PDF-Dateien in Microsoft Outlook erstellen
Während Sie in Microsoft Outlook arbeiten, können Sie PDF-Dateien erstellen:
- Aus Nicht-PDF-Dateianhängen in E-Mails, die auf dem lokalen Computer gespeichert werden sollen.
- Aus Nicht-PDF-Dateien auf dem lokalen Computer, die an die aktuell geöffnete E-Mail angehängt werden sollen.
- Aus einem oder mehreren E-Mail-Objekten, die als Archiv auf dem lokalen Computer gespeichert werden sollen.
Der Fokus dieses Themas ist in erster Linie die Archivierung der E-Mails und stellt nützliche Links zu verwandten Archivierungsthemen bereit.
Power PDF bietet Add-Ins für Outlook, mit denen Sie ausgewählte E-Mail-Objekte oder ganze Ordner in PDF-Dateien konvertieren können. Sie können auf die Funktionen über die Registerkarte Kofax PDF zugreifen, wenn Sie Outlook öffnen, oder in einem geöffneten Outlook-Nachrichtenfenster.
Die Kofax PDF-Registerkarte in Microsoft Outlook enthält folgende Werkzeuge.
| Symbol | Beschreibung |
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PDF konvertieren: Startet die Konvertierung eines PDF- oder XPS-Anhangs mit den auf der Registerkarte PDF-Konvertierungseinstellungen im Dialogfeld Einstellungen angegebenen Einstellungen. |
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Ordner archivieren: Archivieren Sie den ausgewählten E-Mail-Ordner im Hauptfenster in mehreren PDF-Dateien. Dieses Werkzeug steht nur im Outlook-Hauptfenster zur Verfügung. Siehe Archivierung. |
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E-Mail archivieren: Archivieren Sie die ausgewählten Objekte in mehreren PDF-Dateien. Siehe Archivierung. |
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PDF aus Anhängen erstellen: PDF-Dateien aus Outlook-E-Mail-Anhängen erstellen unterstützter Dateitypen. Diese Option ist im Hauptfenster von Outlook nur aktiv, wenn die aktuelle Nachricht mindestens einen Anhang eines Dateityps enthält, der in PDF konvertiert werden kann. |
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Datei als PDF an E-Mail anhängen: Konvertieren Sie eine lokale Datei in eine PDF-Datei, und hängen Sie sie an eine ausgehende E-Mail oder Antwort an. Um diese Option zu verwenden, müssen Sie eine E-Mail-Nachricht auswählen. |
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Einstellungen: Legen Sie Einstellungen für das Erstellen, Archivieren und Konvertieren von PDF-Dateien fest. |
Die Kofax PDF-Registerkarte in einem Outlook-Nachrichtenfenster bietet dieselben Werkzeuge wie das Outlook-Hauptfenster, außer, dass das Werkzeug Ordner archivieren nicht verfügbar ist.
Weitere Informationen zum Archivieren finden Sie unter:
Outlook-Objekte in separaten Dateien archivieren
Outlook-Objekte in einer PDF-Datei zusammenstellen
Ausgewählte Outlook-Nachrichten in einer einzigen PDF-Datei archivieren
- Klicken Sie auf das Werkzeug Einstellungen.
- Wählen Sie im Dialogfeld Einstellungen eine PDF-Version aus enscheiden Sie, wie ggf. mit E-Mail-Anhängen verfahren werden soll. Schließen Sie das Dialogfeld.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche E-Mail archivieren.
- Das Dialogfeld Speichern unter wird eingeblendet. Übernehmen oder ändern Sie die angezeigten Standardwerte für den Zielordner, und klicken Sie auf OK. Die erzeugten PDF-Dateien erhalten automatisch den Betreff der ausgewählten E-Mail als Dateinamen. Der Standardzielordner ist Dokumente\ PDF-Favoriten > Outlook Archiv.
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Klicken Sie auf Speichern.
Die Archivierung beginnt. Die generierte PDF-Datei (ggf. mit Anhängen) wird im Zielordner gespeichert.