Under automatisk mappgenerering jämförs ett dokuments indexfältvärden med befintliga värden för mappindexfält. Om de lämpliga reglerna uppfylls, placeras dokumentet i en motsvarande mapp.

Annars skapas en ny mapp, dess värden för mappindexfält kopieras från dokumentets indexfältvärden och mappen läggs till i en annan mapphierarki. Dokumentet läggs sedan till den nyligen skapade mappen. Det här påverkar endast dokument som inte redan ligger i en mapp.

Alla värden för dokumentindexfält (om det inte ligger i en tabell) kan användas till att skapa mappar automatiskt. Det går även att använda dolda indexfält. Detta kan vara praktiskt om ett fält känns igen automatiskt och används till att skapa mappar, men inte ska vara synligt för valideringsoperatören.

Observera att indexfält går att fylla på flera olika sätt inklusive streckkoder, uppdateringskoder, OCR/ICR, skript och anpassningar. Lämpliga indexfältvärden måste tillhandahållas innan de går att använda till att skapa en mapp.

Automatisk mappgenering styrs av ett antal regler som definieras som en del av batchklassen. En viss mappgenereringsregel definierar hur dokumentindexfält går att använda för att identifiera en befintlig mapp eller skapa en ny mapp och sedan lägga dokumentet i den mappen.

Regler definieras på fliken Mappläggning, antingen i fönstret Skapa batchklass eller i fönstret Batchklassegenskaper.

Dokumentklassens indexfält identifieras genom att välja en dokumentklass och associerat indexfält. Endast dokumentklasser kopplade till batchklassen går att använda.

Sedan är det nödvändigt att välja en motsvarande mappklass och indexfält till mappklassen. Endast mappklasser kopplade till batchklassen går att använda. Automappläggning fungerar korrekt om fälttypen för dokumentklassens indexfält och den associerade mappklassens indexfält motsvarar varandra.

Nästa steg är att definiera mappens kapslingsnivå. Nivåparametern identifierar djupet i mapphierarkin där regel tillämpas. Om mappar aldrig kapslas i andra mappar används djupet 1 (till exempel mappar som ligger direkt i batchen). För fler än en kapslingsnivå krävs regler associerade med ett större djup.

Det sista steget är att identifiera regelns verkliga beteende. Det finns två val:

1. Skapa när värdet är unikt

   Det finns flera val för att skapa mappar när värdet är unikt. Standardvärdet är unikt (null som felvärde) om detta är första gången du tilldelar en regel till ett indexfält i en viss dokumentklass. I annat fall är standardvärdet den tidigare tilldelade regeln. Med andra ord, genereringsregler måste vara samma för alla indexfält inom samma dokumentklass.

   När den här metoden används, jämförs värdet på det valda dokumentindexfältet mot värdet på det motsvarande mappindexfältet i redan befintliga mappar för den angivna mappklassen. Med den här metoden behövs ingen manuell sortering av dokumenten innan de skannas. Dokument med samma indexfältvärde går att skanna i valfri ordning och automappläggning lägger dem alla i samma mapp.

   Om ett matchande värde hittas, placeras dokumentet i mappen och blir det sista dokumentet i den mappen. Om fler än en mapp matchar, används den sista matchande mappen (mappen i slutet av batchordningens hierarki). All matchning använder skiftlägesokänslig strängjämförelse. Exempelvis kat och KaT behandlas som en matchning. Observera att 01 och 1 inte matchar eftersom en strängjämförelse (snarare än numerisk jämförelse) används, oavsett fälttypen.

   Om det inte går att hitta en matchande mapp, skapas en ny. I det här fallet är mappklassen den som anges i mappgenereringsregeln. När en ny mapp har skapats, flyttas dokumentet till den mappen.

   När mappen är skapad, ställs mappindexfältets värde in på värdet på det motsvarande dokumentindexfältet. Mappindexfältets relevans ställs in på samma värdet som dokumentindexfältet. Vid den här punkten är värdena på alla övriga mappindexfält tomma och deras relevansvärden är noll. Tomma mappindexvärden kanske inte visas under validering om Validation-modulen tillämpar ett standardvärde.

   Använd den här metoden till att ordna dokumenten i logiska mappgrupper i Kofax Capture. För att den här strukturen ska vara meningsfull för exportanslutningen och dokumenthanteringsprogrammet, måste du konfigurera mappläggningsreglerna för Kofax Capture så att den resulterande mapphierarkin känns igen av dem. Egenskapen mappnamn i en exportanslutning bör till exempel typiskt ställas in på samma värde som värdet för motsvarande mappindexfält i Kofax Capture.

   Den här automatiska mappläggningsmetoden har tre varianter.

   • unik (null som värde): Om du väljer den här metoden, skapar ett tomt dokumentindexfält en namnlös mapp och lägger dokument i den mappen. Alla dokument med tomma indexfält hamnar i samma mapp.

   • unik (null som jokertecken): Om du väljer den här metoden, matchar ett tomt dokumentindexfält alla befintliga mappar med lämplig mappklass, oavsett värde. Om det finns fler än en matchande mapp, används den sista,

   • unik (null som fel): Om du väljer den här metoden, resulterar ett tomt dokumentindexfält i ett fel och ställer batchen i felläge.

2. Skapa när värdet inte är null

   Den här metoden (även kallad inte tomt) är bäst i fall där dokumentsekvensen används till att avgöra mappgruppering, istället för det unika värdet för ett indexfält.

   Med den här metoden flyttas dokumentet till den senast skapade mappen om dokumentindexfältets värde är tomt. Om ingen mapp har skapats med den här algoritmen, men en mapp redan finns, används den senaste befintliga mappen oavsett mappklass. Om dokumentindexfältets värde inte är tomt skapas en ny mapp, oavsett om indexfältets värde matchar en befintlig mapp eller inte.

   Huvudpoängen med den här metoden är att mappen skapas när ett inte tomt värde känns igen, även om det upprepade gånger är samma värde. Det kan vara praktiskt i fall där speciella dokument infogas i batchen för att flagga början på en ny mapp. Ett visst dokument kan till exempel ha en uppdateringskod som alltid indikerar att en ny mapp skapas. Det är dokumentens sekvens, inte värdet, som identifierar mappgrupperingen.

   Om det inte finns mappar och ett dokument med ett tomt indexfält bearbetas, avvisas dokumentet med följande meddelande:

   Automatic Folder Creation Error - Creation by Sequence rule requires a non-null value or existing folder.

   Automatisk mappgenerering stoppade vid den här punkten och inga ytterligare dokument bearbetas. Tidigare mappgenereringsresultat behålls. Den här metoden antar att du redan har ordnat dina dokument i logiska mappgrupper utanför Kofax Capture.

Scenario 1: En-nivåmappar efter personnummer

Anta att du vill samla in utvecklingssamtalen för flera anställda i mappar för varje anställd baserade på personnumret. Varje gång personnumret ändras, skapas en ny mapp. Anta att batchklassen innehåller en enda mappklass kallad Personakter med ett mappindexfält kallat PN (personnummer).

Anta även att batchklassen också innehåller en enda dokumentklass kallad Årligt samtal med ett dokumentindexfält kallat PN. I det här exemplet tänker du placera en streckkod med personnumret på varje årligt samtal och placera det värdet i dokumentindexfältet PN.

Genomför det här exemplet genom att först konfigurera Kofax Capture att automatiskt läsa denna data och placera den i ett indexfält.

Du beslutar också att lägga en allmän uppdateringskod på varje dokument för att dokumentavgränsa.

Aktivera sedan mappgenerering och skapa en genereringsregel för en mapp, som liknar följande exempel.

Figur 1. Genereringsregel för en mapp

När mappklassen har publicerats, skanna en batch som innehåller dokument från olika anställda utan någon särskild ordningsföljd. En mapp skapas för varje unikt PN. Den här mappen innehåller alla dokument med ett matchande PN.

Scenario 2 - En-nivåmappar efter uppdateringskod

I det här fallet vill du alla dokument associerade med ett visst försäkringskrav där kravnumret är mappens nyckel, men tilldelas inte förrän senare i arbetsflödet. Anta att batchklassen innehåller en enda mappklass kallad Försäkringskrav med ett mappindexfält kallat Kravnummer. Mappklassen innehåller även ett ytterligare, dolt indexfält kallat Mappstart.

Anta vidare att batchklassen också innehåller en enda dokumentklass kallad Kravdokument med ett dolt dokumentindexfält kallat Mappstart.

Slutligen fylls i det här exemplet Mappstart under skanning med en streckkod och dokumentavgränsning utförs med uppdateringskod.

Genomför det här exemplet genom att först konfigurera Kofax Capture att automatiskt läsa denna data och placera den i ett indexfält.

Aktivera sedan mappgenerering och skapa en genereringsregel för en mapp, enligt exemplet.

Figur 2. Genereringsregel för en mapp

När batchklassen publicerats, sortera kravdokumenten motsvarande ett kravnummer och placera uppdateringskodens etikett för dokumentavgränsning. Placera dessutom en streckkodsetikett på framsidan av det första dokumentet i varje gupp (med kravnummer). Observera att streckkoden är samma för alla grupper.

Skanna sedan batchen.. När batchen är stängd skapas mappar runt varje samling dokument. Varje gång ett dokument med en streckkod identifieras, skapas en ny mapp. Eftersom de övriga dokumenten i gruppen inte har en streckkod, returneras värdet tomt eller null, vilket innebär att en mapp inte skapas.

Observera att mapparna inte ännu innehåller indexvärdet Kravnummer. Valideringsoperatören granskar varje krav manuellt och anger ett kravnummer i mappindexfältet Kravnummer.

Scenario 3 - Dokumentklasser utan regler för automatisk mappgenerering

Det kan finnas fall där du vill ha flera dokumentklasser i en enda mapp. I sådana fall är det troligt att endast en av dessa dokumentklasser är utlösare för att skapa mappen.

Ett visst formulär kan till exempel förekomma i batchen som indikerar att en ny mapp skapas och som har en nyckel för den mappens mappindexfält. Efterföljande dokument med olika andra dokumentklasser placeras i den mappen, men bidrar inte med värden till den mappen och utlöser inte heller att en ny mapp skapas.

Ställ i det här fallet in en mappgenereringsregel för dokumentklassen som utlöser mappgenerering. Regler behövs inte för de övriga dokumentklasserna. Under automatisk mappgenerering, placeras dokument med dokumentklasser som inte utlöser en ny mapp i den senast skapade mappen. Om algoritmen inte skapar en ny mapp, används den senaste mappen.

Observera att ett dokument utan formulärtyp fortfarande följer dessa regler. Det har den underförstådda klassen ingen, vilken aldrig har en associerad regel för automatisk mappgenerering.

Scenario 4 - Flera dokumentklasser per mappklass

Det kan finnas fall där du vill att flera dokumentklasser skapar flera mappar med samma mappklass. Du har med andra ord olika typer av dokument som alla ska placeras i samma mapp.

Reglerna för automatisk mappläggning kan se ut som i följande exempel.

Figur 3. Regler för automatisk mappläggning

Scenario 5 - Flera regler för mappgenerering per dokumentklass

Det är möjligt att ha flera mappgenereringsregler som innefattar samma dokumentklass och mappklass, men använder olika indexfält.

Anta till exempel att ett dokument har två streckkoder: en för PN och en för Namn. Om du vill att både PN och Namn fylls i automatiskt i nya mappar, måste två regler för automatisk mappgenerering skapas, en för varje fält.

Figur 4. Regler för automatisk mappläggning

Det går inte att ha två regler för mappgenerering med samma dokumentklass, dokumentindexfält, mappklass och mappindexfält.

Om dina mappregler använder en av metoderna skapa efter värde och om något av dokumentindexfälten som deltar i mappgenereringen inte överensstämmer, skapas en ny mapp. Kom ihåg att ett tomt fält kan fungera som ett jokertecken i dessa fall.

Tomma värden fungerar som jokertecken på det sättet att de matchar befintliga mappar med lämplig mappklass, oavsett värdet. Om det finns fler än en matchande mapp, används den sista,

Om dina mappregler använder Skapa när värdet inte är null och sedan om dokumentindexfälten som deltar i mappgenereringen inte är tomma, skapas en ny mapp.

De föregående scenariona har begränsats till mapphierarkier med en nivå. I en del fall vill du kanske klassificera dokument baserade en mapphierarki med flera nivåer. I dessa fall kan mappgenereringsreglerna bli ganska komplicerade.

När det finns regler som innefattar flera nivåer, värderas varje nivå enskilt, först nivå 1, sedan nivå 2 och så vidare upp till kapslingsgränsen på 32 000 nivåer. Efter värdering av reglerna för en viss nivå, gäller reglerna för nästa nivå endast underhierarkin vald (eller genererad) av reglerna på föregående nivå.

Alla regler för en viss nivå måste ha samma genereringsregel. Det går med andra ord inte att blanda genereringsregler inom en nivå.

Alla regler med samma mapp- och dokumentklass måste ligga på samma nivå. Det här innebär att de även måste ha samma genereringsregel. Om det inte finns regler för en viss nivå (med det finns regler för högre nivåer), väljer systemet den sista befintliga mappen på den nivån (oavsett mappklass).

Om det inte finns genereringsregler för den aktuella nivå och inga mappar på den nivån, avvisas dokumentet med följande meddelande:

Automatic Folder Creation Error - No rules for level <n>, and no existing folder.

Automatisk mappgenerering stoppade vid den här punkten och inga ytterligare dokument bearbetas. Tidigare mappgenereringsresultat behålls.

Scenario 6 - Flernivåmappar efter personnummer och dokumenttyp

Anta att exemplet med det årliga utvecklingssamtalet utökas så att det innefattar flera typer av dokument. I det här fallet vill du först klassificera dokumentet baserat på PN och sedan på dokumenttyp.

Mappklassen Personakter från det första scenariot används. En annan mappklass kallad Personliga dokument läggs till i batchklassen med mappindexfältet Dokumenttyp. Anta även att dokumentklassen Årligt samtal byts ut mod en mer allmän dokumentklass kallad Personligt dokument med två indexfält: PN och dokumenttyp.

Dokumentavgränsning utförs av en uppdateringskod, som i det första exemplet.

En streckkod på varje dokument indikerar personnumret, som används till att fylla i dokumentindexfältet PN. En andra streckkod indikerar dessutom dokumenttypen.

Konfigurera Kofax Capture till att automatiskt läsa denna data och placera den i indexfältet Dokumenttyp. Aktivera sedan mappgenerering och skapa regler.

Figur 5. Regler för automatisk mappläggning

När du skannar en batch med dokument, innehåller batchen olika dokumenttyper från olika anställda utan någon särskild ordningsföljd. Med dessa regler skapas en toppnivåmapp för varje unikt PN. En undermapp skapas för varje unik dokumenttyp som hittas i detta PN.