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Fusionner des éléments de messagerie Outlook dans un seul fichier PDF

Vous pouvez fusionner des éléments de messagerie sélectionnés, ou un dossier complet (avec ou sans ses sous-dossiers), dans un fichier PDF. Pour vous permettre d'accéder facilement aux différents éléments archivés, le fichier PDF généré possède des signets vers chaque message.

Préparer les paramètres d'archivage d'éléments de messagerie Outlook dans un fichier PDF

  1. Icône Paramètres Cliquez sur l'outil Paramètres dans l'onglet Kofax PDF pour afficher la boîte de dialogue Paramètres avec le volet Archivage des messages ouvert.

    Consultez la rubrique Boîte de dialogue Paramètres pour plus d'informations.

  2. Dans ce volet, sélectionnez une version PDF dans la liste Format d'archivage.
  3. Sélectionnez l'option Fusionner les messages en un seul PDF dans la rubrique Méthode d'archivage.
  4. Indiquez le mode de traitement des pièces jointes, le cas échéant.

    Consultez la rubrique Traitement des pièces jointes pour plus d'informations.

  5. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue.

Démarrer l'archivage d'éléments de messagerie Outlook dans un fichier PDF

Modifiez les paramètres comme indiqué dans la rubrique Préparer les paramètres d'archivage d'éléments de messagerie Outlook dans un fichier PDF, puis procédez comme suit.

  1. Sélectionnez les éléments à archiver.
  2. Cliquez sur un outil en fonction de votre sélection.
    • Icône Archiver le(s) message(s) Si vous sélectionnez un ou plusieurs fichiers, cliquez sur l'outil Archiver le(s) message(s) dans l'onglet Kofax PDF.
    • Icône Archiver le dossier Si vous sélectionnez un dossier, cliquez sur l'outil dans l'onglet Kofax PDF.
    Pour archiver uniquement les rendez-vous futurs ou passés, affichez le calendrier par semaine ou par mois, sélectionnez la période souhaitée et choisissez Archiver le(s) message(s) plutôt que Archiver le dossier.
  3. Dans la boîte de dialogue Sélectionner le dossier d'archive racine ou Enregistrer sous, sélectionnez le dossier cible dans lequel les éléments doivent être enregistrés.

    Le dossier cible d'Outlook par défaut est Documents\PDF Favorites\Outlook Archive. Le nom des fichiers PDF est automatiquement généré à partir de l'objet de chaque élément correspondant. Pour éviter tout conflit de nom, un suffixe numéral est automatiquement ajouté au nom des fichiers, si nécessaire.

  4. Cliquez sur Enregistrer pour lancer le processus d'archivage.

    Une fois le processus terminé, les fichiers sont archivés dans le dossier cible. Un indicateur de progression s'affiche ; en cas de problème, un rapport PDF est généré avec les pièces jointes.

Au cours de l'archivage, des signets sont ajoutés pour faciliter la navigation dans le fichier PDF généré. Ces signets vous permettent d'accéder plus rapidement aux messages. Le programme génère une liste hiérarchique de signets ; chaque signet pointe vers la première page du message correspondant. Les signets sont regroupés par date, par expéditeur et par sujet. Les expéditeurs et sujets sont classés par ordre croissant, tandis que les dates sont classées par ordre décroissant.