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電子メールのインポート接続設定を構成した後、ファイルを介してドキュメントを受信するために、TotalAgility をファイル インポート ソースと結合します。フォルダからインポートされた EML および MSG ファイルは、電子メールとして扱われます。

注 この機能は、TotalAgility オンプレミスでのみ使用可能です。Azure 環境では使用できません。

  1. [新しいインポート ソース] ダイアログ ボックスの [タイプ] リストで、[FILE] をサーバー タイプとして選択します。
  2. インポート ソースの一意の [表示名] を入力します。
  3. デフォルトでは、インポート ソースは [アクティブ] です。
  4. 受け取ったイメージ ファイルを TIFF に標準化してページを作成するには、[イメージの標準化とページの作成] を選択します。(デフォルト: クリア)
    注

    • インポートの際にイメージを標準化してイメージのページを作成する (以前の動作) には、TotalAgility をバージョン 7.5.0 以前からアップグレードするときに イメージの標準化とページの作成 オプションを有効にします。新しいプロセス マップに対しては、このオプションを選択しないことをお勧めします。

      新しいプロセス マップの場合、このオプションはクリアのままにします (デフォルト)。ドキュメント変換アクティビティを使用してイメージを標準化し、イメージのページを作成します。また、ドキュメント変換アクティビティでスケーリングや方向などの問題に対処でき、その後、プロセス マップでキャプチャ アクティビティを使用できます。

    • ドキュメント変換アクティビティは、変換、イメージの分割、ページの作成といったタスクを効率的に管理できる (スケーラブルで高負荷に最適化されている) Transformation Server で実行されます。

  5. 電子メールの本文からドキュメントを作成し、そこから情報を分類および抽出するには、[本文からドキュメントを作成] を選択し、次の設定を指定します。(デフォルト: クリア)
  6. 電子メールの必須セクションとその発生をインポートするには、[コンテンツのインポート] で次のオプションのいずれかを選択します。

    • [添付]

    • [最初に添付ファイル、次に本文]

    • [最初に本文、次に添付ファイル] (デフォルト)

    • [なし]

    • [本文のみ]

  7. 単純な本文ではなくメタデータを含む本文をヘッダーにインポートするには、[メッセージ ヘッダー付きの本文] で次のオプションのいずれかを選択します。

    • [メッセージ ヘッダーを除外する] (デフォルト)

    • [電子メールのメッセージ ヘッダーを含める]

    • [電子メールおよび埋め込み電子メールのメッセージ ヘッダーを含める]: さらに、Message Connector の構成の [ドキュメント変換] タブで、[ネストされた電子メールの本文を次として処理する] フィールドで [本文] オプションを選択します。

  8. インポート コネクタが電子メール サーバー上の新しいドキュメントをチェックするときの [秒単位のポーリング サイクル] を指定します。(デフォルト: 5)
  9. コピーが完了していないファイルのインポートを避けるには、[ファイル検出モード] のいずれかのオプションを選択し、設定を構成します。

    [ファイルの最終変更] (デフォルト)

    1. [ファイルの最終変更]: 秒数を入力します。インポート コネクタは、ファイルが最後にアクセスされてから指定された秒数が経過するまで待ってから、ファイルをインポートします。(デフォルト: 60 秒)

    2. デフォルトでは、空のサブフォルダはファイルのインポート後に削除されます。ファイルのインポート後も空のフォルダを保持するには、[ファイルのインポート後にフォルダ ツリーを削除] チェック ボックスをクリアします。

    3. 監視対象フォルダからファイルを直接選択またはインポートするには、[監視対象フォルダ] のパスを指定します。

    4. 監視対象フォルダのサブフォルダからファイルをインポートするには、[プロセス サブフォルダ] を選択します。システムは、監視対象フォルダのルートにあるファイルを無視します。

    5. [ポーリングする最大サブフォルダ レベル] フィールドで、ファイルをインポートするためにスキャンするサブフォルダのネスト レベルを指定します。(デフォルト: 1、最大: 30)

      注 Windows オペレーティング システムでは、ファイル パスの最大長は 260 文字です。260 文字を超えるファイル パスを持つファイルは無効と見なされ、インポートされません。

    6. 監視対象フォルダを含めるには、[監視対象フォルダを含める] を選択します。

    7. [ファイル マスク] フィールドに、フォルダからインポートするファイルのカンマ区切りリストを入力します。任意の数の文字を置き換えるには、アスタリスクをワイルドカードとして使用します。疑問符は 1 文字に置き換えられます。

    [トリガーを使用]

    トリガー ファイル処理を有効にします。トリガー ファイルは、ファイルまたはサブフォルダがインポートできる状態になったことをインポート コネクタに通知します。次の設定を構成します。

    1. トリガーの [モード] を選択します。利用可能なオプションは次のとおりです。

      • [同じディレクトリ内にある同じベース名を持つファイル] (デフォルト): トリガー ファイルにより、ディレクトリ内にある、同じベース名を持つすべてのファイル (トリガー ファイル自体を除く) がインポートされます。たとえば、Name.trg というトリガー ファイルの場合、監視対象フォルダ内の Name という名前のすべてのファイルが、ファイル拡張子に関係なくインポートされます。

      • [同じディレクトリ内にあるすべてのファイル]: トリガー ファイルにより、ディレクトリ内にある、指定されたファイル拡張子を持つすべてのファイル (トリガー ファイル自体を除く) がインポートされます。たとえば、Testfile.jpg.trg の場合、ディレクトリ内のすべての JPG ファイルがインポートされます。このタイプの命名規則を他のトリガー タイプと組み合わせて使用すると、ロックされた TRG ファイルがシステムによって作成されます。

      • [サブフォルダ内にある同じベース名を持つファイル]: トリガー ファイルと同じベース名を持つサブフォルダ内のすべてのファイルがインポートされます。

        注 このオプションを使用する場合は、トリガー ファイルに拡張子が必要です。監視対象フォルダ内には任意の数のサブフォルダを作成できます。サブフォルダを使用するには、サブフォルダの名前を持つトリガー ファイルを監視対象フォルダにドロップします。受け入れられたファイル タイプのすべてのファイルがサブフォルダで処理されます。たとえば、Folder A というサブフォルダ内のファイルを処理するには、監視対象フォルダに Folder A.trg というファイルが必要です。

    2. デフォルトでは、空のサブフォルダはファイルのインポート後に削除されます。ファイルのインポート後も空のフォルダを保持するには、[ファイルのインポート後にフォルダ ツリーを削除] チェック ボックスをクリアします。

    3. 監視対象フォルダからファイルを直接選択またはインポートするには、[監視対象フォルダ] のパスを指定します。

    4. 監視対象フォルダのサブフォルダからファイルをインポートするには、[プロセス サブフォルダ] を選択します。システムは、監視対象フォルダのルートにあるファイルを無視します。

    5. [ポーリングする最大サブフォルダ レベル] フィールドで、ファイルをインポートするためにスキャンするサブフォルダのネスト レベルを指定します。(デフォルト: 1、最大: 30)

      注 Windows オペレーティング システムでは、ファイル パスの最大長は 260 文字です。260 文字を超えるファイル パスを持つファイルは無効と見なされ、インポートされません。

    6. サブフォルダごとに 1 つのドキュメントを作成し、各ドキュメントがフォルダ内のページとして追加されるようにするには、[単一の TotalAgility ドキュメントのページとしてサブフォルダからファイルをインポート] を選択します。

    7. [トリガー ファイル マスク] フィールドに、インポートするトリガー ファイルのカンマ区切りリストを入力しま任意の数の文字を置き換えるには、アスタリスクをワイルドカードとして使用します。たとえば、*.trg のようにします。疑問符は 1 文字に置き換えられます。

      システムはファイルの存在のみを考慮し、その内容は無視します。つまり、入力ファイルにはトリガー ファイル名が指定されますが、構成された拡張子は指定されません。たとえば、拡張子が TRG の場合、トリガー ファイル file001.tif.trg を使用して、ファイル file001.tif がドキュメント リポジトリにインポートされます。

    8. [トリガー オプション] として次のいずれかを選択します。

      • [削除] (デフォルト): インポート後にトリガー ファイルを削除します。

      • [拡張子の名前を変更]: すでに処理されているトリガー ファイルの新しい拡張子 (文字列値) を入力します。

    9. 他のファイルがインポートされたときにトリガー ファイルをインポートするには、[トリガー ファイルのインポート] を選択します。(デフォルトはクリアです。この場合、トリガー ファイルの内容は考慮されず、他のドキュメントがインポートされた後にファイルが削除/名前変更されます。)

  10. 監視対象フォルダを変更する権限、または監視対象フォルダのフル コントロール権限を持つユーザーの [ユーザー名] と [パスワード] を入力します。デフォルトでは、ローカル システムのユーザー資格情報が Message Connector サービスによって使用されます。
  11. 元の電子メールと同じ EML ファイルを添付も含めてインポートするには、[完全なメッセージを EML ファイルとして含める] を選択します。(デフォルト: クリア)
  12. 元の電子メールと同じ MSG ファイルを添付も含めてインポートするには、[完全なメッセージを MSG ファイルとして含める] を選択します (デフォルト: クリア)
  13. [拡張機能のインポートをスキップ] フィールドに、変換しないすべてのファイル タイプのリストを入力します。各ファイル タイプはセミコロンで区切ります。たとえば、PNG ファイルと TEXT ファイルの変換をスキップするには、.png;.txt と入力します。
  14. [次のサイズ (バイト) より小さいファイルのインポートをスキップ] フィールドに、有効なファイル サイズを入力します。TotalAgility は、このフィールドで指定されたファイル サイズよりも小さいファイル サイズのファイルの変換をスキップします。(デフォルトは 0 です。これにより、このフィールドは無視されます。
  15. PDF ポートフォリオ ファイルからドキュメントを抽出できるようにするには、[PDF ポートフォリオ コンテンツの抽出] を選択します。(デフォルト: クリア)。
  16. [ドキュメントの標準化] で、次の設定を構成します。
    1. 非 PDF eDocument (MS Office ドキュメント) を PDF/A に標準化するには、[非 PDF 電子ドキュメントを PDF/A に標準化] を選択し、次の設定を構成します。(デフォルト: クリア)
      1. 特定のファイル タイプから PDF/A 形式への変換をスキップするには、[拡張用の PDF/A の準備をスキップします] フィールドにファイル タイプを入力して、各ファイル タイプをセミコロンで分割ます。たとえば、PNG ファイルと TEXT ファイルの変換をスキップするには、.png;.txt と入力します。
      2. TotalAgility が PDF/A へのファイル変換をスキップする最小ファイル サイズを指定するには、[次のサイズ (バイト) より小さいファイルの PDF/A 準備をスキップ] フィールドにファイル サイズを入力します。(デフォルト: 0。これにより、このフィールドは無視されます。)
      3. インポート時に選択した PDF ファイルを連結するには、[複数の PDF ファイルの連結] を選択します。(デフォルト: クリア)
      4. [出力 PDF 形式] リストで、標準化された PDF ファイルの出力形式を次の中から選択します。

        • [PDF]

        • [PDF/A-1a]

        • [PDF/A-1b] (デフォルト)

        • [PDF/A-2a]

        • [PDF/A-2b]

        • [PDF/A-2u]

        • [PDF/A-3a]

        • [PDF/A-3b]

        • [PDF/A-3u]

        注

        • 入力 PDF ファイル形式に、必要な出力形式に変換する互換性がない場合は、実際の出力形式がダウングレードされる可能性があります。たとえば、入力ファイルのバージョンが PDF 1.5 で、[出力 PDF 形式] フィールドが PDF/A-1a、PDF/A-2a、または PDF/A-3a に設定されている場合、出力 PDF ドキュメントはそれぞれ PDF/A-1b、PDF/A-2u、または PDF/A-3u になります。

        • サポートされている入力ファイル形式とそれぞれの出力 PDF 形式の完全なリストについては、Kofax TotalAgility 管理者ガイドを参照してください。

      5. 標準化された PDF ファイルにソースファイルを埋め込むには、[元のソース ファイルの埋め込み] を選択します。このオプションは、[出力 PDF 形式] が PDF/A-3a、PDF/A-3b、または PDF/A-3u に設定されている場合にのみ利用できます。
        注 入力ソースファイルが XML タイプの場合、標準化された PDF ファイルには埋め込まれません。
    2. PDF ドキュメントを電子ドキュメントのデジタル保存に特化した ISO 標準 PDF/A 形式に変換するには、[受信した PDF ドキュメントを PDF/A に標準化] を選択し、次の設定を構成します。(デフォルト: クリア)。
      1. [出力 PDF 形式] リストで、標準化された PDF ファイルの出力形式を次の中から選択します。

        • [PDF]

        • [PDF/A-1a]

        • [PDF/A-1b] (デフォルト)

        • [PDF/A-2a]

        • [PDF/A-2b]

        • [PDF/A-2u]

        • [PDF/A-3a]

        • [PDF/A-3b]

        • [PDF/A-3u]

        注

        • 入力 PDF ファイル形式に、必要な出力形式に変換する互換性がない場合は、実際の出力形式がダウングレードされる可能性があります。たとえば、入力ファイルのバージョンが PDF 1.5 で、[出力 PDF 形式] フィールドが PDF/A-1a、PDF/A-2a、または PDF/A-3a に設定されている場合、出力 PDF ドキュメントはそれぞれ PDF/A-1b、PDF/A-2u、または PDF/A-3u になります。

        • サポートされている入力ファイル形式とそれぞれの出力 PDF 形式の完全なリストについては、Kofax TotalAgility 管理者ガイドを参照してください。

      2. 標準化された PDF ファイルにソースファイルを埋め込むには、[元のソース ファイルの埋め込み] を選択します。このオプションは、[出力 PDF 形式] が PDF/A-3a、PDF/A-3b、または PDF/A-3u に設定されている場合にのみ利用できます。
        注 入力ソースファイルが XML タイプの場合、標準化された PDF ファイルには埋め込まれません。
    3. XFA フォームから PDF ドキュメントへの変換を許可するには、[Adobe Experience Manager を使用して XFA フォームを PDF ドキュメントにフラット化する] を選択します。(デフォルト: クリア)。

      以下を確認してください。

      • Adobe Experience Manager の出力サービスをインストールし、Web サービス インターフェイスが利用可能であることを確認します。
      • Kofax Message Connector の構成で Adobe Experience Manager の資格情報を構成します。

      注 Adobe LiveCycle のサポートが利用可能な場合は、XFA フォームの変換に Adobe LiveCycle を使用することもできます。
    4. ドキュメントの標準化プロセス中に例外が発生した場合は、未処理のドキュメントをインポートできます。このような未処理のドキュメントをインポートするには、[準備に失敗した場合のインポート例外ページ] を選択します (デフォルト: クリア)。エラー情報を含むドキュメントが生成され、そのドキュメントに元のドキュメントが追加されます。
  17. [VRS 処理] で、次の設定を構成します。
    1. [スキャン/VRS プロファイル] リストで、スキャン/VRS プロファイルを選択します。
    2. PDF からテキストを抽出するには、[PDF からテキストを抽出] リストで次のオプションのいずれかを選択します。
      • [すべてのテキスト] (デフォルト): 表示可能と表示不可能の両方のテキストを抽出します。
      • [自動]: 表示可能テキストのみを抽出します。結果が空の場合は、表示不可能テキストを結果に含めて抽出します。
      • [すべてのテキスト レイヤーを無視]: OCR によって PDF を抽出します。PDF のテキスト レイヤーは無視されます。
      • [表示テキストのみ]: 表示可能テキストのみを抽出します。
    3. [単語区切り文字] フィールドに、単語の区切り文字として必要な文字を入力します。デフォルトの文字は次のとおりです。/、:、(、)、-、#。

      PDF テキストを処理するとき、これらの文字を含むテキストの文字列は別々の単語として扱われます。たとえば 1234/56 は 1234、/、56 という 3 つの異なる単語として扱われます。

    4. 選択したスキャン/VRS プロファイルをドキュメントに適用するには、[電子ドキュメントにスキャン/VRS プロファイルを適用] を選択します。(デフォルト: クリア)
  18. [ドキュメントのアーカイブ] の場合、[アーカイブ フォルダ] フィールドにローカル フォルダ (C:\Archive など)、またはアーカイブされたドキュメントが保存されるネットワーク フォルダへのパスを入力します。詳細については、Kofax TotalAgility 管理者ガイドを参照してください。

    アーカイブ フォルダをテストするには、[アーカイブ フォルダのテスト] をクリックします。

  19. ドキュメントのインポート プロセスが部分的に成功または失敗したときに、構成済みの電子メール アドレスに通知電子メールを送信するには、次の [通知設定] を構成します。
    1. [通知受信者リストの拒否] フィールドに、通知を送信する電子メール アドレスを入力します。電子メール アドレスどうしはセミコロンで区切ります。
    2. 発信者に通知を送信するには、[発信者に電子メールを送信] を選択します。(デフォルト: クリア)
    3. 元のメッセージ (eml 形式) を通知電子メールに添付するには、[完全な電子メール メッセージを添付ファイルとして含める] を選択します。(デフォルト: クリア)
    4. [メッセージ送信者] フィールドに、差出人の電子メール アドレスを入力します。
    5. テスト電子メールを送信して受信者リストが電子メールを受信したかどうかを確認するには、[テスト通知メールの送信] をクリックします。
  20. [XML 処理] で、XML ファイルのインポート オプションを選択します。
    1. XML ファイルのフィールドを TotalAgility のフィールドにマップするには、[XML をバイナリ コンテンツとしてインポート] が選択されていないことを確認します。(デフォルト: クリア)

      XML ファイルのコンテンツの解析とマッピングを回避し、XML ファイルをバイナリ コンテンツとしてインポートするには、このオプションを選択します。

    2. [Kofax XML インポート モード] リストで、次のオプションのいずれかを選択します。
      • [XML のフィールドを TotalAgility のフィールドにマップしない]: XML ファイルのフィールドは TotalAgility のフィールドにマップされません。
      • [XML のフィールドを TotalAgility のフィールドにマップする (不一致があればリジェクトする)]: TotalAgility は XML ファイルをインポートし、TotalAgility のフィールドを XML ファイルのフィールドにマップします。XML ファイルで指定されているフィールドに違いがある場合、TotalAgility は XML ファイルをリジェクトします。
      • [XML のフィールドを TotalAgility のフィールドにマップする (フィールドの不一致を許容する)]: TotalAgility は XML ファイルをインポートし、TotalAgility のフィールドを XML ファイルのフィールドにマップします。XML ファイルで指定されているフィールドに違いがある場合でも TotalAgility はファイルをインポートし、Message Connector にエラーを表示します。
    3. [Kofax XML ページ タグ処理レベル] リストで、次のいずれかのオプションを選択します。

      • [ドキュメント]: マルチページ TIFF ファイルへの参照を含む Kofax XML をインポートします。

      • [ページ] (デフォルト): 単一ページ TIFF ファイルへの参照を含む Kofax XML をインポートします。

    4. XML コンテンツからドキュメントを作成するには、[XML コンテンツからドキュメントを作成] を選択します (デフォルト: クリア)。さらに、[プロセス] リストで、必要な XML レンダリングが構成されているドキュメント変換アクティビティを含むプロセスを選択します。
      デフォルトでは、XML コンテンツから XML プロセス変数にのみマップできます。
      注 ドキュメント変換アクティビティで XML レンダリング機能を使用するには、このオプションを選択する必要があります。
  21. [ジョブ タイプ] リストで、次のいずれかのジョブ タイプを選択してアクションを POP3 サーバーに関連付け、実行時にジョブを作成できるようにします。

    [新しいジョブの作成] (デフォルト)

    1. [プロセス] の選択リストで、プロセスまたはケースを選択します。

      選択したプロセスまたはケース マップに初期化変数がある場合、そのパラメータが [初期化変数] の下に表示されます。

    2. パラメータを初期化変数にマップするには、初期化変数の [マッピング] リストから動的な値を選択するか、 をクリックして静的な値を入力します。

    [新しいケースの作成]

    1. [ケース] リストで、ケース マップを選択します。

      選択したケース マップに初期化変数がある場合、そのパラメータが [初期化変数] の下に表示されます。

    2. [式のタイプ] を次の中から選択します。

      • [通常]: [ケース参照] フィールドに、件名からケース参照を抽出する式を入力します。

      • [XSL]: [ケース参照] フィールドに、XML データからケース参照を抽出する XML 式を入力します。

      • [なし] (デフォルト): ケース参照としてジョブ ID を自動的に使用します。

    3. 動的な値または静的な値を使用して、パラメータを初期化変数にマップします。

    [ケースのジョブを作成]

    1. [プロセス] リストで、プロセス、ケース フラグメント、またはケースを選択します。

      選択したプロセスまたはケース マップに初期化変数がある場合、そのパラメータが [初期化変数] の下に表示されます。

    2. [式のタイプ] を次の中から選択します。

      • [通常] (デフォルト): [ケース参照] フィールドに、件名からケース参照を抽出する式を入力します。

      • [XSL]: [ケース参照] フィールドに、XML データからケース参照を抽出する XML 式を入力します。

    3. 動的な値または静的な値を使用して、パラメータを初期化変数にマップします。

    プロセスでドキュメントの初期値変数を使用する場合、ドキュメントごとに新しいジョブが作成されます。ただし、プロセスにフォルダの初期値変数を使用する場合、1 つのジョブが作成され、ドキュメントがフォルダに追加されます。

  22. [マッピング] ボックスで、メタデータを使用して、電子メールのメタデータを初期化変数にマップします。
    注 TotalAgility は、Kofax Capture XML インポート ファイル形式をサポートしています。インポートによって作成された TotalAgility プロセス内でこれにアクセスするには、メタデータの下で、XML DATAフィールドをプロセスの初期化変数の 1 つにマップします。
  23. [保存] をクリックします。インポート接続のページが表示されます。

    実行時には、Ingest システム タスクが一定間隔で実行され、ファイルを見つけると対応するデータを抽出し、データ レイヤーに保存されているすべての関連ドキュメントを含むジョブ/ケースを作成します。どのドキュメントにどのイメージを追加するかを記述する XML がトリガー ファイル内で提供されていれば、正しいドキュメントが作成されます。

    注

    • プロセスにドキュメント初期値変数がある場合は、ドキュメントまたはサブフォルダごとにジョブが作成され、ドキュメント変数は新しいドキュメントのインスタンス ID で更新されます。

    • プロセスにフォルダ初期値変数がある場合は、1 つのジョブが作成され、見つかった各ドキュメントがフォルダに追加されます。フォルダ変数は、新しく作成されたフォルダのインスタンス ID で更新されます。

  24. [保存] をクリックして変更を有効にします。