Bates-Nummerierung hinzufügen

Mit Bates-Nummern lassen sich die einzelnen Seiten in Rechts-, Medizin- und Geschäftsdokumenten eindeutig identifizieren, indem den Seiten eine fortlaufende Nummer zugewiesen wird. Die Bates-Nummer wird als Kopf- oder Fußzeile auf den angegebenen Seiten platziert, in der Regel auf allen Seiten (Standardeinstellung). Die Bates-Nummer kann durch ein Präfix und/oder Suffix ergänzt werden und mit anderen Kopf- und Fußzeilentexten kombiniert werden. Diese können benutzerdefinierte Ausdrücke oder durch Makros erzeugte Objekte (Seitenzahlen, Dokumentinformationen wie Thema, Überschrift, Verfasser usw.) enthalten. Die Bates-Nummer wird in der Kopf- oder Fußzeile als Makro platziert.

Sie legen zuerst fest, welche Dateien Bates-Nummern erhalten sollen, und öffnen dann das Kopf- und Fußzeilen-Dialogfeld. Seine Makroliste bietet Ihnen als erste Option die Bates-Nummerierung an. Sie können jedoch auch eine andere Kopf- oder Fußzeilenart ohne Bates-Nummer wählen. Bates-Nummern wirken sich nicht auf die Struktur oder den Suchindex Ihres Dokuments aus und ändern auch nicht die Dateinamen.

Die Bates-Nummerierung kann nicht auf verschlüsselte Dateien oder Dateien mit digitalen Signaturen angewandt werden.
Sie können eine kontinuierliche Bates-Nummerierung nicht nur für PDF-Dateien, sondern auch für PDF-Pakete hinzufügen.

So fügen Sie eine Bates-Nummer hinzu:

Wählen Sie Bearbeiten > Bates-Nummerierung und dann in der Dropdownliste Hinzufügen, um das Dialogfeld Bates-Nummern hinzufügen aufzurufen.
Klicken Sie auf Dateien hinzufügen. Das Dialogfeld Öffnen wird angezeigt.
1. Wählen Sie eine oder mehrere Dateien aus. Sie werden in die Warteschlange eingefügt. Um die Nummerierung auch auf aktuell im Programm geöffnete Dateien anzuwenden, wählen Sie Geöffnete Dokumente einschließen.
2. Klicken Sie auf Vorschau, um die für die Nummerierung ausgewählten Dateien nochmals zu prüfen. Es ist wichtig, dass sich die Dateien vor dem Anbringen der Stempel in der richtigen Reihenfolge befinden.
  Die Reihenfolge der Dateien in der Warteschlange können Sie ändern, indem Sie eine Datei auswählen und auf Nach oben oder Nach unten klicken. Mit Entfernen können Sie die ausgewählte Datei aus der Liste entfernen.
Wählen Sie Geöffnete Dokumente einschließen, um in der Liste die aktiven Dokumente anzuzeigen.
Klicken Sie auf Ordner hinzufügen, um einen Ordner auszuwählen und alle darin enthaltenen PDF-Dokumente hinzuzufügen.
Klicken Sie auf Ausgabe, um das Dialogfeld Ausgabeoptionen anzuzeigen.
1. Legen Sie den Zielordner fest, welcher der Ordner sein kann, in dem sich die Originaldatei befindet. Sie können auch auf Durchsuchen klicken, um einen anderen Ordner auszuwählen.
2. Dateibenennungsregeln definieren: Sie können die ursprünglichen Namen beibehalten, ein Präfix und/oder Suffix hinzufügen oder die Namen durch eine beginnende und endende Bates-Nummer ersetzen, wie in der Abbildung zu sehen.
3. Entscheiden Sie, ob die vorhandenen Dateien überschrieben oder unter ihrem Namen beibehalten werden sollen.
4. Sie können eine automatische Protokolldatei erstellen: Klicken Sie auf Durchsuchen, um einen Speicherort dafür auszuwählen.
5. Klicken Sie auf OK, um zum Dialogfeld Bates-Nummern hinzufügen zurückzukehren.
Klicken Sie im Dialogfeld Bates-Nummern hinzufügen auf OK, um fortzufahren.
Das Dialogfeld funktioniert ähnlich wie Kopf- und Fußzeilen. Wählen Sie in der Dropdownliste Schemata ein für Ihre Zwecke geeignetes Schema aus. Wählen Sie Nummerierung des vorausgehenden Jobs mit aktuellem Schema fortführen, um die Bates-Nummerierung für mit diesem Schema verarbeitete Dokumente fortlaufend zu gestalten.
Verkleinern Sie, wie folgt, das Dokument, um Platz für die Bates-Nummerierung zu schaffen, ohne Text zu verdecken:
1. Klicken Sie auf Darstellung.
  
  Das Dialogfeld Anzeigeoptionen wird aufgerufen.
2. Wählen Sie die Option „Dokument verkleinern“ aus.
3. Klicken Sie auf OK.
Wählen Sie im Auswahlfeld Makros die Option Bates-Nummer aus, und klicken Sie auf Einstellungen.
Geben Sie im Dialogfeld Optionen für Bates-Nummerierung die Anzahl der zu verwendenden Stellen (6 bis 15) an, die Startnummer und ggf. ein Präfix und/oder Suffix, für die Bates-Nummer, die auf das Dokument gedruckt werden soll. Klicken Sie dann auf OK.
Bestimmen Sie den Bereich, in den Bates-Nummern gestempelt werden sollen, indem Sie in eines der Kopf- oder Fußzeilenfelder (Links, Zentriert und Rechts) klicken.

Der Cursor blinkt im ausgewählten Feld.
Klicken Sie auf Makro einfügen, um das Makro zum ausgewählten Feld hinzuzufügen. Sie können die obigen Schritte wiederholen, um nach Bedarf mehrere Arten der Nummerierung einzurichten und zu platzieren.
Die übrigen Einstellungen sind im Thema Kopf- und Fußzeilen erläutert.
Prüfen Sie unten im Bereich Vorschau, wie die Bates-Nummern in den Kopf- und Fußzeilen der Seite erscheinen.
Klicken Sie auf OK, um die Nummerierung auf den gesamten ausgewählten Seitenbereich anzuwenden.

Weitere Informationen zum Entfernen der Nummerierung finden Sie unter Bates-Nummern entfernen.

Sie können auch mehr als einen Bates-Stempel an einem Dokument anbringen. In diesem Fall müssen Sie aber für den zweiten Stempel eine andere Stelle auswählen.
Achten Sie darauf, dass die Bates-Nummer keine anderen Kopf- und Fußzeilenelemente überdeckt. Dies können Sie in einer Vorschau überprüfen. Hierzu speichern Sie die Kopf- und Fußzeilendaten als Schema ab und laden dieses. Wenn Sie die Kopf- und/oder Fußzeilen ohne Speichern des Schemas übernehmen, sehen Sie diese Elemente nicht.