PDF-Dateien aus Outlook-E-Mail-Anhängen erstellen
Sie können PDF-Dateien aus E-Mail-Anhängen in Microsoft Outlook erstellen.
Die Erstellung beginnt mit dem Werkzeug PDF aus Anhängen erstellen (
) das auf einer Kofax-Registerkarte im Hauptfenster und einem geöffneten Nachrichtenfenster angezeigt wird. Das Tool ist nur aktiv, wenn an die ausgewählte E-Mail eine Datei angehängt ist.
Um PDF-Dateien aus E-Mail-Anhängen zu erstellen, gehen Sie vor, wie folgt.
Einstellungen für den Umgang mit Anhängen festlegen
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Klicken Sie auf der Registerkarte Kofax PDF in Outlook auf das Werkzeug Einstellungen (
).
Das Dialogfeld Einstellungen wird angezeigt.
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Geben Sie im Dialogfeld Einstellungen auf der Registerkarte PDF-Erstellung an, wie Sie bei E-Mails mit mehreren Anhängen vorgehen möchten:
- Mit Alle Anhänge konvertieren werden grundsätzlich alle angehängten Dateien ohne Benutzereingriff konvertiert und in dem zuletzt verwendeten Speicherpfad abgelegt.
- Mit Zur Auswahl eines Anhangs auffordern wird eine Liste der angehängten Dateien angezeigt. Sie können die zu konvertierenden Dateien und einen Speicherpfad auswählen.
- Klicken Sie auf OK, um Änderungen zu speichern.
PDF-Dateien aus Anhängen erstellen
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Wählen Sie eine E-Mail aus, die eine oder mehrere Dateianhänge mit einem unterstützten Dateityp enthält.
Der Befehl bezieht sich immer auf die Anhänge in der aktuell aktiven E-Mail. Für jeden Dateianhang wird eine separate PDF-Datei erstellt. Der Dateiname der Quelldatei wird für die PDF-Datei übernommen. Sie können einen gemeinsamen Speicherpfad für die erstellten PDF-Dateien angeben. Ist an die E-Mail eine PDF-Datei angehängt, wird diese ohne weitere Verarbeitung im Zielpfad gespeichert. Sind Dateien unterschiedlicher Typen angehängt, werden die PDF-Dateien direkt gespeichert und die anderen Dateien in PDF konvertiert.
- Klicken Sie auf der Kofax PDF-Funktionsleiste in Outlook auf das Werkzeug PDF aus Anhängen erstellen (siehe oben).
- Wenn Sie in den Einstellungen Alle Anhänge konvertieren ausgewählt haben, werden die PDF-Dateien im zuletzt verwendeten Ordner gespeichert.
- Wenn Sie in den Einstellungen Zur Auswahl eines Anhangs auffordern gewählt haben, wird das Dialogfeld Liste der Dateianhänge angezeigt, in dem Sie die zu konvertierenden Dateien auswählen können.
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Es wird ein Speicherordner vorgeschlagen. Der Standardzielordner ist Dokumente\ PDF-Favoriten > Outlook Archiv. Klicken Sie auf Durchsuchen, wenn Sie einen anderen Ordner auswählen möchten.
Enthält der Ordner der Quelldatei bereits eine PDF-Datei mit demselben Dateinamen, wird an den Dateinamen der erstellten PDF-Datei zur Unterscheidung eine Nummer angehängt.Falls Sie den Zielordner für die automatische Speicherung ändern möchten, öffnen Sie das Dialogfeld Einstellungen und wählen Sie die Option Zur Auswahl eines Anhangs auffordern. Dann können Sie einen anderen Zielordner auswählen. Anschließend können Sie im Dialogfeld Einstellungen die automatische Konvertierung wiederherstellen.
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Klicken Sie auf OK, um die Erstellung zu starten.
Wenn die Konvertierung nicht möglich ist, wird eine Warnung eingeblendet. Bilddateien (.bmp, .jpg, .png, .tif), .xps-, .ps- und .eps-Dateien werden direkt verarbeitet. Andere Dokumente (z. B. Word-Dateien) werden in eine PDF Create-Datei gedruckt. Die mit dem jeweiligen Dateitypen verknüpfte Anwendung muss daher auf Ihrem System installiert sein.
In allen Fällen wird das Informationsfenster Ergebnisse mit Angaben zum Konvertierungserfolg geöffnet. Sie können Sie den Ausgabeordner öffnen oder eine erzeugte PDF-Datei durch Doppelklicken auf ihren Dateinamen anzeigen.