Daten schwärzen und Dokumentelemente entfernen

Man versteht darunter das Unkenntlichmachen vertraulicher Daten oder Bilder in einer PDF-Datei. Mit der Funktion Elemente entfernen (ebenfalls über die Registerkarte Sicherheit aufrufbar) können verborgene oder Hintergrunddaten entfernt werden.

Um den Schutz privater Daten zu gewährleisten, werden diese vor der Weitergabe von Dokumenten üblicherweise unkenntlich gemacht. Das PDF-Format ist sehr komplex und kann mehr Daten enthalten, als auf den ersten Blick sichtbar sind. Verwenden Sie Schwärzung, um die Offenlegung vertraulicher Informationen zu verhindern.

Es ist wichtig zu wissen, dass das Löschen von Daten nicht dieselbe Wirkung hat wie das Schwärzen. Daten, die Sie mit dem Löschbefehl aus einer PDF-Datei löschen, werden nicht unbedingt unwiederbringlich entfernt und können in der Regel wiederhergestellt werden.

In den folgenden Themen werden die beteiligten Funktionen und ihre Grenzen beschrieben.

Schwärzung

Mit der Schwärzungsfunktion können Sie vor der Freigabe vertrauliche Daten völlig aus PDF-Dokumenten entfernen. Der Vorgang erfolgt in der Regel in zwei Schritten: Zuerst markieren Sie die Stellen, die unkenntlich gemacht werden sollen, und anschließend wenden Sie die Schwärzung auf diese Stellen an. Wie Sie die Darstellung der Schwärzung ändern, ist unter Inhalte schwärzen beschrieben. Mit den Schwärzungswerkzeugen können Sie:

Text, Vektorgrafiken, Bitmaps, Bereiche mit mehreren Objekten oder ganze Seiten auswählen und entfernen.
das aktuelle Dokument nach bestimmtem Text durchsuchen und diesen dann entfernen;
alle Verweise auf bestimmte Inhalte im aktuellen Dokument entfernen;
geschwärzte Bereiche als unkenntlich gemachte Hervorhebungen darstellen, die zusätzlich auch mit einem Datenschutzhinweis oder vordefiniertem eigenen Text überlagert werden können.

Dokumentprüfung (Entfernen von Dokumentelementen)

Sie können damit alle Kommentare aus einem Dokument entfernen.
Sie können die PDF-Eigenschaften und andere Metadaten entfernen.
Sie können Links, Ziele, Anhänge und mehr entfernen.
Sie können eingebettete Indexe (Eingebettete nicht anzeigbare Daten entfernen) entfernen, die möglicherweise noch geschwärzte Textstellen enthalten.

Dokumente schwärzen und verschmelzen

Dokumente können auch durch Verschmelzen der PDF-Datei für die öffentliche Verbreitung vorbereitet werden. Mit dieser Funktion können Ebenen, Anmerkungen oder Markierungen bestimmter Art aus dem Dokument entfernt oder in Dokumentobjekte umgewandelt werden, sodass sie nicht mehr im Bereich Kommentare angezeigt werden. Zusätzlich zum Verschmelzen können Sie die Option Schwärzen wählen. Mit folgenden Möglichkeiten:

Schwarze Rechtecke decken geschwärzten Text ab. Ein Auswählen und Verschieben der Rechtecke ist möglich, aber der darunter liegende Inhalt kann nicht angezeigt oder gesucht werden. Mit anderen Worten: Die Schwärzung bleibt intakt.
Schwarze Rechtecke decken zum Schwärzen markierten Text ab, der Rechteck-Text ist aber nicht tatsächlich geschwärzt. Ein Auswählen und Verschieben der Rechtecke ist möglich, sodass der darunter liegende Text bzw. das Objekt sichtbar wird. Die Schwärzung ist also noch nicht durchgeführt.

Schwärzen durch Suchen

Die Schwärzung wird in den folgenden Funktionen mit der Funktion Suchen kombiniert:

Suchen und schwärzen: Gefundene Objekte sind wie in Text suchen und schwärzen beschrieben zum Schwärzen markiert. Wählen Sie diese Option im Menü Dokument.

Informationen zum Schwärzen von Paketen und Portfolios

In Paketen und Portfolios können Sie durch Suchen einzelne Textstellen automatisch unkenntlich machen (schwärzen).

Bei Paketen, die nur PDF-Dateien enthalten, funktioniert die Schwärzungsfunktion wie gewohnt. In Paketen, die wiederum Paketdateien enthalten, funktioniert die Schwärzung möglicherweise nicht ordnungsgemäß.

Wird die Schwärzung auf ein Portfolio angewandt, werden ausschließlich die darin enthaltenen PDF-Dateien geschwärzt. Im Allgemeinen ist es sicherer, die Dateien vor dem Schwärzen aus dem Paket zu entnehmen. So ist die Schwärzung durch Auswahl möglich und die Ergebnisse lassen sich besser nachprüfen.