Se si designa un campo indice come valore permanente il valore corrente è applicato durante la digitalizzazione e l'indicizzazione del primo documento. Se si immette manualmente un valore di un campo indice sul primo documento, il valore viene copiato in tutti i documenti successivi del batch e non deve essere reinserito manualmente. Si può decidere di digitalizzare un documento e indicizzarlo manualmente. Ne risulterà che i valori permanenti sono applicati a ogni documento che segue il primo.

Supponiamo ad esempio che per il Campo indice 1 del primo documento di un batch non sia specificato alcun valore predefinito e che il Campo indice 1 sia designato come valore permanente. Se si passa alla modalità Indicizzazione per indicizzare il documento il Campo indice 1 è vuoto. Una volta inserito un valore quale Nome paziente 1, quel valore sarà applicato automaticamente al Campo indice 1 in tutti i documenti successivi aggiunti al batch.

È inoltre possibile aggiornare i valori permanenti; per proseguire lo stesso scenario supponiamo al batch siano aggiunti diversi documenti successivi. Il nome del Paziente 1 è già stato indicato come valore del Campo indice 1 nel primo documento e questo valore viene applicato anche ai documenti 2 e 3. Per il Documento 4, il valore potrebbe dover essere modificato in nome del Paziente 2. Ne deriva che il nome del Paziente 2 viene applicato al Documento 4 e a quelli successivi.

Altre istruzioni per l'inserimento manuale dei valori permanenti:

• Se si incolla un documento tagliato o copiato in precedenza, il valore permanente non sarà aggiornato nel momento in avviene l'operazione di incolla; si conserva il valore permanente associato al documento originario. Se il valore permanente è vuoto esso viene copiato dal documento precedente non appena si passa alla modalità Indicizzazione per convalidare i valori indice.
• Se si elimina un documento i valori permanenti sono conservati per i documenti successivi.
• Se si divide un documento il documento appena creato erediterà tutti i valori permanenti associati al documento originario.