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Erstellen einer Dokumentenklasse

Dokumentenklassen werden im Fenster Dokumentenklasse erstellen erstellt.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte „Einfügen“ in der Gruppe Neuerstellen auf den Pfeil neben Dokumentenklasse und dann auf Neue Dokumentenklasse.
  2. Geben Sie im Fenster Dokumentenklasse erstellen auf der Registerkarte Allgemein den Namen für die Dokumentenklasse ein.

    Sie können bis zu 32 Zeichen einschließlich Leerzeichen eingeben (Leerzeichen am Anfang und Ende werden entfernt). Der Name muss eindeutig sein; Groß-/Kleinschreibung wird nicht beachtet.

  3. Geben Sie eine Beschreibung für die Dokumentenklasse ein.

    Diese Beschreibung ist dann bei jeder Anzeige von Dokumentenklassen-Eigenschaften zu sehen. Sie können bis zu 80 Zeichen eingeben.

  4. Definieren Sie die Indexfelder, die mit der Dokumentenklasse assoziiert werden sollen:
    1. Klicken Sie auf Neues Indexfeld.

      Standardinformationen für ein neues Indexfeld werden an die Liste der Indexfelder in der Tabelle Indexfelder angehängt. Sie können jeden der Standardwerte bearbeiten.

    2. Ändern Sie den Namen für Ihr Indexfeld.

      Sie können bis zu 32 Zeichen einschließlich Leerzeichen eingeben (Leerzeichen am Anfang und Ende werden entfernt). Der Name muss eindeutig sein; Groß-/Kleinschreibung wird nicht beachtet.

      Standardmäßig werden Indexfeldnamen im Format Namen hinzugefügt, wobei n einem Wert zwischen 0 und der Höchstzahl der Indexfelder entspricht. Da der Name des Indexfelds während der Validierung und Bestätigung in den Modulen Validation und Verification angezeigt wird (außer Sie geben einen Anzeigenamen an), sollten Sie Namen wählen, die für die Validierer und Bestätiger sinntragend sind.

    3. Wählen Sie aus der Liste Feldtyp einen Feldtyp für Ihr Indexfeld. Klicken Sie zur Definition neuer Feldtypen auf Neuer Feldtyp.
    4. Geben Sie einen Standardwert an.

      Sie können einen Wert direkt eingeben oder aus der Liste Kofax Values auswählen. Falls Sie einen Standardwert angegeben haben, wird dieser während der Validierung im Indexfeld angezeigt. Die Validierer oder Bestätiger können nötigenfalls einen anderen Wert eingeben.

    5. Wählen Sie in der Spalte Erforderlich WAHR oder FALSCH. Bei WAHR muss das Indexfeld während der Validierung immer einen Wert enthalten. Die Validierer und Bestätiger können in diesem Fall den Stapel erst dann schließen, wenn ein Wert in dieses Feld eingegeben wurde.
    6. Wählen Sie in der Spalte Bestätigen WAHR oder FALSCH.

      Bei WAHR muss das Indexfeld nach Verarbeitung im Validation-Modul noch im Verification-Modul überprüft werden.

    7. Wählen Sie in der Spalte Ausgeblendet WAHR oder FALSCH.

      Bei WAHR ist das Indexfeld für den Validierer oder Bestätiger nicht sichtbar. Das ist evtl. bei bestimmten Verarbeitungsarten von Vorteil. Vielleicht möchten Sie beispielsweise während der automatischen Validierung gewisse Werte erfassen und sie mit einem Validierungsskript vergleichen. Die Ergebnisse können dann anschließend einem nicht ausgeblendeten Indexfeld zugewiesen werden. Oder es könnte auch sein, dass Sie in einem Skript Werte festlegen möchten, die von den Validierern oder Bestätigern nicht geändert werden dürfen.

    8. Wählen Sie in der Spalte Übertrag WAHR oder FALSCH. Bei WAHR wird der Wert dieses Indexfelds für ein Dokument in das nächste Dokument übernommen. Der Validierer oder Bestätiger hat jedoch die Möglichkeit, diesen Wert nötigenfalls im nachfolgenden Dokument zu übergehen.
      Hinweis Bei Angabe von Übertrag und einem Standardwert wird nur der Standardwert verwendet und das Attribut Übertrag ignoriert.
    9. Wählen Sie für das Attribut Gesamtsumme WAHR oder FALSCH.

      Bei numerischen Indexfeldern können Sie hier WAHR einstellen, um die Stapelgesamtsummenbildung zu aktivieren. Der Mitarbeiter am Scanner wird um einen Wert für den Stapel gebeten.

  5. Wiederholen Sie die vorherigen Schritte für jedes Indexfeld, das Sie hinzufügen möchten.
  6. Klicken Sie auf die Registerkarte OCR und wählen Sie Einstellungen für die OCR Full Text-Verarbeitung:
    1. Wählen Sie OCR Full Text aktivieren zur Auswahl von OCR Full Text-Verarbeitung.
    2. Geben Sie den Pfad und Dateinamen eines Full-Text-Wörterbuchs für die Dokumentenklasse ein.
    3. Wählen Sie ein Erkennungsprofil aus der Profilliste. Klicken Sie bei Bedarf auf Bearbeiten, und definieren Sie ein eigenes Profil.
    4. Wählen Sie Erste Seite jedes Dokuments überspringen.

      Die erste Seite Ihrer Dokumente wird übersprungen.

  7. Klicken Sie auf die Registerkarte PDF, und wählen Sie die Einstellungen für die PDF-Verarbeitung.
    1. Wählen Sie Kofax PDF-Erzeugung aktivieren für die PDF-Verarbeitung.
    2. Geben Sie den Pfad und Dateinamen einer Volltext-Wörterbuchdatei ein, oder suchen Sie die Datei. Mithilfe des Volltext-Wörterbuchs werden während der PDF-Generierung die nicht erkannten Wörter überprüft. Das PDF Generator-Modul muss auf die Wörterbuchdatei zugreifen können.
    3. Wählen Sie ein Erkennungsprofil aus der Profilliste. Klicken Sie bei Bedarf auf Bearbeiten, und definieren Sie ein eigenes Profil.
    4. Wählen Sie Erste Seite jedes Dokuments überspringen.

      Die erste Seite Ihrer Dokumente wird übersprungen.

    5. Wählen Sie XMP (Extensible Metadata Platform) für Metadaten aktiv., um die Metadaten (Titel, Betreff, Datum, Beschreibung und mehr) der PDF-Datei als XMP-Stream für die Ausgabe zu speichern.
      Hinweis Falls diese Option nicht ausgewählt wurde, werden standardmäßig die Metadaten in einem Dokumenteninformationswörterbuch gespeichert, das mit dem Dokument verknüpft ist. Die Metadaten können angezeigt werden, falls die kompatible PDF-Reader-Anwendung verwendet wird.
    6. Konfigurieren Sie die Einstellungen für PDF-Dokumenteninformationen und Benutzerdefinierte Eigenschaften.
  8. Klicken Sie auf Anwenden, um Ihre Einstellungen zu speichern, ohne das Fenster zu schließen.
  9. Klicken Sie auf OK, um Ihre Einstellungen zu speichern und das Fenster zu schließen.