So erstellen Sie einen Volltextindex

Nach den vorbereitenden Maßnahmen können Sie mit der Erstellung des Index beginnen.

Befolgen Sie die folgenden Schritte, um einen Volltextindex zu erstellen.

Öffnen Sie Erweiterte Verarbeitung > Index , und wählen Sie Volltextindex erstellen aus der Liste.

Das Dialogfeld Volltextindex erstellen wird angezeigt.
Klicken Sie auf Neu.
Geben Sie unter Titel eine Indexdefinition ein.
Geben Sie in das Feld Beschreibung allgemeine Begriffe ein, die den Index beschreiben.
Fügen Sie der Liste unter Stoppwörter Wörter hinzu, um diese Wörter bei der Suche zu ignorieren.
1. Um ein Stoppwort zur Liste hinzuzufügen, geben Sie es in das Bearbeitungsfeld unter Stoppwörter ein und klicken Sie auf Hinzufügen. Sofern erforderlich, wiederholen Sie diesen Vorgang, um weitere Wörter auszuschließen.
2. Wenn Sie ein Wort aus der Stoppwortliste entfernen möchten (d. h. es wieder in den Indexierungsvorgang einbezogen werden soll), markieren Sie das Wort und klicken Sie auf Entf.
Häufige Wörter wie z. B. „ein“, „der“, „die“, „das“, „bei“ und „für“ können aus den Indexen ausgeschlossen werden. Neben einer maximalen Länge von 128 Zeichen kommt es bei Stoppwörtern auf die Groß-/Kleinschreibung an. Durch den Ausschluss solcher Wörter wird der Index um bis zu 10 % bis 15 % verkleinert, was die Sucheffizienz verbessert. Eine Suche mit Ausdrücken, die Stoppwörter enthalten, ist nicht möglich.

Wenn Sie Kollegen eine Infodatei zusammen mit dem Index zur Verfügung stellen, sollten Sie nicht die ausgeschlossenen Stoppwörter vergessen.
Nehmen Sie benutzerdefinierte Begriffe für den Index in das Feld Benutzerdefiniertes Feld auf.
Klicken Sie neben Verzeichnis einbeziehen auf Hinzufügen, um einen Ordner auszuwählen, dessen PDF-Dateien in den Index aufgenommen werden sollen. Wiederholen Sie den Schritt, um weitere Ordner hinzuzufügen. Haben Sie die Absicht, die PDF-Dateien später zusammen mit ihrem Index auf einen Server oder eine Website zu verschieben, dann sollten Sie sie eher in einem eigenen Ordner zusammenfassen.
Klicken Sie neben Ordner ausschließen auf Hinzufügen, um Unterordner auszuschließen, die in einem Ordner enthalten sind, der in die Liste der einbezogenen Ordner aufgenommen wurde. Sofern erforderlich, wiederholen Sie diesen Vorgang. Die ausgewählten Unterordner werden aus der Indexierung ausgeschlossen.
Klicken Sie auf Erstellen und legen Sie dann den Speicherort für die Indexdatei fest. Klicken Sie auf Speichern.

Nach der Erstellung des Indexes kann er in das aktuelle Dokument eingebettet werden.