インポートに電子メールを使用する

インポートに電子メールを使用するには、このトピックの手順を使用します。

インポートに電子メールを使用する場合、電子メール サーバーにアクセスし、電子メール アカウント内の電子メールの読み取り、移動、削除ができます。電子メールは DocAI Studio によって読み取られて処理され、処理が終わると特定のフォルダに移動するか、電子メール アカウントから削除されます。

同じ設定であっても、他のソリューションの OAuth 電子メール接続を再利用することはできません。つまり、同じ電子メール アカウントへのアクセスが必要な複数のソリューションがある場合、それぞれのソリューションが独自の接続を必要とします。

自動インポートに個人の受信トレイを使用することは推奨されません。使用すると、プライベート、機密、または非ビジネスデータが共有システム内で自動化された処理や保存にさらされ、以下のような結果が生じる可能性があります。

  • 個人の通信データの紛失。[メールを削除] を選択すると、インポート チャネルで処理されたメッセージは受信トレイから永久に削除されます。これは取り消すことができません。

  • 個人情報への不正アクセス。

  • 組織のデータ保護または保持ポリシーの不遵守。

セキュリティとコンプライアンスを確保するために:

  • すべての自動インポートには専用のサービス メールボックスを使用します。

  • 個人用メールとビジネス用メールは厳密に分けてください。

手順

  1. リボンの ([設定]) メニューを選択します。
  2. [インポート チャネル] > [電子メール] を選択します。
  3. [チャネルを有効にする][はい] に設定します。(デフォルト: [いいえ])

    [いいえ] に設定すると、すべての設定が無効になります。

  4. OPMT または Azure をインストールしている場合は、[Message Connector] を選択します。これはテナント管理システム上で設定されています。
  5. [プロバイダー] を選択します。次の中から選択します。
    • Gmail

    • Microsoft 365

    • Outlook.com

    • その他

    すべての [プロバイダー] 値について、以下の設定を構成します:

    メールボックス

    このメールボックスがビジネス目的で認可されており、個人情報が含まれていない場合にのみ先に進んでください。

    1. 有効な電子メール アドレスを入力します。

    2. [その他] 以外のすべてのプロバイダーについては、[アカウントに接続] を選択します。

      [その他] のプロバイダーを選択すると、[アカウントに接続] は利用できません。

      選択した [メールボックス] の OAuth 構成が表示されます。

      次の設定を構成します。

      1. [リダイレクト URI]

        これはトークン生成プロセスで使用される読み取り専用の認可要求です。

        URI リンクをコピーするには を選択します。

        [クライアント ID]

        クライアントを識別するための ID。ID は英数字の文字列である必要があります。

        [クライアント シークレット]

        クライアントが使用するシークレット文字列を入力します。この文字列はタイプ中にアスタリスクで難読化されます。

        トークン URL

        OAuth トークンを取得するための URL です。これは選択したプロバイダーに基づいて自動的に入力され、サーバーの詳細に合わせて調整する必要があります。

        認証 URL

        OAuth 認証 URL です。これは選択したプロバイダーに基づいて自動的に入力され、サーバーの詳細に合わせて調整する必要があります。

      2. 電子メール サーバーに接続するために [承認する] を選択します。

        テストが失敗したら、設定を確認して再度認証を試みてください。OAuth の設定が成功すると、設定が保存され、有効なアクセス トークンが返されるはずです。

      3. [OK] を選択します。

        OAuth の設定ウィンドウが閉じ、[メールボックス] フィールドの横に新しい [切断] が表示されます。

        TotalAgility Advanced Studio 上で OAuth サーバー接続が作成されます。[切断] を選択するか電子メール チャネルを無効にすると、対応する OAuth サーバーが削除されます。

    フォルダ

    監視する電子メール フォルダの名前を入力します。

    サブ フォルダを含める

    選択された場合、指定された [フォルダ] の下にネストされたサブフォルダも監視されます。

    (デフォルト: オフ)

    後処理

    電子メールがインポートされた後の処理を指定します。

    • メールを削除: 電子メールはインポートされると削除されます。(デフォルト)

    • メールを移動: 選択すると、[フォルダに移動] 設定を使用して、インポートした電子メールを移動するフォルダを指定できます。

    [その他] を選択すると、以下の追加の設定を使用できます。

    [ホスト]

    サーバー ホストの URL です。

    パスワード

    メールボックス アカウントのパスワード。

    [ポート]

    サーバー上のポート。(デフォルト: 993)

  6. ソリューションを保存 () します。