungsnachricht senden

Wählen Sie diese Einstellung um E-Mail-Benachrichtigungen für Rechnungen zu konfigurieren, die Ihre Genehmigung erfordern. (Standard: Gelöscht)

E-Mail-Benachrichtigungstyp

Wählen Sie einen der folgenden Werte aus, um zu bestimmen, wann diese E-Mails gesendet werden sollen.

• Sofort für jede mir zugewiesene Rechnung.

  Wählen Sie diese Einstellung, damit für jede Rechnung, die den Status „Genehmigung“ erhält und Ihre Genehmigung erfordert, eine E-Mail gesendet wird. (Standard: Ausgewählt)

• Nach Plan für alle mir zugewiesenen anhängigen Rechnungen

  Wählen Sie diese Einstellung, damit in einem bestimmten Intervall eine E-Mail gesendet wird, die alle Rechnungen umfasst, die Ihre Genehmigung erfordern.

Diese Einstellung ist nur verfügbar, wenn oben die Einstellung E-Mail-Genehmigungsnachricht senden ausgewählt wurde.

Senden einer E-Mail Benachrichtigung alle X Tage um Y Uhr

Geben Sie ein Intervall in Tagen ein und eine Startstunde, wann eine kumulative Genehmigungs-E-Mail gesendet werden soll. (Standard: 1 Tag und 12 Stunden)

Diese Einstellung ist nur verfügbar, wenn oben die Einstellungen E-Mail-Genehmigungsnachricht senden und „Nach Plan für alle mir zugewiesenen anhängigen Rechnungen“ ausgewählt wurden.

Höchstanzahl Rechnungen pro E-Mail

Geben Sie einen Wert ein, der begrenzt, wie viele Rechnungen mit einer einzigen E-Mail gesendet werden. Falls die Anzahl der Rechnungen diese Menge übersteigt, werden mehrere E-Mails gesendet.

Diese Einstellung ist nur verfügbar, wenn oben E-Mail-Genehmigungsnachricht senden ausgewählt wurde. (Standard: 100)

E-Mail-Betreff

Dies ist der Betreff der gesendeten Benachrichtigungs-E-Mail. Ändern Sie ihn bei Bedarf.

Diese Einstellung ist nur verfügbar, wenn oben E-Mail-Genehmigungsnachricht senden ausgewählt wurde. (Standard: Posteingang Genehmigungsnachricht)

E-Mail-Text

Der Hauptinhalte der gesendeten Benachrichtigungs-E-Mail. Tags werden durch Text in eckigen Klammern dargestellt. Zum Beispiel wird [InvoiceCount] durch die tatsächliche Rechnungsnummer einer Rechnung ersetzt, wenn die E-Mail gesendet wird. Ändern Sie diesen Text bei Bedarf.

Diese Einstellung ist nur verfügbar, wenn oben E-Mail-Genehmigungsnachricht senden ausgewählt wurde.

Die folgenden Tags finden sich sowohl im E-Mail-Text als auch in den Rechnungsinformationen.

Tag	Beschreibung
[Name]	Ihr Benutzername in Kofax AP Agility und Kofax TotalAgility
[InvoiceCount]	Die Anzahl der für Ihre Genehmigung verfügbaren Rechnungen
[OrganizationName]	Der Name der Organisation
[BusinessUnit]	Der Geschäftsbereich
[InvoiceFileName]	Der Dateiname eines Rechnungsanhangs
[VendorName]	Der Lieferantenname auf der Rechnung
[InvoiceDate]	Das Rechnungsdatum
[InvoiceAmount]	Der Rechnungsbetrag
[InvoiceCurrency]	Die Rechnungswährung
[CurrentDate]	Das Datum des Kofax TotalAgility-Servers im Format JJJJ-MM-TT, wenn eine E-Mail erzeugt wird.
[CurrentUtcDate]	Das UTC-Datum des Kofax TotalAgility-Server im Format JJJJ-MM-TT, wenn eine E-Mail erzeugt wird.

Rechnungsinformationen

Die unter dem E-Mail-Text hinzugefügten Informationen für jede Rechnung in der E-Mail. Ändern Sie diesen Text bei Bedarf.

Diese Einstellung ist nur verfügbar, wenn oben E-Mail-Genehmigungsnachricht senden ausgewählt wurde.

Über Ergebnis benachrichtigen

Wählen Sie einen der folgenden Werte aus, um das Genehmigungs- oder Ablehnungsergebnis in die E-Mail aufzunehmen.

• Keine

  Es werden keine E-Mails zu erfolgreichen oder fehlgeschlagenen Genehmigungen oder Ablehnungen gesendet. Diese Informationen ist noch verfügbar, wenn der Benutzer auf Kofax AP Agility zugreift, um seine Rechnungen in der Arbeitswarteschlange anzuzeigen.

• Fehlschlag.

  Benachrichtigungs-E-Mails werden gesendet, wenn eine Genehmigung oder eine Ablehnung fehlschlägt. Dies kann auftreten, wenn ein anderer Benutzer eine Rechnung in irgendeiner Weise in der Zeit zwischen Ihrem Erhalt einer Benachrichtigung per E-Mail und Ihrer Verarbeitung dieser Rechnung ändert. Ebenso wird ein Fehlschlags-E-Mail gesendet, wenn bei der Ablehnung einer Rechnung ein obligatorischer Kommentar übersehen werden.

• Alle.

  Bei allen Aktionen werden Benachrichtigungs-E-Mails gesendet. Dazu gehören erfolgreiche Genehmigungs- oder Ablehnungsbestätigungen ebenso wie alle Fehlschlagsbenachrichtigungen.

Rechnung an E-Mail anhängen

Bei dieser Option werden eine oder mehrere Rechnungen als Anhang zur E-Mail hinzugefügt. So ist der Empfänger in der Lage, vor der Genehmigung oder Ablehnung auf die Rechnung Bezug zu nehmen.

Diese Einstellung ist nur verfügbar, wenn oben E-Mail-Genehmigungsnachricht senden ausgewählt wurde. (Standard: Ausgewählt)