Das Unternehmen kann über hunderte verschiedene Dokumente, wie Briefe, Richtlinien, Angebote und Rechnungen und viele mehr, verfügen. Ein Dokument besteht aus verschiedenen Elementen, etwa der Adresse, der Anrede, dem Textkörper und dem Schluss. Ein Dokument kann darüber hinaus eine Corporate Identity haben, welche das Logo, die Fußzeile, die Standardschriftart, benutzerdefinierte Randbreiten usw. umfasst.

In der Regel hat das Unternehmen eine Reihe ähnlicher Dokumente. Alle Briefe des Unternehmens haben z. B. dasselbe Layout, dieselben Kopf- und Fußzeilen, denselben Adressblock und dieselbe Anrede.

In KCM Designer können Sie alle diese Elemente einfach und korrekt individuell verwalten. Die Herstellung von Dokumenten in KCM Designer ist vorlagenbasiert. Verschiedene Elemente von Dokumenten wie Textblöcke (sogenannte Textbausteine) oder eine Unternehmensfußzeile können individuell erstellt und angepasste werden. Änderungen müssen nur einmal vorgenommen werden.

KCM Designer ist rollenbasiert. Änderungen an bestimmten Teilen des Dokuments wie die, die zur Corporate Identity gehören, können nur von Benutzern vorgenommen werden, deren Rolle die Verwaltung der Corporate Identity vorsieht.

Die Einteilung in getrennte Dokumententeile erleichtert das Multi-Branding. Content-Elemente wie Textbausteine können für Untermarken wiederverwendet werden, obwohl die Corporate Identitys abweichen.

Die folgende Abbildung zeigt die Struktur eines Briefs mit verschiedenen Elementen.

Logo, Name, Adresse, Bezug, Ende, Unterschrift und Fußzeile mögen bei jedem Brief identisch sein. In KCM Designer werden diese Elemente in Master-Vorlagen definiert.

Der Textkörper kann sich in jedem Brief unterscheiden. Er ist in Assistenten und Textbausteinen definiert. Assistenten und Textbausteine sind über Dokumentenvorlagen mit Master-Vorlagen verknüpft.

Das Corporate Design eines Dokuments (Kopf-, Fußzeile, Schriftart, Ränder usw.) ist im Seitenlayout und in der Formatvorlage definiert.