Archivage
L'archivage est intégré à Outlook et fonctionne à la fois pour les e-mails et les pièces jointes. Les rubriques suivantes détaillent divers aspects de l'archivage des messages e-mail dans Power PDF.
Archivage ou conversion de fichiers de messages électroniques
Les fichiers de messages électroniques portant l'extension MSG et EML peuvent être convertis en fichiers PDF à divers fins, notamment d'archivage. Cette opération peut s'effectuer même si aucune application de messagerie n'est installée sur votre ordinateur. Un ou plusieurs fichiers e-mail peuvent être importés dans Power PDF. Les fichiers MSG et EML peuvent être traités en même temps que d'autres types de fichiers pris en charge. Chaque PDF généré sera ouvert dans une instance spécifique de Power PDF. L'importation dans Power PDF peut s'effectuer de trois manières différentes :
- Faites glisser un ou plusieurs fichiers depuis votre bureau vers une fenêtre vide de Power PDF.
- Utilisez , puis sélectionnez Tous les fichiers dans la liste des types de fichier. Vous pouvez accéder aux fichiers stockés sur des disques locaux ou sur un système de gestion documentaire (SGD).
- Utilisez l'une des commandes sous et procédez comme ci-dessus.
La conversion de fichiers e-mail peut également s'effectuer à l'aide de l'Assistant Create. Comme tous les autres types de fichiers compatibles, des fichiers MSG et EML peuvent être ajoutés à la liste des fichiers à traiter. Une fois votre liste compilée, plusieurs options sont à votre disposition (compilation au sein d'un PDF unique, utilisation de profils préconfigurés, etc.).
Si vous avez recours à l'Assistant Create, veillez à sélectionner un profil qui utilise la même version du format PDF que celle que vous aurez choisie dans Power PDF, sous .
Archivage par intégration à un système de messagerie électronique
La fonction d'archivage est disponible uniquement si le programme est intégré à Microsoft Outlook. Si vous optez pour une installation standard, la fonction d'archivage de messages électroniques est sélectionnée par défaut.
Le volet Installation personnalisée du programme d'installation vous permet d'activer ou de désactiver à tout moment une intégration.
Archivage d'éléments de messagerie
Dans Microsoft Outlook, vous pouvez archiver au format PDF à l'aide des outils suivants de la barre d'outils « Kofax PDF » :
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Archiver le dossier : Archivez le dossier de messagerie actuellement sélectionné dans la fenêtre principale sous la forme de fichiers PDF. Cet outil est disponible uniquement dans la fenêtre principale d'Outlook. |
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Archiver le(s) message(s) : Archivez les éléments actuellement sélectionnés sous la forme de fichiers PDF. |
Consultez la rubrique Archivage.
Il peut s'agir de dossiers standard (Boîte de réception, Éléments envoyés, Courrier volumineux, À transférer, etc.), personnalisés ou d'archive, ou bien du calendrier, des tâches ou des contacts.
Les méthodes d'archivage suivantes sont disponibles :
Chaque rendez-vous de calendrier, tâche ou contact est considéré comme un élément distinct.
Pour gagner du temps, copiez tous les messages que vous souhaitez archiver vers un dossier utilisateur spécifique.
Archivage de pièces jointes à un e-mail
Les fichiers joints à un e-mail sont toujours archivés dans leur format d'origine, soit dans un fichier distinct accessible via un hyperlien, soit en tant que pièce jointe au PDF généré à partir de l'e-mail. Reportez-vous à la rubrique Archivage de pièces jointes à un e-mail pour plus d'informations.
Définition des paramètres d'archivage
Vous pouvez définir les paramètres d'archivage dans la boîte de dialogue Paramètres.