Configurar las notificaciones de los correos de aprobación
Los miembros del grupo de recursos de Aprobadores de AP pueden aprobar los correos de dos formas. En primer lugar, puede Aprobar un documento por medio de la Flujo de trabajo de AP Agility o puede configurar las notificaciones por correo de forma que reciba correo cuando una o más facturas precisen de aprobación. Esto permite aprobar documentos sin que sea necesario acceder a Flujo de trabajo de AP Agility. Sólo recibirá notificaciones para aquellas organizaciones o unidades de negocio en las que esté configurado para aprobación.
Cada miembro del grupo de recursos Aprobadores de AP puede configurar sus propias notificaciones y recibir correos para las facturas de la que se tenga permiso de aprobación. Se recomienda que cada usuario de Actividad Aprobación establezca su dirección de correo propia, en lugar de utilizar un correo electrónico compartido.
Puede configurar la notificación por correo para la aprobación de una o más facturas siguiendo estos pasos:
- Acceda a Kofax AP Agility.
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En el menú, seleccione .
Se muestra la página Configuración de la aprobación por correo.
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Seleccionar Enviar notificación de aprobación por correo.
Se pueden cambiar otros valores.
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En el Tipo de notificación de correo, seleccione uno de los valores siguientes.
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De forma inmediata para cada factura que tenga asignada.
Se envía un correo por cada factura que precise de su aprobación.
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Mediante planificación para todas las facturas pendientes asignadas a mí.
Se envía un único correo con todas las facturas acumuladas en el periodo de tiempo que se especifique. Si se supera el Recuento máximo de facturas por correo, se envía un correo adicional.
Tenga en cuenta que el número mínimo de días es uno.
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Edite el Asunto del correo, el Cuerpo del correo y la Información de factura según sea necesario para sus notificaciones.
Utilice la lista siguiente de códigos para configurar el correo.
Código
Descripción
[Name]
Su nombre de usuario en Kofax AP Agility y Kofax TotalAgility.
[InvoiceCount]
El número de facturas disponibles para que usted las apruebe.
[OrganizationName]
El nombre de la empresa.
[BusinessUnit]
La unidad comercial.
[InvoiceFileName]
El nombre del archivo de una factura adjunta.
[VendorName]
El nombre del proveedor de la factura.
[InvoiceDate]
La fecha de la factura.
[InvoiceAmount]
El importe de la factura.
[InvoiceCurrency]
La divisa de la factura.
[CurrentDate]
La fecha del servidor Kofax TotalAgility cuando se generó el correo electrónico, en formato AAAA-MM-DD.
[CurrentUtcDate]
La fecha UTC (Universal) del servidor Kofax TotalAgility cuando se generó el correo electrónico, en formato AAAA-MM-DD.
- Seleccione Adjuntar factura a correo si quiere adjuntar al correo la factura o facturas acumuladas.
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Haga clic en Guardar.
Un aviso indica el guardado de la notificación.
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Haga clic en Cerrar.
La página Configuración de la aprobación por correo se cierra y volverá a la cola de trabajos.