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Datenbankvalidierung

Mit der Datenbankvalidierungsfunktion können Sie automatisch die Indexfelder mit Daten aus einer Datenbank füllen.

Der Verfahrensablauf

In diesem Abschnitt wird die grundlegende Verfahrensweise für die Verwendung der Datenbankvalidierungsfunktion beschrieben. Im Folgenden wird davon ausgegangen, dass die Stapel- und Dokumentenklassen bereits definiert sind. Ferner wird vorausgesetzt, dass sich das Validation-Modul im Stapelklassenmodul befindet.

  1. Wählen Sie eine Dokumentenklasse aus.
  2. Öffnen Sie das Fenster Datenbankvalidierung.
  3. Schließen das Setup ab.
  4. Passen Sie bei Bedarf die Reihenfolge der Validierungen an.
  5. Veröffentlichen und verarbeiten Sie den Stapel.

Eine Datenbankvalidierung hinzufügen

Bevor Sie von der Datenbankvalidierungsfunktion profitieren können, müssen Sie eine Validierung hinzufügen und Parameter einstellen.

  1. Wählen Sie die entsprechende Dokumentenklasse in einer der Strukturansichten.
  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die ausgewählte Dokumentenklasse, um ein Kontextmenü zu öffnen.
  3. Wählen Sie Datenbankvalidierung.
    Das Fenster Datenbankvalidierung wird angezeigt.
  4. Klicken Sie auf Hinzufügen , um das Fenster Eigenschaften der Datenbankvalidierung – Registerkarte Datenbank anzuzeigen.
  5. Im Feld Name geben Sie einen Namen für die Datenbankvalidierung ein.

    Wählen Sie möglichst einen für Sie oder Ihre Anwender „sprechenden“ Namen.

  6. Wählen Sie in der Liste Datenbanktyp den für die Datensuche zu verwendenden Datenbanktyp aus. Je nach Auswahl kann der untere Teil des Bildschirms leicht variieren.
  7. Geben Sie bei Verwendung einer Access-Datenbank im nächsten Feld den Namen der Access-Datenbankdatei an. Bei einer mit ODBC-Level 3 kompatiblen Datenquelle geben Sie den Namen der Datenquelle ein. Bei einer SharePoint-Liste geben Sie den URL an.
  8. Geben Sie den Arbeitsgruppen-Dateinamen ein (nur für Lesezugriffe).
  9. Geben Sie einen Benutzernamen und das Kennwort ein, falls erforderlich.
  10. Klicken Sie auf die Registerkarte Tabelleneinstellungen, um die Tabellenoptionen anzuzeigen.
  11. Wählen Sie in der Liste Zu validierendes Indexfeld das Indexfeld als Grundlage für einen Abgleich aus.
  12. Wählen Sie auf einer der Listen Validieren gegen Tabelle oder Gegen Liste validieren das Element aus, das die erforderlichen Daten enthält.
  13. Wählen Sie in der Liste Übereinstimmung mit Spalte das Element aus, das die Daten enthält, die als Grundlage für einen Abgleich dienen. Der Inhalt dieser Spalte wird mit dem Indexfeld verglichen, das Sie zuvor ausgewählt haben.
  14. Wählen Sie Indexfelder automatisch aus Ergebnissen füllen, um Indexfelder mit Datenbankfeldern zu verknüpfen.
  15. Vergleichen Sie die Indexfelder, die Sie automatisch füllen möchten, mit den entsprechenden Datenbankspalten. Wenn Sie das Vergleichsfeld leer lassen, wird das automatische Ausfüllen für dieses Indexfeld nicht aktiviert.
  16. Klicken Sie auf die Registerkarte Optionen, und legen Sie die Optionen fest.
  17. Klicken Sie auf die Registerkarte Workstation, und richten Sie die Zwischenspeicheroptionen ein.
  18. Klicken Sie auf die Registerkarte KCN Server, und richten Sie den Typ der Datenbankverbindung und den zu verwendenden Cache ein. Je nach Datenbanktyp sind die Einstellungen auf dieser Registerkarte möglicherweise nicht verfügbar.
  19. Klicken Sie auf OK , um das Fenster zu schließen, und fügen Sie Ihre Datenbankvalidierung zur Liste im Datenbankvalidierungsfenster hinzu.
Hinweis Sie können die Reihenfolge der Datenbankvalidierungen im Fenster Datenbankvalidierung ändern, indem Sie eine Validierung auswählen und nach oben oder unten ziehen. Die Datenbankvalidierungen werden in der angegebenen Reihenfolge abgearbeitet.

Eine Datenbankvalidierung entfernen

  1. Wählen Sie die geeignete Dokumentenklasse in einer der Strukturansichten aus .
  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die ausgewählte Dokumentenklasse, um das Kontextmenü zu öffnen.
  3. Wählen Sie Datenbankvalidierung.

    Das Fenster Datenbankvalidierung wird geöffnet.

  4. Wählen Sie die zu entfernende Datenbankvalidierung aus.
  5. Klicken Sie auf Entfernen, um sie aus der Liste zu löschen.

Eine Datenbankvalidierung ändern

  1. Wählen Sie die geeignete Dokumentenklasse in einer der Strukturansichten aus .
  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die ausgewählte Dokumentenklasse, um das Kontextmenü zu öffnen.
  3. Wählen Sie Datenbankvalidierung.

    Das Fenster Datenbankvalidierung wird geöffnet.

  4. Wählen Sie die zu ändernde Datenbankvalidierung aus.
  5. Klicken Sie auf Eigenschaften , um das Fenster Eigenschaften der Datenbankvalidierung zu öffnen.
  6. Nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor.
  7. Klicken Sie auf OK, um die Auswahl zu speichern und das Fenster zu schließen.

Eine Datenbankvalidierung in der Liste verschieben

  1. Wählen Sie die geeignete Dokumentenklasse in einer der Strukturansichten aus .
  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die ausgewählte Dokumentenklasse, um das Kontextmenü zu öffnen.
  3. Wählen Sie Datenbankvalidierung.

    Das Fenster Datenbankvalidierung wird geöffnet.

  4. Wählen Sie die zu verschiebende Datenbankvalidierung aus.
  5. Ziehen Sie sie in der Liste nach oben oder unten.