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Archiver les dossiers

Vous pouvez archiver des dossiers Microsoft Outlook complets, avec ou sans leurs sous-dossiers.

Il peut s'agir de dossiers standard (Boîte de réception, Éléments envoyés, Courrier volumineux, À transférer, etc.), personnalisés ou archivés, ou bien du calendrier, des tâches ou des contacts.

Pour préparer l'archivage d'un dossier de messages, procédez comme suit.

  1. Icône Paramètres Cliquez sur l'outil Paramètres dans l'onglet Kofax PDF pour afficher la boîte de dialogue Paramètres avec le volet Archivage des messages ouvert.

    Consultez la rubrique Boîte de dialogue Paramètres pour plus d'informations.

  2. Dans ce volet, sélectionnez une version PDF dans la liste Format d'archivage.
  3. Sélectionnez la méthode préférée sous Méthode d'archivage. Consultez la rubrique Boîte de dialogue Paramètres pour plus d'informations.
  4. Pour archiver également les sous-dossiers, sélectionnez l'option Archiver les sous-dossiers.
  5. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue.

Créez l'archive. Suivez le processus qui correspond le mieux à vos préférences :

  • Archivez le contenu du dossier dans des fichiers séparés. Consultez la rubrique Archivage d'éléments de messagerie Outlook dans autant de fichiers distincts pour plus d'informations.

    Si vous archivez des dossiers entiers et que vous avez choisi de générer un fichier PDF pour chaque élément, vous risquez d'obtenir un très grand nombre de fichiers. Chaque rendez-vous, tâche ou contact du calendrier est considéré comme un élément distinct. Il est donc préférable d'archiver des dossiers vers un PDF unique ou un lot PDF. En outre, afin d'éviter l'archivage de fichiers inutiles, nous vous conseillons de créer un dossier temporaire contenant uniquement les messages que vous souhaiter archiver en PDF.

  • Archivez le contenu du dossier dans un seul fichier PDF. Consultez la rubrique Fusionner des éléments de messagerie Outlook dans un seul fichier PDF pour plus d'informations.

    Éventuellement, sélectionnez Fractionner par pages et spécifiez le nombre maximal de pages à inclure dans une seule fraction. Les fichiers plus petits nécessitent moins de ressources lors de l'ouverture.

  • Archivez le contenu du dossier dans un lot PDF. Consultez la rubrique Créer un lot PDF à partir d'éléments de messagerie Outlook pour plus d'informations.

    Éventuellement, sélectionnez Fractionner par taille de fichier et spécifiez la taille de fichier maximale en Mo pour un seul fractionnement. Les fichiers plus petits nécessitent moins de ressources lors de l'ouverture.