För att använda användarhanteringsfunktionerna i Kofax Capture, måste du först aktivera funktionen Användarprofiler. Det går att efter behov aktivera och inaktivera den här funktionen. Om du inaktiverar funktionen Användarprofiler och aktiverar den på nytt, återställs och träder alla tidigare inställningar i kraft. I Kofax Capture går det att ge användare och grupper profiler som reglerar åtkomst till modulerna och batchklasserna. Profilen definierar även åtkomst till olika administrativa verktyg.

En användarprofil är en samling behörigheter och tilldelningsinställningar som tilldelas till en enskild Kofax Capture-användare. En grupprofil är en samling behörigheter och tilldelningsinställningar som tilldelas till en grupp. En grupp kan bestå av valfritt antal Kofax Capture-användare och användare får vara medlemmar i valfritt antal grupper.

Grupper kan tilldelas samma typer av behörighet som användare och alla medlemmar ärver gruppens rättigheter. Efter rättigheterna ärvs, går det snabbt att ändra inställningarna för alla medlemmar i en grupp genom att helt enkelt redigera grupprofilen. För stora grupper förenklas underhåll av användarbehörighet och säkerställer konsekvens.

Det går även att länka Kofax Capture till operativsystemets användare och grupper.