Outlook-Objekte in einer PDF-Datei zusammenführen
Sie können die ausgewählten Objekte oder einen ganzen Ordner (mit oder ohne Unterordner) in einer PDF-Datei zusammenfassen. Zur einfacheren Navigation in den archivierten Objekten versieht die PDF-Datei die einzelnen E-Mails mit Lesezeichen.
Vorbereiten der Einstellungen für die Archivierung von Outlook-Objekten in einer PDF-Datei
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Klicken Sie auf der Registerkarte Kofax PDF auf das Werkzeug Einstellungen, um das Dialogfeld Einstellungen mit dem geöffneten Fenster Einstellungen für E-Mail-Archivierung anzuzeigen.
Siehe Hilfethema Dialogfeld Einstellungen
- Wählen Sie in diesem Fenster in der Liste Archivierungsformat die gewünschte PDF-Version aus.
- Wählen Sie unter Archivierungsmethode die Option E-Mail-Nachrichten in einer PDF-Datei zusammenfassen.
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Entscheiden Sie, wie mit E-Mail-Anhängen verfahren werden soll.
Weitere Informationen finden Sie unter Handhabung von E-Mail-Anhängen.
- Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld zu schließen.
Die Archivierung von Outlook-Objekten in einer PDF-Datei starten
Ändern Sie Einstellungen wie beschrieben in Vorbereiten der Einstellungen für die Archivierung von Outlook-Objekten in einer PDF-Datei, fahren Sie dann mit den folgenden Schritten fort.
- Wählen Sie die zu archivierenden Elemente aus.
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Click a tool depending on your selection.
Falls Sie eine oder mehrere Dateien auswählen, klicken Sie auf der Kofax PDF-Registerkarte auf das Werkzeug E-Mail archivieren.
Wenn Sie einen Ordner auswählen, klicken Sie auf das Werkzeug auf der Registerkarte Kofax PDF.
Um nur zukünftige oder vergangene Termine zu archivieren, zeigen Sie den Kalender in der Wochen- oder Monatssicht an, wählen Sie den gewünschten Zeitraum aus und verwenden Sie die Option E-Mail archivieren anstelle von Ordner archivieren. -
Wählen Sie im Dialogfeld Archivstammordner auswählen oder Speichern unter den Zielordner aus, in dem die Elemente gespeichert werden sollen.
In Outlook ist standardmäßig der Ziel-Ordner Dokumente\PDF-Favoriten\Outlook-Archiv. Die PDF-Dateien erhalten automatisch den Betreff des ausgewählten Objekts als Dateinamen. Wenn der Dateiname bereits vergeben ist, wird den Dateinamen automatisch eine fortlaufende Nummer angehängt.
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Klicken Sie auf Speichern, um die Archivierung zu starten.
Die Dateien werden im Zielordner gespeichert. Eine Fortschrittsanzeige wird angezeigt. Bei Problemen wird ein Fehlerbericht im PDF-Format angelegt, dem die Anhänge hinzugefügt werden.
Bei der Archivierung wird die PDF-Datei mit Lesezeichen versehen, Um die Navigation zu vereinfachen. damit Sie die einzelnen E-Mails in der PDF-Zieldatei leichter auffinden können. Es wird eine hierarchische Liste der Lesezeichen erstellt. Die Lesezeichen verweisen dabei jeweils auf die erste Seite der einzelnen E-Mails. Die Lesezeichen sind nach Datum, Absender und Betreff gruppiert. Absender und Betreff sind dabei aufsteigend alphabetisch sortiert, das Datum in absteigender Reihenfolge.