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PDF-Dokumente mit geschütztem Versand senden

Verwenden Sie den geschützten Versand, um Optionen zum Schutz von Dateien, die Sie verbreiten möchten, auszuwählen. Die Optionen sind in logischer Reihenfolge angeordnet. Sie können sie einzeln oder kombiniert und in beliebiger Reihenfolge anwenden. Als ersten Schritt sollten Sie jedoch immer einen Umschlag auswählen und als letzten das Dokument signieren, da die Signatur bei nachträglichen Änderungen ihre Gültigkeit verliert. Wenn Sie einen Umschlag auswählen, werden die Arbeitsschritte nicht auf geöffnete Dateien angewandt, sondern nur auf Dateien, die Auswählen als Anhang auswählen.

Da spätere Änderungen eine Signatur ungültig machen können, unterzeichnen Sie die Datei erst, wenn Sie alle Änderungen vorgenommen haben. Dies kann das Entfernen von Dokumentelementen, das Entfernen früherer Überarbeitungen durch Speichern des Dokuments unter einem neuen Namen und die Anwendung von Schwärzungen umfassen. Sie sollten diese Schritte vor einem geschützten Versand ausführen.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um PDF-Dokumente mit geschütztem Versand zu versenden.

  1. Klicken Sie auf das Tool Geschützter Versand (Symbol für Geschützter Versand) in der Gruppe Sicherheit der Funktionsleiste Sicherheit. Im Dialogfeld Geschützter Versand werden Sie durch vier Arbeitsschritte geführt:
    1. Umschlag auswählen
    2. Anhänge hinzufügen
    3. Dateien verschlüsseln
    4. Dokument signieren
  2. Klicken Sie auf Senden, wenn Sie alle Dokumente zusammengestellt haben. Ihre E-Mail-Anwendung wird mit einer neuen Nachricht geöffnet. Sie enthält die Dateisammlung mit dem Sicherheitsumschlag. Das Feld mit dem Nachrichtentext enthält eine Anleitung für den Empfänger zum Öffnen der gesicherten Anhänge.
  3. Geben Sie die erforderlichen Daten in das Nachrichtenfenster der E-Mail ein (z. B. Empfänger, Betreff und Text) und versenden Sie die E-Mail.

Umschlag auswählen

  1. Klicken Sie auf Umschlag auswählen (Symbol für Umschlag auswählen), um das Umschlagfenster zu öffnen (Symbol für Sicherheitsumschlag).
  2. Doppelklicken Sie auf den gewünschten Umschlag oder klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und Auswählen Sie im Kontextmenü die Option Anwenden.

    Ein Umschlag kann interaktive Formularfelder enthalten, die vom Benutzer ausgefüllt werden können (als Alternative bietet sich das Werkzeug Schreibmaschine an, um Text hinzuzufügen). Sie können die Dateien zusammenfassen, die versendet werden, bzw. erklären, was mit ihnen geschehen soll. Sie können auch vorhandene Umschläge ändern oder aus einer einzelnen PDF-Seite oder einer Bilddatei einen neuen Umschlag erstellen und diesem eine Sicherheitsstufe zuweisen. Wenn Sie keinen Sicherheitsumschlag auswählen, werden alle Arbeitsschritte auf das aktuelle Dokument angewandt und nicht auf den Umschlag und seine Anhänge.

Anhänge hinzufügen

  1. Klicken Sie auf Anhänge hinzufügen (Symbol für Anhänge), um über das Standarddialogfeld Öffnen Anhänge hinzuzufügen.

    Die ausgewählten Dateien werden im Fenster Anhänge angezeigt (sowohl PDF als auch andere Formate sind zulässig).

  2. Wählen Sie mehrere Dateien aus demselben Ordner aus, oder verwenden Sie die Option Anhänge hinzufügen mehrmals, um Dateien aus unterschiedlichen Ordnern anzuhängen.

    Sie können auch eine hinzufügen, in der mehrere PDF-Dateien zusammengefasst sind. Im Gegensatz zu PDF-Dateien haben Text- oder Bilddateien in der Regel keine eigenen Sicherheitseinstellungen. Diese Dateien können Sie schützen, indem Sie den Umschlag mit einem Passwortschutz versehen.

Dateien verschlüsseln

  1. Klicken Sie auf Dateien verschlüsseln (Symbol für Dateien verschlüsseln), um das Sicherheitsfenster zu öffnen.
  2. Ziehen Sie ein Sicherheitsschema auf den Umschlag, um die Anhänge oder die Umschlagdatei zu verschlüsseln.

    Sie können die Sicherheitseinstellungen noch ändern, bis Sie das Dateipaket speichern und schließen. Sie können auch Vertraulich auswählen, um ein Kennwort zum Öffnen zu verwenden oder Keine Änderung, um ein Berechtigungskennwort und zulässige bzw. nicht zulässige Aktionen festzulegen. Weitere Einzelheiten finden Sie unter Sicherheitseigenschaften.

  3. Wählen Sie unter Zertifikatsicherheit die Option Interaktiv, um den Assistenten für Zertifikatsicherheit zu starten und eine digitale ID anzuwenden.

    Sowohl Passwörter als auch Zertifikate wenden Verschlüsselung an. Im Fenster Sicherheit können Sie auch neue Sicherheitsschemas erstellen.

Dokument signieren

  1. Klicken Sie auf Dokument signieren (Symbol für Handschriftliche Signatur), um das Fenster Signieren/Zertifizieren zu öffnen.
  2. Ziehen Sie ein geeignetes Signaturschema auf den Umschlag, um die Umschlagdatei zu unterzeichnen.

    Eine Umschlagvorlagendatei hat in der Regel ein digitales Signaturfeld. Anderenfalls können Sie den Umschlag auch interaktiv über die Funktionsleiste Sicherheit unterzeichnen.

  3. Wählen Sie Signieren oder Zertifizieren, um Ihre Standardsignatur zu verwenden. Wenn Sie sich für „Zertifizieren“ entscheiden, können Sie auch die zulässigen Aktionen für das Dokument einschränken. Siehe Hilfethema Dokumente signieren und zertifizieren.