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Créer et modifier un Modèle rapide comme un document Microsoft Word

Pour créer et modifier un Modèle rapide dans Microsoft Word, procédez comme suit.

  1. Accédez à Contenu > Modèles rapides.
  2. Cliquez sur Modèles rapides, puis sur Nouveau modèle rapide dans le panneau Nouveau sur la droite.

    La fenêtre Nouveau modèle rapide s'affiche.

  3. Saisissez un nom pour le Modèle rapide que vous êtes en train de créer. Dans la liste déroulante, sélectionnez Document Microsoft Word, puis cliquez sur OK.
    Le Modèle rapide apparaît dans Modèles rapides.
  4. Sélectionnez le Modèle rapide requis, puis cliquez sur Afficher ou Modifier dans le panneau Afficher et modifier sur la droite.
    1. Pour afficher le contenu, cliquez sur Afficher.
      Le Modèle rapide s'ouvre comme document en lecture seule dans Microsoft Word.

      Si vous modifiez le fichier dans ce mode, il ne peut être enregistré que sur un stockage local.

    2. Pour modifier le contenu, cliquez sur Modifier.
      Le Modèle rapide devient entièrement disponible pour édition dans Microsoft Word. Si vous n'aviez pas de révision « En développement », elle est créée. Lors de l'enregistrement, la révision « En développement » sera mise à jour.
  5. Apportez les modifications nécessaires.
    Lorsque vous modifiez un document, il n'est plus disponible pour les opérations de déverrouillage, de téléchargement ou de modification. Vous pouvez toutefois consulter ou télécharger ce document.
  6. Fermez Microsoft Word et enregistrez les modifications lorsque vous y êtes invité.
    Si des erreurs sont détectées, KCM Designer affiche l'état d'erreur d'un document enregistré, éventuellement après un petit délai. Effectuez les corrections requises et enregistrez les modifications.
  7. Cliquez sur le Modèle rapide, puis sur Créer un modèle de document dans le panneau Autres actions sur la droite.
  8. Pour afficher le Modèle rapide mis à jour, accédez à Communications > Modèles de document. Cliquez sur le Modèle de document, puis sur Tester dans le panneau Autres actions sur la droite.

    Vous pouvez afficher ou enregistrer le résultat.

Vous pouvez également télécharger le Modèle rapide sur votre ordinateur pour le modifier dans l'éditeur de votre choix, puis le renvoyer dans KCM Designer. Pour ce faire, cliquez sur l'objet, puis sur Télécharger pour modification en local dans le panneau Afficher et modifier sur la droite. Cliquez sur Télécharger uniquement ou sur Verrouiller et télécharger pour verrouiller l'objet vis-à-vis des autres utilisateurs. Lorsque vous avez terminé de modifier l'objet dans votre éditeur, enregistrez-le, puis cliquez sur Envoyer le fichier modifié en local dans KCM Designer, pour renvoyer le fichier depuis votre ordinateur.

La taille maximale d'un fichier téléchargé est de 40 Mo.

Si nécessaire, vous pouvez insérer des Champs en les saisissant pendant la modification.

Veillez à ce que le Champ à utiliser existe bien dans le Data Backbone. Notez également que vous ne pouvez ajouter que des Champs qui appartiennent à une structure non répétitive dans le Data Backbone.

Par exemple, pour ajouter un Champ contenant le nom de famille d'un client, saisissez « [Customer.LastName] ».

Vous pouvez également appliquer l'une des options de formatage aux Champs dans votre Modèle rapide. Pour ce faire, ajoutez deux-points après le nom du Champ et saisissez l'option de formatage. Par exemple, « [Customer.LastName:capital] » mettra en majuscule le premier caractère du nom du client. Pour la description des options de formatage disponibles, consultez la rubrique Formater un Champ.

Pour faciliter le processus d'insertion des Champs, vous pouvez utiliser KCM Toolbox for Word. Pour obtenir les instructions d'installation et de configuration, consultez le Kofax Communications Manager Installation Guide (Kofax Communications Manager – Guide d'installation). Une fois configuré, pour ajouter un Champ dans votre document, placez le curseur à l'endroit souhaité, puis cliquez sur le Champ requis dans Toolbox pour l'insérer. Vous pouvez utiliser la fonction de recherche ici.

Pour appliquer le formatage, sélectionnez le Champ dans le document, puis sélectionnez une option de formatage dans la liste déroulante et cliquez sur Ajouter.