Im KCM können Sie auch Änderungslisten aus einem externen Workflow-System verwalten. Das schafft mehr Flexibilität für die Genehmigung von Content-Änderungen. Dieser Ansatz könnte z. B. nützlich sein, wenn Änderungen von mehreren Personen in Ihrem Unternehmen genehmigt werden müssen, bevor sie veröffentlicht werden können. Diese Änderungslisten werden erstellt und kontrolliert anhand einer Reihe von API-Aufrufen.

In KCM Designer werden extern verwaltete Änderungslisten in ihrem Fenster Details mit „Diese Änderungsliste bedarf einer externen Genehmigung“ gekennzeichnet. Sie können Objekte in einer solchen Änderungsliste nur bearbeiten, wenn diese nicht durch eine externe Anwendung gesperrt ist.

Anders als bei normalen Änderungslisten hängt der Status einer extern gesteuerten Änderungsliste nicht vom Status ihrer Objekte ab und kann einer der folgenden sein: In Entwicklung, Wird geprüft, Genehmigt oder Veröffentlicht.

• Eine Änderungsliste, die den Status In Entwicklung hat und keine Objekte mit dem Status In Entwicklung oder Abgelehnt enthält, können Sie zur Überprüfung senden. Klicken Sie dazu auf die Änderungsliste und dann rechts im Fenster Veröffentlichungs-Workflow auf Zur Prüfung übergeben. Kommentieren Sie die Änderungen, und klicken Sie auf OK. Die Änderungsliste erhält den Status Wird geprüft, und ihre Objekte können erst wieder bearbeitet werden, wenn die Änderungen durch eine externe Anwendung genehmigt wurden.

  • Wenn die Änderungen extern genehmigt wurden, erhält die Änderungsliste den Status Genehmigt und alle Objekte, die den Status Entwurf hatten, erhalten den Status Akzeptiert. Jetzt können Sie die Änderungsliste veröffentlichen. Klicken Sie dazu auf die Änderungsliste, dann rechts im Fenster Veröffentlichungs-Workflow auf Veröffentlichen und schließlich auf OK. Die Änderungsliste erhält den Status Veröffentlicht und wird automatisch deaktiviert.

  • Wenn die Änderungen extern abgelehnt werden, wird die Änderungsliste wieder nach in Entwicklung verschoben, und im Fenster Veröffentlichungs-Workflow wird zur Begründung der Ablehnung der Änderungen ein Kommentar eingestellt. Nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor, und senden Sie die Änderungsliste erneut zur Überprüfung.

• Sie können die genehmigten Änderungen zurückweisen, wenn Sie ausreichende Gründe und die Berechtigung dazu haben.

  Wichtig Der Ablehnungsaktion kann Referenzen zwischen Objekten zerstören und sollte nur in Ausnahmefällen erfolgen. Die Aktion verschiebt die bereits akzeptierten Objekte in den Status Abgelehnt, und Sie können die Änderungsliste erst wieder heraufstufen, wenn alle ihre Objekte bedarfsgemäß überprüft und korrigiert wurden. Die Aktion hat keinerlei Einfluss auf veröffentlichte Objekte, falls vorhanden.
  Klicken Sie auf die Änderungsliste und anschließend auf Genehmigung zurückziehen. Lesen Sie die Warnmeldung, und klicken Sie auf OK, um fortzufahren. Begründen Sie in einem Kommentar, warum die Genehmigung zurückgezogen wurde, und klicken Sie anschließend erneut auf OK.

  Die Änderungsliste wird wieder nach In Entwicklung verschoben. Alle Objekte, die in dieser Änderungsliste geändert wurden, werden Abgelehnt. Nehmen Sie die erforderlichen Änderungen an den Objekten vor, und klicken Sie dann auf Zur Prüfung übergeben, um die Änderungsliste heraufzustufen.

Um zu sehen, wie viele Objekte mit unterschiedlichen Zuständen eine Änderungsliste enthält, klicken Sie sie an und dann rechts im Fenster Details auf Details anzeigen.