PDF-Portfolios verwalten

In Portfolios können Sie Dokumente zu einem bestimmten Thema zusammenstellen und dann bequem veröffentlichen oder weiterleiten.Portfolios sind Paketen insofern überlegen, als sie Unterordner sowie Dokumente verschiedener Dateitypen enthalten können, während Pakete ausschließlich PDF-Dateien auf derselben Ordnerebene enthalten können.

In einem Portfolio können Sie nicht nur PDF-Dateien, sondern auch Word-, Excel-, PowerPoint-Inhalte und eine Vielzahl von Bilddateien in einem eigenen Fenster anzeigen.

Das Portfoliofenster hat eine eigene Werkzeugleiste mit den folgenden Werkzeugen (von links nach rechts):

Start zeigt Miniaturbilder jeder Datei oder jedes Ordners im Portfolio an. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Miniaturansicht, um die folgenden Optionen aufzurufen:

• Datei öffnen Öffnet das ausgewählte Portfoliodokument. (Alternativ können Sie ein Element durch Doppelklicken auf dessen Miniaturansicht/Symbol in der Listenansicht, über das Kontextmenü des Elements in einer der beiden Ansichten oder über den Befehl Datei öffnen in der Dropdownliste Optionen öffnen.) PDF-Objekte werden angezeigt, Dateien anderer Typen werden als Anhänge dargestellt. Auf die Anhänge können Sie mit den Schaltflächen Öffnen und Speichern zugreifen.

• Datei aus Portfolio speichern: Speichert nur das ausgewählte Element im Portfolio.

• Dateien hinzufügen: Hier können Sie nach Dateien suchen und diese in Ihr Portfolio einfügen. Die Datei wird dabei dupliziert, damit Ihr Portfolio intakt bleibt, auch wenn die ursprüngliche Datei von Ihrem Dateisystem gelöscht wird. (Alternativ können Sie den gleichen Befehl im Kontextmenü des Portfoliofensters auswählen oder einfach die Dateien mit der Maus auf das Fenster ziehen.)

• Vorhandenen Ordner hinzufügen: Suchen Sie nach Ordnern und fügen Sie sie in Ihr Portfolio ein. Der Ordner wird dabei dupliziert, damit Ihr Portfolio intakt bleibt, auch wenn der ursprüngliche Ordner von Ihrem Dateisystem gelöscht wird. (Alternativ können Sie den gleichen Befehl im Kontextmenü des Portfoliofensters auswählen oder einfach die Ordner mit der Maus auf das Fenster ziehen.)

• Neuen Ordner erstellen: Erstellen Sie einen neuen Ordner in Ihrem Portfolio (aber nicht in Ihrem Dateisystem).

• Löschen: Löscht die ausgewählte Datei oder den ausgewählten Ordner aus Ihrem Portfolio. Dabei werden die Dateien oder Ordner nicht aus Ihrem Dateisystem gelöscht, sondern nur aus Ihrem Portfolio entfernt.

• Sortieren nach: Die Sortiermöglichkeiten sind:

  • Name

  • Beschreibung

  • Geändert

  • Größe

  • Komprimierte Größe

  • Erstellt am

• Alles auswählen/Auswahl aufheben: Markieren Sie alle Elemente im Portfolio oder heben Sie Ihre Auswahl auf.

• Deckblatt: Wählen Sie, ob das Deckblatt angezeigt werden soll.

• Informationen anzeigen: Wählen Sie diese Option, um die Datei- oder Ordnereigenschaften mit den folgenden Feldern anzuzeigen:

  • Name (schreibgeschützt)

  • Beschreibung (schreibgeschützt)

  • Geändert (schreibgeschützt)

  • Größe (schreibgeschützt)

  • Komprimierte Größe (schreibgeschützt)

  • Erstellungsdatum (schreibgeschützt)

  • Beschreibung (bearbeitbar)

• Portfolio-Eigenschaften:

  • Legen Sie fest, welche Eigenschaftsfelder für Portfolioelemente angezeigt werden.

  • Definieren Sie, wie Portfolioelemente sortiert werden (Eigenschaft Sortieren nach und Sortierreihenfolge).

  • Legen Sie fest, wie das Portfoliofenster beim Programmstart angezeigt wird.

  • Wählen Sie, ob das derzeit ausgewählte Portfolioelement beim Öffnen des Portfolios zuerst gezeigt werden soll.

In der Listenansicht wird eine Tabelle mit je einer Zeile für jede Datei oder jeden Ordner angezeigt. Die Tabelle enthält vier Spalten (Name, Beschreibung, Geändert, Größe). Über das Kontextmenü der Listenansicht stehen Ihnen neben den oben aufgeführten Optionen noch einige weitere zur Verfügung:

• Ansicht: Wählen Sie, welche Spalten in der Listenansicht angezeigt werden sollen:

  • Name

  • Beschreibung

  • Geändert

  • Größe

  • Komprimierte Größe

  • Erstellt am

• Wert bearbeiten: Wählen Sie, ob Sie den Name des Portfolioelements oder dessen Beschreibung ändern möchten - geben Sie Ihren Text in das entsprechende Feld im Fenster Namen ändern/Beschreibung bearbeiten ein.

Für schnellen und einfachen Zugriff stehen diese Funktionen auch direkt in der Werkzeugleiste im Portfoliofenster zur Verfügung. Dazu gehören:

Dateien hinzufügen: Siehe oben in der Beschreibung der Start.

Vorhandenen Ordner hinzufügen: Siehe oben in der Beschreibung der Start.

Neuen Ordner erstellen: Siehe oben in der Beschreibung der Start.

Optionen: Diese Dropdownliste bietet eine Reihe von Steuerelementen, die davon abhängig sind, was Sie im Portfoliofenster ausgewählt haben.

• Wenn Sie im Fenster keine Auswahl getroffen haben, sind die folgenden Werkzeuge verfügbar: Sortieren nach, Alles auswählen, Deckblatt und Portfolio-Eigenschaften. Die Verwendung dieser Optionen wird oben in der Beschreibung der Start erläutert.

• Wenn Sie ein Element oder einen Ordner ausgewählt haben, stehen die folgenden Funktionen zusätzlich zur Verfügung: Ordner öffnen, Löschen, Auswahl aufheben und Informationen anzeigen. Die Verwendung dieser Optionen wird oben in der Beschreibung der Start erläutert.

Verwenden Sie die Pfeilwerkzeuge (Vorherige öffnen und Nächste Datei öffnen), die am unteren Rand des Portfoliofensters zur Verfügung stehen, um schnell zwischen den Elementen zu navigieren.