Creazione e modifica di un nuovo Modello raccolta documenti
Una Raccolta documenti contiene i set di documenti. Ad esempio è possibile utilizzzare questa funzionalità se occorre inviare al cliente più documenti in una sola raccolta, senza unirli manualmente. La creazione di una Raccolta documenti avviene dal Modello raccolta documenti.
- Passare a .
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Fare clic su Modelli raccolta documenti e quindi su Nuovo modello raccolta documenti nel riquadro Nuovo a destra.
Si apre la finestra Nuovo modello raccolta documenti.
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Immettere un nome per il nuovo Modello raccolta documenti e fare clic su OK.
Il nuovo Modello raccolta documenti viene visualizzato nella cartella Modelli raccolta documenti.
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Fare clic sul nuovo Modello raccolta documenti e quindi su Modifica nel riquadro Visualizza e modifica, a destra.
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Alla prima modifica del Modello raccolta documenti, si apre la finestra "Lettera di accompagnamento".
Nel campo Nome, immettere un nome significativo per la lettera di accompagnamento.
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In Contenuti, selezionare una delle opzioni di seguito.
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Per creare un documento basato su un determinato Modello documento, selezionare Modello documento e quindi scegliere un Modello documento dall'elenco a discesa.
Suggerimento Nel selezionare un Modello documento dall'elenco a discesa, è possibile iniziare a digitare il nome del Modello documento per applicare un filtro all'elenco. -
Per aggiungere alla Raccolta documenti un documento archiviato all'esterno di KCM, selezionare Importazione documento.
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Fare clic su OK per proseguire.
Si visualizza Editor del modello raccolta documenti.
- Lo spazio "lettera di accompagnamento" viene visualizzato in Proprietà.
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Se necessario, è possibile apportare modifiche allo spazio.
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In via opzionale, nel campo Descrizione è possibile immettere testo relativo al contenuto di questo spazio.
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Se si seleziona Modello documento e si visualizza l'elenco a discesa "Tutti i canali usano il modello", consultare Creazione e modifica di un Modello raccolta documenti con canali per dettagli e informazioni su cosa fare successivamente.
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Se si crea uno spazio lettera di accompagnamento e si seleziona Importazione documento, l'impostazione "L'applicazione aziendale deve fornire l'importazione documento per questo spazio." è disattivata. Se si sta creando uno spazio non lettera di accompagnamento, selezionare questa casella di controllo per richiedere l'importazione del documento.
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In via facoltativa, è possibile indicare un riferimento nel campo Identificativo dello spazio. Un’applicazione aziendale usa questo riferimento durante l’identificazione degli spazi singoli. All’interno di un Modello raccolta documenti il riferimento spazio deve essere univoco.
Nota Se si sta creando un Modello raccolta documenti da usare con Kofax TotalAgility o con KCM Batch & Output Management, è necessario fornire un riferimento per ogni spazio.
- Fare clic su Salva e salvare le modifiche correnti.
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Per aggiungere un nuovo spazio al Modello raccolta documenti, fare clic su Aggiungi.
Viene visualizzata la finestra Aggiungi un nuovo spazio.
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Immettere le informazioni richieste e fare clic su Aggiungi spazio.
Si apre la nuova finestra.
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Per rendere il nuovo spazio condizionale e/o opzionale, passare ai passaggi 13 e 14. Lo spazio "Lettera di accompagnamento" non può essere condizionale o opzionale.
Suggerimento Per modificare l'ordine degli spazi, fare clic a destra di uno spazio per visualizzare il segnale di direzione e trascinare lo spazio nella posizione corretta. Non è possibile modificare la posizione iniziale dello spazio "Lettera di accompagnamento".
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Per rendere condizionale il nuovo spazio e visualizzare il documento nella raccolta documenti sotto condizione, selezionare Questo spazio sarà incluso in base a condizione. Per impostare l'espressione, fare clic su tutti gli elementi di seguito.
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Fare clic su «seleziona un campo» e selezionare un Campo in Elenco campi.
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Fare clic su (come testo) e quindi selezionare un'opzione per indicare in che modo deve essere interpretato il valore del Campo selezionato.
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Fare clic su è uguale a/ è il/ è alle è selezionare un'opzione per indicare in che modo il valore del Campo deve essere raffrontato con la seconda parte dell'espressione.
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Fare clic su valore se il valore del Campo selezionato deve essere raffrontato con un determinato valore o con quello di un altro Campo.
Se è stato selezionato valore, fare clic su «immetti un valore» e immettere un valore, ad esempio testo, numero, data o ora. Se è stato selezionato valore del campo, fare clic su «seleziona un campo» e selezionare un Campo dall'elenco.
Per aggiungere un'altra espressione, fare clic su Aggiungi. Se si dichiarano più espressioni, fare clic su e/o per indicare se sono vere tutte le condizioni o almeno una. Se l'intera condizione è vera, lo spazio viene incluso nella Raccolta documenti ottenuta.
Per rimuovere un'espressione, spostare il puntatore a destra della riga e quindi fare clic sull'icona del cestino.
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- Per rendere opzionale il nuovo spazio in modo tale che l'utente possa scegliere se includere il documento ottenuto nella Raccolta documenti, contrassegnare la casella di controllo L'utente può scegliere di includere questo spazio.
- Per selezionare un Modello documento e preparare i dati da aggiungere a Data Backbone, fare clic su Proprietà e selezionare un Modello documento nell'elenco Modello di preparazione dati.
- Fare clic su Salva per salvare le modifiche e continuare a lavorare sul Modello raccolta documenti o su Salva e chiudi per salvare le modifiche e chiudere l'Editor del modello raccolta documenti.