Créer des fichiers PDF depuis les pièces jointes aux e-mails Outlook
Le programme vous permet de créer des fichiers PDF depuis des pièces jointes à des e-mails dans Microsoft Outlook.
Pour créer ces fichiers, cliquez sur l'outil Créer des PDF depuis les pièces jointes (
) qui apparaît dans l'onglet Kofax, à la fois dans la fenêtre principale et dans la fenêtre de message. L'outil est activé lorsque le message sélectionné possède une pièce jointe.
Pour créer des fichiers PDF à partir des pièces jointes d'un e-mail, procédez comme suit.
Définir les préférences pour la gestion des pièces jointes
-
Cliquez l'outil Paramètres (
) dans l'onglet Kofax PDF dans Outlook.
La boîte de dialogue Paramètres s'affiche.
-
Dans l'onglet Création de PDF de la boîte de dialogue Paramètres, spécifiez le mode de traitement des messages comportant plusieurs pièces jointes :
- Sélectionnez Convertir toutes les pièces jointes pour convertir automatiquement toutes les pièces jointes, sans aucune intervention de votre part, et les enregistrer dans le dernier dossier d'enregistrement utilisé.
- Sélectionnez Sélectionner les fichiers à convertir pour afficher la liste des pièces jointes. Cela vous permet de sélectionner lequel convertir et de sélectionner un emplacement d'enregistrement.
- Cliquez sur OK pour enregistrer les modifications.
Créer des fichiers PDF depuis les pièces jointes
-
Sélectionnez un message comportant une ou plusieurs pièces jointes dont le format est pris en charge.
Cette commande fonctionne sur les pièces jointes au message actuellement ouvert. Pour chaque pièce jointe est créé un fichier PDF ; chaque PDF prend le nom de la pièce jointe correspondante. Vous pouvez spécifier un dossier cible pour les fichiers PDF générés. Si une pièce jointe est déjà au format PDF, elle est simplement enregistrée dans le dossier cible, sans aucun traitement. Si les fichiers joints sont de formats mixtes, les fichiers PDF sont enregistrés directement ; les autres fichiers sont convertis en PDF.
- Sélectionnez l'outil Créer des PDF depuis les pièces jointes (voir ci-dessus) dans l'onglet Kofax PDF pour Outlook.
- Si vous avez sélectionné l'option Convertir toutes les pièces jointes, tous les fichiers PDF sont enregistrés dans le dernier dossier utilisé.
- Si vous avez sélectionné la seconde option, la boîte de dialogue Liste des pièces jointes s'affiche, vous permettant de sélectionner les pièces jointes à convertir.
-
Un dossier cible est proposé. Le dossier cible par défaut est Documents\PDF Favorites\Outlook Archive. Éventuellement, cliquez sur Parcourir pour le modifier.
Si un des PDF que vous êtes sur le point de créer porte le même nom qu'un PDF existant dans le dossier d'enregistrement, un suffixe numéral est ajouté au nouveau fichier afin de le distinguer du fichier existant.Pour modifier le dossier où sont automatiquement enregistrés les fichiers convertis, ouvrez la boîte de dialogue Paramètres, puis choisissez l'option Sélectionner les fichiers à convertir. Vous serez invité à définir un dossier d'enregistrement lors de la prochaine conversion. Pour rétablir la conversion automatique vers ce nouveau dossier, accédez de nouveau à la boîte de dialogue Paramètres et sélectionnez Convertir toutes les pièces jointes.
-
Cliquez sur OK pour lancer la création.
Un avertissement apparaît si le traitement d'un fichier a échoué. Les fichiers image (bmp, jpg, png, tif, xps, ps et eps) sont traités directement. Les autres documents (par exemple, les fichiers Word) sont imprimés via PDF Create. Cette opération requiert que l'application native associée soit installée sur votre ordinateur.
Dans tous les cas, la zone Résultats vous informe de la réussite de la conversion. Elle vous permet également d'ouvrir le dossier de sortie ou d'afficher un fichier PDF généré en double-cliquant sur son nom.