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Créer un lot PDF à partir d'éléments de messagerie Outlook

Vous pouvez archiver des éléments de messagerie sélectionnés, ou un dossier complet de messages (avec ou sans ses sous-dossiers), dans un lot PDF. Le lot PDF ainsi généré comporte une page de couverture décrivant son contenu. Les éléments qui composent le lot sont également enregistrés au format PDF. La version de ces PDF dépend des paramètres définis dans la boîte de dialogue Paramètres.

Pour archiver des éléments Outlook dans un lot PDF, procédez comme suit :

  1. Icône Paramètres Cliquez sur l'outil Paramètres dans l'onglet Kofax PDF pour afficher la boîte de dialogue Paramètres avec le volet Archivage des messages ouvert.

    Consultez la rubrique Boîte de dialogue Paramètres pour plus d'informations.

  2. Dans ce volet, sélectionnez une version PDF dans la liste Format d'archivage.
  3. Sélectionnez l'option Ajouter les messages dans un lot PDF dans la liste Méthode d'archivage.
  4. Indiquez le mode de traitement des pièces jointes, le cas échéant.

    En cas d'archivage de messages sous la forme d'un lot PDF, les pièces jointes aux messages sont automatiquement converties en fichiers joints aux PDF générés. C'est pourquoi l'option Comme liens PDF n'est pas disponible dans ce cas de figure.

  5. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue.
  6. Cliquez sur un outil en fonction de votre sélection.
    • Icône Archiver le(s) message(s) Si vous sélectionnez un ou plusieurs fichiers, cliquez sur l'outil Archiver le(s) message(s) dans l'onglet Kofax PDF.
    • Icône Archiver le dossier Si vous sélectionnez un dossier , cliquez sur l'outil dans l'onglet Kofax PDF.
    Pour archiver uniquement les rendez-vous futurs ou passés, affichez le calendrier par semaine ou par mois, sélectionnez la période souhaitée et choisissez Archiver le(s) message(s) plutôt que Archiver le dossier.
  7. Sélectionnez le dossier cible et saisissez le nom de fichier du lot PDF.
    1. Si vous avez spécifié un fichier PDF existant, cliquez sur Remplacer pour remplacer le fichier existant (et perdre son contenu) ou sur Ajouter pour ajouter le nouveau document à la fin du fichier existant (et conserver son contenu).

    Le dossier cible d'Outlook par défaut est Documents\PDF Favorites\Outlook Archive. Le nom des fichiers PDF est automatiquement généré à partir de l'objet de chaque élément correspondant. Pour éviter tout conflit de nom, un suffixe numéral est automatiquement ajouté au nom des fichiers, si nécessaire.

  8. Cliquez sur Enregistrer.

Le processus d'archivage démarre ; une barre de progression apparaît. Le PDF généré possède une page de couverture indiquant le nombre et les types d'élément de messagerie archivés. Chaque élément de messagerie est converti en un fichier PDF indépendant, qui est ajouté au lot PDF.