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Lernhilfe: Bates-Nummerierung

Diese Lernhilfe beschreibt, wie ein Satz Dokumente mit Bates-Nummern versehen wird und dabei auf jeder Seite Referenzdaten genannt werden. Diese Lernhilfe erklärt auch, wie man ein Bates-Stempelschema erstellt.

  • Definiere die Fallnummer mit einem Präfixtext.

  • Jede Seite wird mit einer sechsstelligen Bates-Nummer eindeutig gekennzeichnet.

  • Fügen Sie den Firmennamen „Kofax“ mit einem Bates-Zahlensuffix hinzu.

  • Fügen Sie die Seitennummerierung für jedes Dokument im Satz mithilfe eines Makros hinzu.

  • Fügen Sie das Datum des Stempels mit einem Makro hinzu.

Vorgehensweise:

  1. Wählen Sie Bates-Nummerierung > Hinzufügen mit oder ohne offenes Dokument, um auf das Dialogfeld Bates-Nummern hinzufügen zuzugreifen.
  2. Wählen Sie Dateien hinzufügen und wählen Sie alle Dateien aus, die mit der Bates-Stempelung gekennzeichnet werden sollen. Zeigen Sie die Dateien gegebenenfalls in der Vorschau an. Prüfen Sie die Reihenfolge der Dateien, da die Bates-Nummerierung die Dateien in der angegebenen Dateireihenfolge verarbeitet. Klicken Sie auf OK.

    Das Dialogfeld Kopf- und Fußzeile hinzufügen erscheint.

  3. Belassen Sie [Ohne] im Feld Name oder wählen Sie ein vorhandenes Schema als Basis aus.
  4. Wählen Sie die Ränder für den Text so aus, dass vorhandene Inhalte auf den Seiten nicht nur den Text überdeckt werden.
  5. Wählen Sie unter Makros Bates-Nummer und klicken Sie auf Einstellungen.
  6. Legen Sie im Dialogfeld Optionen für Bates-Nummerierung eine sechsstellige Nummernlänge fest und behalten Sie 1 als Beginnen bei bei.
  7. Geben Sie im Feld Präfix als Fallnummer Case 20: ein und fügen Sie am Ende ein Leerzeichen hinzu.
  8. Geben Sie im Feld Suffix –Kofax mit einem Leerzeichen am Ende ein. Prüfen Sie die Vorschau und klicken Sie auf OK.
  9. Legen Sie die gewünschte Position in der Kopf- oder Fußzeile fest und klicken Sie auf Makro einfügen. Die Bates-Nummer wird in kodierter Form eingefügt.
  10. Wählen Sie unter Makros Seitennummer und klicken Sie auf Einstellungen. Geben Sie als Seitennummerierung Seite 1 von n und als Datumsformat JJJJ-MM-TT ein. Platzieren Sie den Cursor hinter die zuvor eingefügte Zeichenfolge und klicken Sie auf Makro einfügen.
  11. Wählen Sie unter den Makros Datum aus, platzieren Sie den Cursor hinter der zuvor eingegebenen Zeichenfolge, fügen Sie zur optischen Trennung von Seitennummerierung und Datum Leerzeichen ein und klicken Sie auf Makro einfügen.
  12. Wählen Sie für den Text des Bates-Schemas Schriftgröße, Schriftart, Stil und Farbe aus.
  13. Klicken Sie über dem Schemanamen auf die Schaltfläche Erstellen für eine zukünftige Verwendung des Schemas und dann auf OK, um es auf die ausgewählten Dateien anzuwenden.

Der in diesem Beispiel erstellte Bates-Stempel mit den manuell eingefügten Leerzeichen wird folgendermaßen angezeigt:

<<Bates Number#6#1#Case 20: #-Kofax >><<Page 1 of n>> <<yyyy-mm-dd>>

Die Vorschau des Stempels sieht folgendermaßen aus (die einzelnen Bausteine sind in der Tabelle angeführt):

Case 20: 000001-Kofax 1 of 14 2012-03-19

#Fall 20: Bates-Nummernpräfix
Bates-Nummer#6#1 Sechsstellige Bates-Nummer beginnend mit 1
#-Kofax Suffix der Bates-Nummer
Seite 1 von n Seitennummern, mit Leerzeichen am Anfang und am Ende
tt.mm.jjjj Datum im ausgewählten Format

In diesem Beispiel wird die Seitennummerierung für jedes Dokument einzeln durchgeführt. Die Bates-Nummern kennzeichnen jedoch fortlaufend alle Seiten in allen Dokumenten, die in dieser Stempelsitzung enthalten sind, und beginnen daher im Gegensatz zu den Seitennummern nicht mit jedem neuen Dokument bei 1.

Weitere Informationen finden Sie unter Bates-Nummerierung hinzufügen, Bates-Nummern entfernen und Kopf- und Fußzeilen.