Formulardaten importieren und exportieren
In ein Formular eingegebene Daten können getrennt von den Formularfeldern selbst gespeichert werden. Sie können sie dann immer wieder zum Ausfüllen weiterer Formulare verwenden. Dies kann sehr nützlich sein, wenn Sie Formulare schneller ausfüllen möchten, indem Sie die Datensätze, die in mehreren Formularen vorkommen, automatisch übernehmen. Bei diesem Prozess werden die Daten aus ausgefüllten Formularen exportiert, in speziellen Dateitypen gespeichert und später wieder in leere Formulare importiert. Gültige Dateitypen sind FDF und XFDF, die auch von den meisten PDF-Editoren unterstützt werden. Sie enthalten nicht nur die Formulardaten, sondern auch Informationen über die Anzahl und Art von Steuerelementen im Formular.
Formulardaten aus einem einzelnen, geöffneten, ausgefüllten Formular exportieren
- Wählen Sie .
- Geben Sie im Dialogfeld Speichern den Namen und den Dateityp an.
- Klicken Sie auf Speichern.
Ihre Dateien werden am angegebenen Ort und im angegebenen Format gespeichert.
Formulardaten in ein einzelnes Formular importieren
- Öffnen Sie ein nicht ausgefülltes Formular.
- Wählen Sie .
- Klicken Sie im Dialogfeld Datei auf Optionen, legen Sie einen Dateityp fest (FDF, XFDF, XML,TXT) und gehen Sie zur Datei, die die Daten enthält, die Sie in das geöffnete Formular importieren möchten.
- Klicken Sie auf Öffnen.
Wenn die ausgewählte Datei Beschreibungen der Formular-Steuerelemente und geeignete Daten für das aktuelle Formular enthält, werden die Daten in die entsprechenden Felder eingefügt.
Daten aus mehreren Formularen exportieren
Es ist möglich, Daten aus mehreren Formularen mit denselben Datenfeldern in die Dateitypen XML und CSV (kommagetrennte Werte) zu exportieren. Diese Dateitypen können in Excel oder ähnlichen Tabellenkalkulationsprogrammen geöffnet werden. Dabei wird jedes Formular einer Zeile und jedes Formularfeld einer Spalte zugewiesen. Die Bezeichnungen der Formularfelder werden im Arbeitsblatt als Text in die Kopfzeile der Spalten übernommen. Mit Ausnahme von Signaturfeldern werden alle Formularfeldtypen verarbeitet. Diese Exportfunktion ist auch dann verfügbar, wenn keine PDF-Datei geladen ist. Geöffnete Dateien werden nicht exportiert.
Zur Gewährleistung eines einwandfreien Exports sollten alle Formulare dieselben Feldnamen haben. Auch mehrseitige Formulare können verarbeitet werden. Pro Formular sollte eine PDF-Datei vorliegen. Eine einzige PDF-Datei mit mehreren zusammengestellten Formularen ist jedoch ebenfalls annehmbar, vorausgesetzt, die Formularfelder sind identisch. Wenn die Formulare unterschiedliche Felder enthalten, wird für jeden nicht identischen Feldnamen eine gesonderte Spalte in der Ausgabetabelle erzeugt. Die Zellen in der resultierenden Tabelle haben ein generisches Standardformat, das alle Formulareingaben akzeptiert. Andere Zelltypen können im Tabellenkalkulationsprogramm festgelegt werden (z. B. Datum, Währung oder nur Zahlen).
Um Daten aus mehreren Formularen zu exportieren, führen Sie die folgenden Schritte aus.
- Wählen Sie .
- Klicken Sie auf Dateien hinzufügen und wählen Sie die gewünschten Dateien aus einem Ordner aus.
- Klicken Sie optional erneut auf Dateien hinzufügen, um weitere Dateien aus anderen Ordnern hinzuzufügen.
- Verwenden Sie so lange Dateien hinzufügen und Dateien entfernen, bis die Dateiliste fertiggestellt ist.
- Aktivieren Sie Alle Formulare aus letztem Exportvorgang einbeziehen, um die Formulare der letzten Exportsitzung in die Liste aufzunehmen.
- Klicken Sie auf Exportieren, und geben Sie Ausgabeordner, Dateinamen und Dateityp (CSV bzw. XML) an.
- Klicken Sie im Dialogfeld Fortschritt des Exportvorgangs auf Datei jetzt anzeigen, wenn Sie das Ergebnis in Ihrer Tabellenkalkulationsanwendung anzeigen lassen möchten.
- Benennen Sie in Ihrer Tabellenkalkulationsanwendung die Texte der Spaltenüberschriften wie gewünscht um (z. B. für Kontrollkästchen oder Optionsfelder erforderlich).
- Verwenden Sie in Ihrer Tabellenkalkulationsanwendung die Funktion Speichern unter und wählen Sie einen geeigneten Dateityp (z. B. ein Excel-Arbeitsblatt). Andernfalls wird das CSV- bzw. XML-Format der Datei beibehalten.
So passen Sie Feldnamen vor dem Export an
Am besten ist es, wenn Sie sich bei der Erstellung/dem Entwurf der ursprünglichen Formulardatei auf einheitliche Feldnamen einigen.
Fehlende, ungeeignete oder uneinheitliche Feldnamen können nach dem Export im Tabellenkalkulationsprogramm angepasst werden.
- Öffnen Sie eine PDF-Datei mit aktiven Formularfeldern.
-
Klicken Sie in der Bedienfeldleiste auf das Werkzeug Formular-Steuerelemente, um das Fenster Formular-Steuerelemente anzuzeigen.
- Klicken Sie doppelt auf den Namen eines Formularsteuerelements im Fenster oder wählen Sie im Kontextmenü die Option Eigenschaften.
- Bearbeiten Sie Feldname nach Wunsch und klicken Sie auf Schließen.
- Wiederholen Sie diesen Vorgang ggf. für andere Feldnamen und Formulare.
Fehlerbehebung beim Export und Import von Formulardaten
- Stellen Sie fest, ob das Problem bei einem bestimmten Formularsatz auftritt, indem Sie einen einfacheren Satz Formulare verarbeiten.
- Wenn Sie die Formulare per E-Mail erhalten haben, vergewissern Sie sich, dass die Formulare komplett auf der lokalen Festplatte gespeichert wurden. Verarbeiten Sie Formulare nicht direkt aus einem E-Mail-Client oder temporären Ordner.
- Wenn das Speichern im Netzwerk nicht möglich ist, wählen Sie zum Speichern einen lokalen Ordner, der nicht durch Sicherheitseinstellungen geschützt ist.
- Ist das Speichern unter dem Dateityp .xml nicht möglich, versuchen Sie es mit dem Format .csv und umgekehrt.
- Die Verarbeitung von sehr umfangreichen Formularen (Hunderte von Seiten oder Tausende von Formularfeldern) kann problematisch sein. Teilen Sie die Dateien in diesem Fall in mehrere Abschnitte auf.
- Längere Texte in Formularfeldern können beim Export abgeschnitten werden. In Excel ist die Zellgröße standardmäßig auf 256 Zeichen begrenzt.