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Eine neue Dokumentenpaketvorlage erstellen und bearbeiten

Ein Dokumentenpaket enthält Dokumentensätze. Mit dieser Funktion können Sie beispielsweise einem Kunden mehrere Dokumente in einem Paket senden, ohne sie manuell zu kombinieren. Ein Dokumentenpaket wird aus einer Dokumentenpaketvorlage erstellt.

  1. Gehen Sie auf Kommunikation > Dokumentenpaketvorlagen.
  2. Klicken Sie auf Dokumentenpaketvorlagen und dann rechts im Fenster Neu auf Neue Dokumentenpaketvorlage.

    Das Fenster Neue Dokumentenpaketvorlage wird geöffnet.

  3. Geben Sie einen Namen für die neue Dokumentenpaketvorlage ein und klicken Sie auf OK.

    Die neue Dokumentenpaketvorlage wird in Dokumentenpaketvorlagen angezeigt.

  4. Klicken Sie auf die neue Dokumentenpaketvorlage und dann rechts im Fenster Anzeigen und Bearbeiten auf Bearbeiten.

    • Wenn Sie die neue Dokumentenpaketvorlage das erste Mal bearbeiten, wird das Fenster „Anschreiben“ geöffnet.

      Im Feld Name geben Sie einen aussagekräftigen Namen für das Anschreiben ein.

    • Wählen Sie unter Content eine der folgenden Optionen.

      • So erstellen Sie ein Dokument auf der Grundlage einer bestimmten Dokumentenvorlage: wählen Sie Dokumentenvorlage, und wählen Sie dann eine Dokumentenvorlage im Auswahlmenü aus.

        Tipp Um eine Dokumentenvorlage aus einem Auswahlmenü auszuwählen, können Sie beginnen den Namen der Dokumentenvorlage einzugeben, um so die Liste zu filtern.

      • Um ein Dokument zum Dokumentenpaket hinzuzufügen, das außerhalb von KCM gespeichert ist, wählen Sie Dokument importieren.

  5. Klicken Sie auf OK, um fortzufahren.

    Das Fenster Dokumentenpaketvorlagen-Editor wird geöffnet.

  6. Die Einfügestelle für das Anschreiben wird unter Eigenschaften angezeigt.
  7. Sie können bei Bedarf Änderungen an der Einfügestelle vornehmen.

    • Im Feld Beschreibung können Sie Text über den Inhalt dieser Einfügestelle eingeben.

    • Wenn Sie eine Einfügestelle für ein Anschreiben erstellen und Dokument importieren auswählen, ist „Die Geschäftsanwendung muss für diese Einfügestelle ein Importdokument bereitstellen“ deaktiviert. Wenn Sie eine andere Einfügestelle erstellen, aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um festzulegen, dass ein Dokument importiert werden muss.

  8. Im Feld Einfügestellen-ID können Sie eine Referenz angeben. Eine Geschäftsanwendung nutzt diese Referenz bei der Identifizierung der einzelnen Einfügestellen. Eine Einfügestellen-ID muss innerhalb einer Dokumentenpaketvorlage eindeutig sein.
    Hinweis Wenn Sie eine Dokumentenpaketvorlage zur Verwendung mit Kofax TotalAgility oder KCM Batch & Output Management erstellen, müssen Sie für jede Einfügestelle eine Referenz bereitstellen.
  9. Klicken Sie auf Speichern zum Speichern der aktuellen Änderungen.
  10. Klicken Sie auf Hinzufügen, um eine neue Einfügestelle zu Ihrer Dokumentenpaketvorlage hinzuzufügen.

    Das Fenster Neue Einfügestelle hinzufügen wird angezeigt.

  11. Geben Sie die erforderlichen Informationen ein und klicken Sie auf Einfügestelle hinzufügen.

    Die neue Einfügestelle wird angezeigt.

  12. Um die neue Einfügestelle bedingt und/oder optional zu machen, befolgen Sie die Schritte 13 und 14. Sie können die Einfügestelle für das Anschreiben nicht bedingt oder optional machen.

    Tipp Um die Reihenfolge der Einfügestellen zu ändern, klicken Sie rechts neben eine Einfügestelle, sodass der Pfeil angezeigt wird, und ziehen Sie die Einfügestelle an die richtige Position. Sie können die führende Position der Einfügestelle für das Anschreiben nicht ändern.

  13. Um die neue Einfügestelle bedingt zu machen, damit das entsprechende Dokument im Dokumentenpaket bedingt angezeigt wird, wählen Sie die Option Diese Einfügestelle wird bedingt einbezogen. Klicken Sie auf jedes der folgenden Elemente, um den Ausdruck festzulegen.

    • Klicken Sie auf die Schaltfläche «ein Feld auswählen», und wählen Sie ein Feld aus der Liste Felder aus.

    • Klicken Sie auf (Text), und wählen Sie eine der Optionen aus, um festzulegen, wie der Wert des ausgewählten Felds interpretiert werden soll.

    • Klicken Sie auf ist gleich/ ist am/ ist um und wählen Sie eine der Optionen aus, um festzulegen, wie das ausgewählte Feld mit dem zweiten Teil des Ausdrucks abgeglichen werden soll.

    • Klicken Sie auf den Wert, und wählen Sie, ob der ausgewählte Wert des Felds mit einem bestimmten Wert oder dem Wert eines anderen Felds verglichen werden soll.

      Wenn Sie den Wert ausgewählt haben, klicken Sie auf «einen Wert eingeben» und geben Sie einen Wert ein, z. B. einen Text, eine Zahl, ein Datum oder eine Zeit. Wenn Sie den Feldwert ausgewählt haben, klicken Sie auf «ein Feld auswählen», und wählen Sie ein Feld aus der Liste aus.

    Um einen anderen Ausdruck hinzuzufügen, klicken Sie auf Hinzufügen. Wenn Sie mit mehreren Ausdrücken arbeiten, klicken Sie auf und/oder, um anzugeben, ob alle Bedingungen erfüllt sein müssen oder mindestens eine. Wenn die Bedingung insgesamt erfüllt ist, wird die Einfügestelle in das Dokumentenpaket einbezogen.

    Um einen Ausdruck zu entfernen, bewegen Sie den Mauszeiger an das rechte Ende der Zeile und klicken Sie auf den Papierkorb.

  14. Um die neue Einfügestelle optional zu machen, sodass der Benutzer wählen kann, ob das resultierende Dokument in das Dokumentenpaket einbezogen wird, aktivieren Sie die Option Der Benutzer kann entscheiden, ob er die Einfügestelle einbeziehen will.
  15. Wenn eine Dokumentenvorlage hinzuzufügende Daten für den Data Backbone vorbereiten soll, klicken Sie auf Eigenschaften, und wählen Sie eine Dokumentenvorlage aus der Liste Datenvorbereitungsvorlage aus.
  16. Klicken Sie auf Speichern, um die Änderungen zu speichern und mit dem Bearbeiten der Dokumentenpaketvorlage fortzufahren, oder auf Speichern und schließen, um die Änderungen zu speichern und den Dokumentenpaketvorlagen-Editor zu schließen.