Créer des fichiers PDF depuis des systèmes de gestion documentaire

Power PDF Advanced prend en charge plusieurs systèmes de gestion documentaire (SGD). Power PDF Advanced affiche un groupe d'onglet pour chaque système de gestion documentaire (SGD) compatible qui a été détecté sur votre ordinateur et activé au cours d'une installation personnalisée, ou ajouté ultérieurement en relançant le programme d'installation et en sélectionnant la commande Modifier.

Les systèmes pris en charge sont détaillés dans Configuration système requise.

Les fichiers PDF que vous créez peuvent également être enregistrés vers votre SGD, un par un. Consultez la rubrique Enregistrement vers des systèmes de gestion documentaire.

Créer des fichiers PDF depuis iManage WorkSite

Utilisez la barre d'outils Kofax PDF du complément PDF dans l'application cliente iManage. Consultez la rubrique Barre d'outils du module additionnel iManage pour plus d'informations sur les fonctionnalités du module additionnel.

Créez un PDF à l'aide de l'interface web iManage

Vous avez besoin des éléments suivants pour cette tâche :

Le module additionnel Power PDF pour iManage 10 installé sur le serveur iManage.
Un compte iManage fonctionnel.

À l'aide de votre navigateur Internet, connectez-vous à iManage.
Sélectionnez le fichier à convertir. Vous pouvez sélectionner des fichiers XPS, Office et image.
Exécutez la commande Créer un PDF en procédant de l'une des manières suivantes :
- Cliquez sur l'icône … à côté du document sur la droite, puis sélectionnez Créer un PDF ().
- Cliquez sur Créer un PDF () dans l'en-tête de la liste des documents.
- Ouvrez l'aperçu du document, puis cliquez sur Créer un PDF () dans l'en-tête.
Si vous avez sélectionné plusieurs fichiers, la boîte de dialogue Fusionner les éléments en un seul PDF s'affiche.
1. Décidez comment utiliser les fichiers sélectionnés :
  - Créer un PDF pour chaque document source : Crée un fichier PDF à partir de chaque document source, en utilisant les noms de fichier d'origine.
  - Combiner les fichiers en un seul PDF : Fusionne tous les fichiers source en un seul fichier PDF généré. Dans la liste ci-dessous, sélectionnez un fichier, puis définissez l'ordre avec les boutons Haut et Bas.
2. Sélectionnez comment charger le ou les fichiers générés sur le serveur iManage :
  - Enregistrer un nouveau document : Charge le ou les fichiers générés en tant que nouveau document iManage. Les nouveaux documents ont le même nom mais un numéro de document unique. Éventuellement, sélectionnez Associer le PDF à l'original pour associer le fichier d'origine dans les propriétés du fichier.
  - Save new version : Charge le ou les fichiers générés en tant que version du ou des documents iManage.
    
    Chaque version de document peut avoir un format de fichier différent.
Si vous sélectionnez un seul fichier, la boîte de dialogue Enregistrer sous apparaît. Sélectionnez comment charger le fichier obtenu sur le serveur iManage comme décrit ci-dessus.

Une fois le chargement terminé, les fichiers générés apparaissent dans votre liste de documents iManage. Actualisez la liste si nécessaire. Pour plus d'informations, consultez la rubrique Intégration à un SGD.

Créer des fichiers PDF depuis eDOCS

L'application cliente Windows Explorer DM Extension est requise pour effectuer cette tâche.

Pour créer un PDF à partir d'un fichier dans eDOCS, procédez comme suit.

Dans l'Explorateur Windows, cliquez sur un ou plusieurs fichiers autres que PDF.

Consultez la rubrique Assistant PDF Create pour connaître la liste des types de fichier pris en charge.
Cliquez sur Créer un fichier PDF dans le menu contextuel.

La commande Envoyer le PDF par e-mail est également disponible.
Pour créer un PDF à partir d'un fichier externe, sélectionnez Créer un PDF dans le menu Document. Lors de la définition du profil du document, définissez le document source et le dossier cible dans eDOCS.

Créer un PDF dans Worldox, EMC Documentum et DocuShare à l'aide de l'Assistant Create

Si vous ne pouvez pas ouvrir vos fichiers source directement à partir de votre système de gestion documentaire, utilisez l'Assistant Create. Sélectionnez Ajouter > Ouvrir depuis un SGD dans l'Assistant Create pour accéder à un fichier, puis choisissez ensuite Enregistrer vers un SGD pour enregistrer le fichier PDF généré sur votre SGD. Pour plus d'informations, reportez-vous à la rubrique Enregistrement vers des systèmes de gestion documentaire.

Lancez l'Assistant Create.
Cliquez sur Ajouter, puis cliquez sur Ouvrir depuis un SGD dans la liste déroulante.
Si plusieurs connexions vers des sites de stockage en ligne sont configurées, une boîte de dialogue propose des sites de stockage en ligne (tels qu'Evernote ou SharePoint). Sélectionnez le site préféré.
Indiquez les identifiants si nécessaire et connectez-vous au site de stockage en ligne.

Tout SGD pris en charge avec un composant client sur votre ordinateur est également proposé, à condition qu'il ait été activé lors d'une installation personnalisée, ou après, en exécutant à nouveau l'installation personnalisée.
Utilisez l'interface utilisateur spécifique au SGD pour localiser et charger les fichiers à utiliser dans l'Assistant Create.
Définissez les profils et les options à votre convenance.
Cliquez sur Enregistrement.

La boîte de dialogue Paramètres de destination s'affiche.
Sélectionnez Enregistrer vers un SGD dans la liste Cible.
Sélectionnez comment gérer les conflits de nom de fichier dans la liste Si le fichier existe.
- Demander le nom du fichier
- Remplacer le fichier existant
- Renommer automatiquement le fichier généré
Définissez d'autres options à votre convenance, puis cliquez sur OK.
Cliquez sur Lancer la création PDF ().
Utilisez l'interface utilisateur spécifique au SGD pour accéder à un emplacement et fournir le(s) nom(s) du(des) fichier(s) de sortie.

Créer des fichiers PDF à partir de fichiers externes dans SharePoint

Pour être disponible sous SharePoint, cette fonctionnalité doit avoir été configurée et activée par un administrateur.

Pour créer un PDF à partir d'un fichier externe non-PDF pris en charge dans SharePoint, procédez comme suit.

Localisez le dossier SharePoint préféré pour le chargement.
Cliquez sur Nouveau.
Cliquez sur l'élément Nouveau Kofax PDF, puis recherchez le fichier.

Le nom de l'élément peut différer car il est configurable par l'administrateur.

Travail dans le SGD

Lorsque vous travaillez dans SharePoint, eDOCS Enterprise ou iManage WorkSite, les commandes PDF fournissent deux services :

Sélectionner un seul fichier non-PDF au sein de l'interface du SGD, et de le convertir au format PDF sans quitter le SGD. Le fichier source reste inchangé. Le PDF est enregistré dans le même dossier et prend le nom du fichier source.
Sélectionner un fichier qui n'est pas au format PDF sur votre système de fichiers, de le convertir au format PDF et de l'importer ensuite dans le SGD, dans le dossier en cours ou à un emplacement défini.

Dans un cas comme dans l'autre, il s'agit de conversions directes effectuées en arrière-plan. Les fichiers image tels que BMP, JPG, PNG, TIFF et les fichiers de document tels que XPS, PS et EPS sont traités directement avec les paramètres par défaut appropriés. Les autres documents (par exemple, les fichiers Word) sont imprimés via PDF Create. Par conséquent, cette opération requiert que l'application native associée soit installée sur votre ordinateur. Pour ce type de conversion, les paramètres définis pour le pilote d'impression Power PDF sont utilisés.

Créer un PDF à partir d'un SGD dans l'Assistant Create

Les fichiers importés depuis le SGD sont en fait des copies en lecture seule ; les originaux ne sont pas modifiés.

Pour créer des documents PDF à l'aide de documents provenant d'un SGD, procédez comme suit.

Lancez l'Assistant Create.
Cliquez sur Ajouter, puis cliquez sur Ouvrir depuis un SGD dans la liste déroulante.
Si plusieurs connexions vers des sites de stockage en ligne sont configurées, une boîte de dialogue propose des sites de stockage en ligne (tels qu'Evernote ou SharePoint). Sélectionnez le site préféré. L'Assistant Create se souviendra de votre choix et ne proposera plus la boîte de dialogue Sélection d'un SGD tant que vous ne redémarrerez pas l'application.
Indiquez les identifiants si nécessaire et connectez-vous au site de stockage en ligne.

Tout SGD pris en charge avec un composant client sur votre ordinateur est également proposé, à condition qu'il ait été activé lors d'une installation personnalisée, ou après, en exécutant à nouveau l'installation personnalisée.
Utilisez l'interface utilisateur spécifique au SGD pour localiser et charger les fichiers à utiliser dans l'Assistant Create.
Cliquez sur Lancer la création PDF ().