In KCM è inoltre possibile gestire gli Insiemi di modifiche da un sistema di workflow esterno, che consente di approvare le modifiche dei contenuti in modo più flessibile. Questo approccio ad esempio può essere utile se le modifiche devono essere approvate da più persone nell’organizzazione, prima di essere pubblicate. Tali Insiemi di modifiche sono creati e controllati mediante un set di chiamate API.

In KCM Designer, il contrassegno "Questo insieme di modifiche è soggetto ad approvazione esterna” viene visualizzato nel riquadro Dettagli per gli Insiemi di modifiche gestiti esternamente. Non è possibile modificare gli oggetti in un tale Insieme di modifiche se è bloccato da un’applicazione esterna.

Diversamente dagli Insiemi di modifiche regolari, lo stato di un Insieme di modifiche controllato esternamente non dipende dallo stato dei suoi oggetti e può essere uno tra quelli di seguito: In fase di sviluppo, In fase di revisione, Approvato o Pubblicato.

• Se l’ Insieme di modifiche presenta lo stato In fase di sviluppo e non contiene oggetti In fase di sviluppo o Rifiutato, è possibile inviarlo per la revisione. A tal fine, fare clic su Insieme di modifiche e quindi su Invia per la revisione nel riquadro Workflow di pubblicazione a destra. Immettere un commento per le modifiche e fare clic su OK. L’Insieme di modifiche riceve lo stato In fase di revisione e non è più possibile modificare i suoi oggetti finché le modifiche non siano state approvate da un’applicazione esterna.

  • Se le modifiche sono approvate esternamente, l’Insieme di modifiche riceve lo stato Approvato e tutti i suoi oggetti che erano in stato Bozza passano allo stato Accettato. Ora è possibile pubblicare l’Insieme di modifiche. A tal fine, fare clic sull’ Insieme di modifiche, fare clic su Pubblica nel riquadro Workflow di pubblicazione, immettere un commento e quindi fare clic su OK. L’Insieme di modifiche ottiene lo stato Pubblicato e viene automaticamente disattivato.

  • Se il rifiuto delle modifiche avviene esternamente, l’ Insieme di modifiche torna allo stato In fase di sviluppo e viene inserito un commento nel riquadro Workflow di pubblicazione con la descrizione del motivo del rifiuto. Apportare le modifiche necessarie e inviare l’ Insieme di modifiche di nuovo per la revisione.

• È possibile rifiutare le modifiche approvate, se si hanno ragioni sufficienti e si dispone delle autorizzazioni richieste.

  Importante L’azione di rifiuto può interrompere i riferimenti tra gli oggetti e deve essere usata solo a titolo di eccezione. L’azione passa gli oggetti già accettati allo stato di Rifiutato e non è possibile promuovere di nuovo l’insieme di modifiche finché tutti gli oggetti non saranno controllati e corretti come richiesto. L’azione non influisce sugli oggetti pubblicati, se presenti.
  Fare clic sull’ Insieme di modifiche e quindi su Ritira approvazione. Accertare di aver letto il messaggio di avviso e fare clic su OK per proseguire. Immettere un commento con la descrizione del motivo del ritiro di approvazione, quindi fare di nuovo clic su OK.

  L’Insieme di modifiche viene riportato a In fase di sviluppo. Tutti gli oggetti che erano stati modificati in questo Insieme di modifiche diventano Rifiutato. Apportare le modifiche necessarie agli oggetti, quindi fare clic su Invia per la revisione per promuovere di nuovo Insieme di modifiche.

Per vedere quanti oggetti con stato modificato contiene l’Insieme di modifiche, fare clic su questo e quindi su Mostra dettagli nel riquadro Dettagli a destra.