Poner un documento en estado Retenido
Se puede aplicar una Actividad Retener a un documento que esté en la Actividad Aprobación, la Actividad Codificación o la Actividad Excepción. Al retener un documento, se le impide que pase al paso siguiente del proceso. No se puede realizar ninguna operación hasta que se quite el estado de retención.
Ponga el documento en estado Retenido si no se puede procesar. Por ejemplo, si no se conoce el proveedor. Puede pausar el documento y resolver el problema fuera de Kofax AP Agility por medio de correos electrónicos o por teléfono. Una vez resuelto el problema, libere la retención del documento.
Se envían notificaciones de correo para asegurarse de que el documento no queda retenido de forma indefinida.
Un documento o factura en estado Actividad Retener en una de estas actividades se indica en la cola de trabajos porque se añade (Retenida) al documento. Por ejemplo, Actividad Aprobación (Retenida)
Puede retener un documento siguiendo estos pasos:
- Abra un documento en la Actividad Retener, la Actividad Codificación o la Actividad Excepción.
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En la barra de acciones, seleccione Retenida de la lista Opciones de direccionamiento.
Se muestra la ventana Retener factura.
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En la ventana Retener factura, haga lo siguiente.
- Seleccione el motivo de la retención en la lista Motivo de retención.
- Si estuviera activado, especifique en el campo Comentarios el motivo por el que el documento queda retenido.
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Haga clic en Aceptar y enviar para cerrar el documento y retenerlo inmediatamente.
Si quiere, puede hacer clic en Aceptar para volver al documento sin enviarlo. El documento se retiene solo cuando hace clic en Enviar.
El documento se cierra y queda retenido. En la cola de trabajos, esto se indica añadiendo (Retenida) a la factura o documento. Por ejemplo, Actividad Codificación (Retenida). El Motivo de retención seleccionado y los comentarios se almacenan en la pestaña Historial de la factura.