L'organizzazione può avere centinaia di documenti diversi, quali lettere, policy, offerte, fatture e molto altro. Un documento è composto di diversi elementi, quali indirizzo, formula introduttiva, corpo della lettere e formula di chiusura. Inoltre un documento può presentare una corporate identity che include il marchio, il piè di pagina, il carattere standard, margini personalizzati e così via.

In genere, l'organizzazione conta su una serie di documenti simili. Ad esempio, tutte le lettere dell'organizzazione potrebbero presentare lo stesso layout, intestazioni e piè di pagina, blocco indirizzo e formula introduttiva.

KCM Designer consente di gestire tutti questi elementi correttamente e in modo facile e personale. La produzione di documenti in KCM Designer si basa sul modello. Diversi elementi del documento, quali le porzioni di testo (Blocchi di testo), o un piè di pagina dell'azienda, possono essere gestiti e adattati singolarmente. Le modifiche devono essere applicate una sola volta.

KCM Designer è basato sul ruolo. Le modifiche in alcuni elementi del documento, quali quelli correlati alla corporate identity, possono essere applicate da un utente il cui ruolo è la gestione della corporate identity.

Il lavoro con elementi separati del documento consente un facile uso del multi-branding. Elementi dei contenuti, quali i Blocchi di testo, possono essere riutilizzati per marchi secondari, qualora le identità aziendali siano diverse.

La figura di seguito riproduce la struttura di una lettera con diversi elementi.

Il logo, il nome, l'indirizzo, il riferimento, la chiusura, la firma e il piè di pagina potrebbero essere identici in ciascuna lettera. In KCM Designer, questi elementi sono definiti in Modelli principali.

Il corpo delle singole lettere potrebbe essere diverso. È definito in Procedure guidate contenuti e in Blocchi di testo. Procedure guidate contenuti e Blocchi di testo sono collegati ai Modelli principali mediante i Modelli documenti.

La corporate identity di un documento (intestazioni, piè di pagina, margini e altro) è definita in Stile della pagina e in Foglio di stile.