Bei der automatischen Ordnererstellung werden die Indexfeldwerte eines Dokuments mit den Indexfeldwerten des Ordners verglichen. Falls die Regeln angemessen erfüllt sind, wird das Dokument in dem entsprechenden Ordner platziert.

Anderenfalls wird ein neuer Ordner erstellt, der die kopierten Indexfeldwerte des Dokuments erhält und zur Ordnerhierarchie hinzugefügt wird. Das Dokument wird dann zu dem neu erstellten Ordner hinzugefügt. Das betrifft nur Dokumente, die noch in keinem Ordner sind.

Jeder Dokumentenindexfeld-Wert (sofern er nicht in der Tabelle ist) kann für die automatische Ordnererstellung verwendet werden. Ausgeblendete Indexfelder können auch verwendet werden. Dies ist dann sinnvoll, wenn ein Feld automatisch erkannt und für die Ordnererstellung verwendet wird, für den Validierer jedoch unsichtbar bleiben soll.

Indexfelder können mithilfe einer Reihe von Techniken gefüllt werden, unter anderen Barcodes, Patchcodes, OCR/ICR, Skripting und Anpassungen. Geeignete Indexfeldwerte müssen bereitgestellt werden, bevor sie zur Erstellung eines Ordners verwendet werden können.

Die automatische Ordnererstellung wird durch eine Reihe von Regeln bestimmt, die als Teil der Stapelklasse definiert werden. Eine einzelne Regel zur Ordnererstellung definiert, wie Dokumentenindexfelder zur Identifizierung eines vorhandenen oder zur Erstellung eines neuen Ordners verwendet werden und das Dokument dann in diesem Ordner platzieren.

Regeln werden auf der Registerkarte Ordnererstellung entweder im Fenster Stapelklasse erstellen oder im Fenster Stapelklasseneigenschaften definiert.

Um das Indexfeld der Dokumentenklasse zu identifizieren, werden eine Dokumentenklasse und das assoziierte Indexfeld ausgewählt. Es können nur Dokumentenklassen verwendet werden, die der Stapelklasse zugeordnet sind.

Als nächstes müssen eine korrespondierende Ordnerklasse und ein Ordnerklassen-Indexfeld ausgewählt werden. Es können nur Ordnerklassen verwendet werden, die der Stapelklasse zugeordnet sind. Für ein ordnungsgemäßes Funktionieren der automatischen Ordnererstellung müssen der Feldtyp der Indexfelder der Dokumentenklasse und der assoziierten Ordnerklasse zusammenpassen.

Im nächsten Schritt muss die Schachtelungsebene für den Ordner definiert werden. Der Ebenenparameter identifiziert die Tiefe in der Ordnerhierarchie, auf die die Regel anzuwenden ist. Wenn Ordner niemals in anderen Ordnern geschachtelt werden, wird eine Tiefe von 1 verwendet (z. B. Ordner, die sich direkt außerhalb des Stapels befinden). Für mehr als eine Schachtelungsebene sind Regeln notwendig, die mit einer größeren Tiefe assoziiert sind.

Der abschließende Schritt ist die Identifizierung des tatsächlichen Regelverhaltens. Es gibt zwei Alternativen:

1. Erstellen bei eindeutigem Wert

   Es gibt mehrere Möglichkeiten zur Ordnererstellung, wenn der Wert eindeutig ist. Der Standardwert lautet eindeutig (Null als Fehler), wenn Sie zum ersten Mal eine Regel zu einem Indexfeld in der spezifischen Dokumentenklasse zuordnen. Andernfalls wird die bereits zugewiesene Regel zum Standardwert. Die Erstellungsregeln müssen somit in allen Indexfeldern einer Dokumentenklasse gleich sein.

   Bei dieser Methode wird der ausgewählte Dokumentenindexfeld-Wert mit dem entsprechenden Ordnerindexfeld-Wert in vorhandenen Ordnern der angegebenen Ordnerklasse abgeglichen. Bei dieser Methode müssen die Dokumente vor dem Scannen nicht manuell sortiert werden. Dokumente mit demselben Indexfeldwert können in beliebiger Reihenfolge gescannt werden, Die automatische Ordnererstellung platziert alle in demselben Ordner.

   Wird ein Treffer gefunden, wird das Dokument als letztes Dokument im Ordner platziert. Wenn mehr als ein Ordner zutreffen, wird der letzte zutreffende Ordner (der am Ende der Hierarchie der Stapelordner steht) verwendet. Groß-/Kleinschreibung ist für den String-Vergleich irrelevant. Also werden cat und CaT als Treffer gewertet. Beachten Sie jedoch, dass 01 und 1 nicht gleich sind, da, unabhängig vom Feldtyp, ein (nicht-numerischer) String-Vergleich verwendet wird.

   Wenn kein passender Ordner gefunden wird, wird ein neuer Ordner erstellt. In diesem Fall wird die Ordnerklasse entsprechend der Erstellungsregel gewählt. Nach der Erstellung des neuen Ordners wird das Dokument in diesem platziert.

   Nach der Erstellung des Ordners erhält das Ordnerindexfeld den Wert des entsprechenden Dokumentenindexfelds. Die Zuverlässigkeit des Ordnerindexfelds erhält denselben Wert wie das Dokumentenindexfeld. Zu diesem Zeitpunkt sind die Werte aller anderen Ordnerindexfelder leer und ihr Zuverlässigkeitswert ist null. Leere Ordnerindexfelder wirken bei der Validierung nicht leer, wenn das Validation-Modul einen Standardwert einträgt.

   Verwenden Sie diese Methode, um ihre Dokumente in logischen Ordnergruppen innerhalb von Kofax Capture zu organisieren. Damit Ihr Exportskript und Ihre Dokumentenmanagementsoftware diese Struktur verwenden, müssen Sie Regeln für die Kofax Capture-Ordnererstellung so konfigurieren, dass die resultierende Ordnerhierarchie von ihnen erkannt wird. So sollte zum Beispiel die Eigenschaft Ordnername in einem Exportskript grundsätzlich denselben Wert haben wie das entsprechende Ordnerindexfeld in Kofax Capture.

   Es gibt drei Varianten dieser Methode der Ordnererstellung.

   • eindeutig (Null als Wert): Wenn Sie diese Methode wählen, erstellt ein leeres Dokumentenindexfeld einen namenlosen Ordner und platziert das Dokument in diesen Ordner. Alle Dokumente mit leerem Indexfeld landen im selben Ordner.

   • eindeutig (Null als Platzhalter): Wenn Sie diese Methode wählen, führt ein leeres Dokumentenindexfeld zu Treffern bei jedem Ordner mit der passenden Ordnerklasse, unabhängig vom Wert. Falls mehr als ein Ordner gefunden werden, wird der letzte verwendet.

   • eindeutig (Null als Fehler): Bei dieser Methode führt ein leeres Dokumentenindexfeld zu einem Fehler und der Stapel wird als fehlerhaft kategorisiert.

2. Erstellen, wenn Wert größer als Null

   Diese Methode (auch als nicht leer bezeichnet) wird am besten verwendet, wenn statt des eindeutigen Werts eines Indexfelds die Abfolge der Dokumente bestimmend für die Ordnergruppierung ist.

   Bei dieser Methode wird das Dokument, falls das Dokumentenindexfeld leer ist, in dem zuletzt erstellten Ordner platziert. Falls nach diesem Algorithmus noch kein Ordner erstellt wurde, ein Ordner jedoch bereits existiert, wird der letzte Ordner, unabhängig von der Ordnerklasse, verwendet. Falls das Dokumentenindexfeld nicht leer ist, wird ein neuer Ordner erstellt, unabhängig davon, ob der Indexfeldwert eines bestehenden Ordners passt.

   Das wesentliche Konzept dieser Methode beruht darauf, dass ein Ordner erstellt wird, falls irgendein Wert ungleich Null erkannt wird, selbst wenn sich derselbe Wert wiederholt. Dies kann in Fällen nützlich sein, in denen spezielle Dokumente in den Stapel eingefügt werden, um den Beginn eines neuen Ordners zu kennzeichnen. Beispielsweise könnte ein bestimmtes Dokument einen Patchcode haben, der immer die Erstellung eines neuen Ordners signalisiert. Es ist die Reihenfolge dieser Dokumente, die die Ordnergruppierung bestimmt, nicht der Wert.

   Falls jedoch keine Ordner vorhanden sind und ein Dokument mit einem leeren Indexfeld verarbeitet wird, wird das Dokument mit folgendem Hinweis abgelehnt:

   Automatic Folder Creation Error - Creation by Sequence rule requires a non-null value or existing folder.

   Die automatische Ordnererstellung wird jetzt beendet. Es werden keine weiteren Dokumente verarbeitet. Bisherige Ergebnisse der Ordnererstellung bleiben erhalten. Diese Methode setzt voraus, dass Sie Ihre Dokumente bereits außerhalb von Kofax Capture in logischen Gruppen organisiert haben.

Szenario 1: Ordner auf einer Ebene nach Sozialversicherungsnummer

Stellen Sie sich vor, Sie wollen die Performance-Prüfungen vieler Mitarbeiter, basierend auf der Sozialversicherungsnummer, in Ordnern für jeden einzelnen Mitarbeiter sammeln. Jedes Mal, wenn die Sozialversicherungsnummer wechselt, wird ein neuer Ordner erstellt. Angenommen, die Stapelklasse enthält eine einzelne Ordnerklasse namens Mitarbeiterakten mit einem Ordnerindexfeld namens SVN (SozialVersicherungsNummer).

Nehmen wir weiter an, dass die Stapelklasse außerdem eine einzelne Dokumentenklasse namens Jährliche Prüfung mit einem Dokumentenindexfeld SVN enthält. In diesem Beispiel möchten Sie einen Barcode auf jede jährlich Prüfung mit der Sozialversicherungsnummer setzen und haben diesen Wert in das Dokumentenindexfeld SVN platziert.

Zur Implementierung dieses Beispiels konfigurieren Sie zunächst Kofax Capture so, dass diese Daten automatisch gelesen werden, und platzieren Sie sie in ein Indexfeld.

Sie entscheiden außerdem, auf jedes Dokument einen generischen Patchcode für die Dokumententrennung zu stellen.

Anschließend aktivieren Sie die Ordnererstellung und richten eine Erstellungsregel für einzelne Ordner ein, ähnlich der im folgenden Beispiel.

Abbildung 1. Regel zur Erstellung einzelner Ordner

Nach Veröffentlichung der Stapelklasse, scannen Sie einen Stapel, der Dokumente verschiedener Mitarbeiter in beliebiger Abfolge enthält. Für jede eindeutige SVN wird ein Ordner erstellt. Dieser Ordner enthält alle Dokumente mit der passenden SVN.

Szenario 2 – Ordner auf einer Ebene mit Patchcode

In diesem Fall möchten Sie alle Dokumente identifizieren, die mit einem bestimmten Versicherungsvorgang verknüpft sind, wobei die Schadensfallnummer als Ordnerschlüssel dient. Diese wird jedoch erst später in dem Workflow zugewiesen. Angenommen, die Stapelklasse enthält eine einzelne Ordnerklasse namens Schadensfall mit einem Ordnerindexfeld namens Schadensfallnummer. Die Ordnerklasse enthält ein zusätzliches ausgeblendetes Indexfeld namens Ordnerstart.

Nehmen wir weiter an, dass die Stapelklasse außerdem eine einzelne Dokumentenklasse namens Schadensdokument mit einem ausgeblendeten Dokumentenindexfeld Ordnerstart enthält.

Schließlich wird in diesem Beispiel Ordnerstart während des Scannens mit einem Barcode gefüllt. Die Dokumententrennung folgt einem Patchcode.

Zur Implementierung dieses Beispiels konfigurieren Sie zunächst Kofax Capture so, dass diese Daten automatisch gelesen werden, und platzieren Sie sie in ein Indexfeld.

Anschließend aktivieren Sie die Ordnererstellung und richten eine Erstellungsregel für einzelne Ordner ein, ähnlich der im folgenden Beispiel.

Abbildung 2. Regel zur Erstellung einzelner Ordner

Nach der Veröffentlichung der Stapelklasse sortieren Sie die Schadensdokumente entsprechend einer Schadensfallnummer und versehen sie mit einem Patchcode für die Dokumententrennung. Zusätzlich versehen Sie jedes erste Dokument jeder Gruppe (Schadensfallnummern) mit einem Barcode. Beachten Sie, dass alle Gruppen denselben Barcode erhalten.

Anschließend scannen Sie den Stapel. Wenn der Stapel abgeschlossen ist, gibt es Ordner für jede Sammlung von Dokumenten. Immer, wenn auf einem Dokument ein neuer Barcode erkannt wird, wird ein neuer Ordner generiert. Da die anderen Dokumente in der Gruppe keinen Barcode haben, wird ein leerer bzw. Nullwert zurückgegeben, was bedeutet, dass kein Ordner erstellt wird.

Beachten Sie, dass die Ordner noch keinen Indexwert für die Schadensfallnummer haben. Der Validierer überprüft jeden Schadensfall manuell und gibt in das Indexfeld des Schadensfallnummer-Ordners eine Schadensfallnummer ein.

Szenario 3 – Dokumentenklassen ohne Regeln zur automatischen Ordnererstellung

Es kann Fälle geben, in denen Sie viele Dokumentenklassen in einem Ordner haben möchten. In solchen Fällen ist es wahrscheinlich, dass nur eine Dokumentenklasse die Ordnererstellung auslöst.

Es könnte beispielsweise ein bestimmtes Formular in dem Stapel auftauchen, das für die Erstellung eines neuen Ordners sorgt und das ein Indexschlüsselfeld für den Ordner enthält. Nachfolgende Dokumente verschiedener anderer Dokumentenklassen sollten in diesem Ordner abgelegt werden. Sie tragen jedoch keinerlei Werte zu dem Ordner bei, noch veranlassen sie die Erstellung eines neuen Ordners.

Richten Sie in diesem Fall eine Ordnererstellungsregel für die Dokumentenklasse ein, die die Ordnererstellung anstößt. Regeln für die anderen Dokumentenklassen werden nicht benötigt. Bei der automatischen Ordnererstellung werden Dokumente, deren Dokumentenklasse keine neuen Ordner veranlasst, in dem zuletzt erstellten Ordner abgelegt. Wenn durch den Algorithmus kein neuer Ordner erstellt wird, wird der letzte Ordner verwendet.

Beachten Sie, dass ein Dokument ohne Formulartyp noch diesen Regeln folgt. Es hat eine implizite Dokumentenklasse (keine), mit der niemals eine Regel zur automatischen Ordnererstellung verknüpft ist.

Szenario 4 – Mehrere Dokumentenklassen pro Ordnerklasse

Es kann vorkommen, dass Sie möchten, dass mehrere Dokumentenklassen mehrere Ordner erstellen, die dieselbe Ordnerklasse verwenden. Mit anderen Worten: Sie haben mehrere Arten Dokumente, die alle in denselben Ordner sollen.

Die Regeln für automatische Ordnererstellung könnten dann etwa wie im folgenden Beispiel aussehen.

Abbildung 3. Regeln für autom. Ordnererstellung

Szenario 5 – Mehrere Ordnererstellungsregeln pro Dokumentenklasse

Es ist möglich, mehrere Ordnererstellungsregeln zu haben, die sich auf dieselbe Dokumenten- und dieselbe Ordnerklasse beziehen, jedoch unterschiedliche Indexfelder verwenden.

Nehmen Sie zum Beispiel an, dass ein Dokument zwei Barcodes hat: einen mit der SSN und einen mit dem Namen. Wenn Sie möchten, dass beide, also die SVN und der Name in neuen Ordner automatisch ausgefüllt werden, benötigen Sie zwei Regeln zur automatischen Ordnererstellung, eine für jedes Feld.

Abbildung 4. Regeln für autom. Ordnererstellung

Sie können nicht zwei Ordnererstellungsregeln mit derselben Dokumentenklasse, demselben Dokumentenindexfeld, derselben Ordnerklasse und demselben Ordnerindexfeld haben.

Falls Ihre Ordnerregeln eine der wertbezogenen Erstellungsmethoden verwenden, dann wird, falls eines der Dokumentenindexfelder, die bei der Ordnererstellung beteiligt sind, nicht übereinstimmt, ein neuer Ordner erstellt. Vergessen Sie nicht, dass ein leeres Feld in diesen Fällen als Platzhalter verwendet werden kann.

Leere Felder dienen, unabhängig vom Wert, als Platzhalter, wenn sie mit irgendeinem Ordner mit der entsprechenden Ordnerklasse übereinstimmen. Falls mehr als ein Ordner gefunden werden, wird der letzte verwendet.

Falls Ihre Ordnerregeln Erstellen wenn Wert größer als Null verwenden, dann wird, falls eines der Dokumentenindexfelder, die bei der Ordnererstellung beteiligt sind, nicht leer ist, ein neuer Ordner erstellt.

Die bisherigen Szenarios waren auf eindimensionale Ordnerhierarchien beschränkt. Es kann vorkommen, dass Sie Dokumente basierend auf einer mehrdimensionalen Ordnerhierarchie klassifizieren möchten. In diesen Fällen können Ordnererstellungsregeln recht komplex werden.

Bei Regeln, die mehrere Ebenen einbeziehen, wird jede Ebene unabhängig ausgewertet, zuerst Ebene 1, dann Ebene 2 usw. bis zur maximalen Schachtelungsebene von 32.000. Nach der Auswertung der Regeln für eine bestimmte Ebene gelten die Regeln für die nächste Ebene nur für die von den Regeln der vorherigen Ebene ausgewählte (bzw. neu erstellte) Unterhierarchie.

Alle Regeln einer Ebene müssen derselben Erstellungsregel folgen. Mit anderen Worten: Erstellungsregeln dürfen auf einer Ebene nicht gemischt werden.

Alle Regeln mit derselben Ordnerklasse und Dokumentenklasse müssen derselben Ebene angehören. Dies bedeutet, dass sie auch dieselbe Erstellungsregel haben müssen. Wenn es für eine bestimmte Ebene keine Regel gibt, (jedoch für höhere Ebenen), wählt das System den letzten vorhandenen Ordner auf dieser Ebene (ohne Berücksichtigung der Ordnerklasse).

Wenn es auf der aktuellen Ebene keine Erstellungsregeln und keine Ordner gibt, wird das Dokument mit folgendem Hinweis abgelehnt:

Automatic Folder Creation Error - No rules for level <n>, and no existing folder.

Die automatische Ordnererstellung wird jetzt beendet. Es werden keine weiteren Dokumente verarbeitet. Bisherige Ergebnisse der Ordnererstellung bleiben erhalten.

Szenario 6 – Mehrebenenordner nach Sozialversicherungsnummer und Dokumententyp

Angenommen, das Beispiel der jährlichen Prüfung wird erweitert, sodass eine Vielzahl von Dokumenten geprüft wird. In diesem Fall möchten Sie das Dokument zuerst basierend auf der SVN und dann auf dem Dokumententyp klassifizieren.

Die Ordnerklasse Mitarbeiterakten aus dem ersten Szenario wird verwendet. Eine andere Dokumentenkasse namens Mitarbeiterdokumente wird zur Stapelklasse hinzugefügt mit einem Ordnerindexfeld Dokumententyp. Nehmen Sie außerdem an, dass die Dokumentenklasse Jährliche Prüfung ersetzt wird durch eine Dokumentenklasse mit einem allgemeineren Zweck namens Mitarbeiterdokument mit zwei Indexfeldern: SVN und Dokumententyp.

Die Dokumententrennung erfolgt durch den Patchcode, wie im ersten Beispiel.

Ein Barcode auf jedem Dokument verweist auf die Sozialversicherungsnummer, mit der das SVN-Dokumentenindexfeld versorgt wird. Zusätzlich verweist ein zweiter Barcode auf den Dokumententyp.

Konfigurieren Sie Kofax Capture so, dass diese Daten automatisch gelesen werden und platzieren Sie es im Dokumententypindexfeld. Als nächstes aktivieren Sie die Ordnererstellung und stellen die Regeln auf.

Abbildung 5. Regeln für autom. Ordnererstellung

Wenn Sie einen Dokumentenstapel scannen, enthält der Stapel verschiedene Dokumententypen von verschiedenen Mitarbeitern in beliebiger Abfolge. Unter diesen Regeln wird für jede eindeutige SVN ein Ordner der obersten Ebene erstellt. Für jeden eindeutigen Dokumententyp, der zu dieser SVN gefunden wird, wird ein Unterordner erstellt.